Eine Rechnung für Maler sieht anders aus als die eines klassischen Bürobetriebs. Du verkaufst nicht einfach ein Produkt, sondern eine Kombination aus Arbeitszeit, Materialeinsatz und Erfahrung – und genau das muss auf deiner Rechnung sauber getrennt erkennbar sein. Ob du eine Wohnung tapezierst, eine Fassade streichst oder Bodenbeschichtungen aufträgst: Deine Kundinnen und Kunden wollen nachvollziehen, wofür sie zahlen, und das Finanzamt will jede Rechnung GoBD-konform und mit allen Pflichtangaben sehen.
Mit Billendo schreibst du als Maler oder Lackierer Rechnungen, die fachlich passen und steuerlich auf der sicheren Seite sind. Du trennst Material und Arbeitszeit, rechnest nach Quadratmetern oder pauschal ab, stellst bei größeren Aufträgen Abschlagsrechnungen und erstellst die Rechnung direkt mobil von der Baustelle. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, worauf es bei der Rechnung für Maler ankommt – und wie du in wenigen Minuten zum fertigen Dokument kommst.
Material und Arbeitszeit getrennt ausweisen
Der Kern jeder Maler-Rechnung ist die saubere Trennung von Material und Arbeitsleistung. Farbe, Tapete, Grundierung, Spachtelmasse, Abdeckfolie und Lacke sind Materialposten – das Streichen, Tapezieren, Vorbereiten und Abkleben ist Arbeitszeit. Diese Aufteilung schafft Transparenz, beugt Rückfragen vor und ist bei Privatkunden auch steuerlich wichtig (dazu später mehr).
In Billendo legst du für jede Position eine eigene Zeile an. Du kannst Material mit Menge, Einzelpreis und Einheit erfassen, etwa „Dispersionsfarbe, 12,5 Liter“ oder „Raufasertapete, 4 Rollen“, und die Arbeitszeit als eigene Position mit Stundensatz oder als Gewerk. So sieht deine Kundin auf einen Blick, was Material und was Leistung gekostet hat.
Materialposten mit Menge, Einheit und Einzelpreis einzeln aufführen
Arbeitszeit als separate Position mit Stundensatz oder pauschalem Gewerk
Wiederkehrende Artikel wie Standardfarben einmal anlegen und immer wieder nutzen
Optional Zwischensummen für Material und Lohn, damit die Aufteilung sofort erkennbar ist
Über die Artikelverwaltung musst du gängige Materialien und Leistungen nur einmal hinterlegen. Beim nächsten Auftrag wählst du sie aus der Liste aus, statt jede Position neu zu tippen. Das spart bei wiederkehrenden Arbeiten wie Innenanstrichen oder Fassadensanierungen viel Zeit.
Nach Quadratmetern oder pauschal abrechnen
Maler rechnen selten nur nach Stunden. Häufig vereinbarst du einen Quadratmeterpreis – etwa für das Streichen einer Wand, das Verlegen von Tapete oder das Beschichten eines Bodens. Bei klar umrissenen Aufträgen ist dagegen oft eine Pauschale sinnvoll, zum Beispiel „Komplettanstrich Wohnzimmer“.
In Billendo bildest du beide Varianten problemlos ab. Für die Quadratmeterabrechnung trägst du die Fläche als Menge ein und legst den Preis pro Quadratmeter als Einzelpreis fest – die Software multipliziert automatisch. Für eine Pauschale erfasst du einfach eine Position mit Festbetrag. Du kannst beide Modelle sogar in einer Rechnung kombinieren, etwa Wände nach Quadratmeter und die Aufarbeitung der Fensterrahmen pauschal.
Quadratmeterpreise: Fläche als Menge, Preis je Quadratmeter als Einzelpreis – Summe wird automatisch berechnet
Pauschalen für klar abgegrenzte Gewerke als eigene Position
Stundenabrechnung für Zusatzarbeiten, die beim Vorgespräch noch nicht absehbar waren
Rabatte und Zu- oder Abschläge lassen sich pro Position oder auf die Gesamtsumme anwenden
Gerade bei der Mischkalkulation zahlt sich eine übersichtliche Rechnung aus. Wer nachvollziehen kann, wie sich der Endbetrag zusammensetzt, zahlt schneller und stellt seltener Rückfragen.
Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen
Eine komplette Fassadensanierung oder die Renovierung eines mehrstöckigen Treppenhauses zieht sich über Wochen und bindet teures Material. Da ist es üblich und sinnvoll, nicht erst am Ende die ganze Summe zu stellen, sondern mit Abschlagsrechnungen zu arbeiten. So bleibst du liquide und finanzierst nicht den gesamten Auftrag vor.
Mit Billendo kannst du den Auftrag in mehrere Teilrechnungen aufteilen, etwa nach Baufortschritt: ein Abschlag nach Gerüstaufbau und Grundierung, ein weiterer nach dem ersten Anstrich, die Schlussrechnung nach Abnahme. Jede Rechnung erhält eine fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummer – eine Pflichtangabe, die Billendo automatisch vergibt, damit keine Lücke entsteht.
In der Schlussrechnung führst du die bereits gestellten Abschläge auf und ziehst sie vom Gesamtbetrag ab. So sieht dein Kunde genau, was schon bezahlt wurde und welcher Restbetrag offen ist. Das schafft Vertrauen und macht die Abrechnung auch bei langen Projekten übersichtlich.
Auftrag in mehrere Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt aufteilen
Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern automatisch durch Billendo
Schlussrechnung mit Verrechnung der geleisteten Abschläge
Im Dashboard siehst du jederzeit, welche Abschläge noch offen sind
Skonto und Zahlungsanreize richtig setzen
Wer schnell bezahlt werden will, gibt seinen Kunden oft einen Grund dazu. Skonto ist im Handwerk ein verbreitetes Mittel: Du gewährst einen kleinen Nachlass, wenn die Rechnung innerhalb einer kurzen Frist beglichen wird, zum Beispiel zwei Prozent bei Zahlung binnen zehn Tagen, ansonsten der volle Betrag innerhalb von 30 Tagen.
In Billendo hinterlegst du Skonto und Zahlungsziel direkt in der Rechnung. Der Skontobetrag und die Frist erscheinen klar im Zahlungshinweis, sodass deine Kundin sofort weiß, wie viel sie bei früher Zahlung spart. Steuersätze, Rabatte und Skonto berücksichtigt Billendo bei der Berechnung automatisch – du musst nicht selbst rechnen und vermeidest Fehler bei der Umsatzsteuer.
Achte darauf, dass Skonto immer freiwillig bleibt und realistisch zu deiner Kalkulation passt. Als Anreiz für pünktliche Zahlung ist es stark, sollte aber deine Marge nicht aufzehren. Wie du Skonto steuerlich behandelst, kannst du im Zweifel mit deinem Steuerberater abstimmen.
Privatkunden und Paragraf 35a nutzen
Ein großer Teil der Maler- und Lackiererarbeit findet im Privathaushalt statt: Wohnungen, Einfamilienhäuser, Fassaden privater Eigentümer. Hier kommt ein Punkt ins Spiel, der für deine Kunden bares Geld wert ist – die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen nach Paragraf 35a Einkommensteuergesetz.
Privatpersonen können einen Teil der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt von der Steuer absetzen. Wichtig dabei: Begünstigt sind die Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht das Material. Genau deshalb ist die saubere Trennung von Material und Arbeitszeit auf deiner Rechnung so wertvoll. Nur wenn der Lohnanteil getrennt ausgewiesen ist, kann dein Kunde ihn überhaupt geltend machen.
Arbeitskosten getrennt vom Material ausweisen, damit der Lohnanteil erkennbar ist
Voraussetzung für die Anerkennung ist in der Regel eine Rechnung und unbare Zahlung
Material fällt nicht unter die Begünstigung, Arbeits- und Fahrtkosten dagegen schon
Wenn du deinen Privatkunden eine Rechnung gibst, auf der der Arbeitsanteil klar getrennt steht, machst du ihnen ein echtes Geschenk – und sie kommen gerne wieder. Die konkrete Höhe und die genauen Voraussetzungen der Steuerermäßigung hängen vom Einzelfall ab; dazu berät der Steuerberater oder die Finanzverwaltung verbindlich. Auf der Rechnung selbst genügt die saubere Aufteilung.
Rechnung mobil von der Baustelle schreiben
Als Maler sitzt du nicht den ganzen Tag im Büro. Du bist auf dem Gerüst, in der Wohnung des Kunden oder unterwegs zum nächsten Auftrag. Die Rechnung erst abends am Schreibtisch zu schreiben, kostet Zeit und Aufträge gehen unter. Besser ist es, direkt vor Ort abzurechnen, solange alles frisch im Kopf ist.
Billendo läuft im Browser deines Smartphones – ganz ohne Installation. Du kannst die Rechnung direkt nach Abnahme auf der Baustelle erstellen, dem Kunden zeigen und als PDF verschicken. Material, Stunden und Quadratmeter trägst du unterwegs ein, das eigene Logo ist schon hinterlegt, und die fertige Rechnung ist sofort raus. Das verkürzt die Zeit bis zur Zahlung spürbar.
Rechnung direkt nach Abnahme am Smartphone erstellen
Eigenes Logo und Stammdaten sind bereits hinterlegt
Versand als PDF per E-Mail direkt vom Handy
Auf Wunsch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung für gewerbliche Auftraggeber
Auch Belege erfasst du mobil: Den Materialbeleg aus dem Baumarkt fotografierst du gleich ab und ordnest ihn einer Kategorie zu. So wandert er ins GoBD-Archiv und die Vorsteuer ist erfasst, ohne dass du Papierbelege sammeln und später eintippen musst.
Angebote, die per Klick zur Rechnung werden
Viele Malerarbeiten beginnen mit einem Angebot. Der Kunde will vorab wissen, was der Anstrich kostet. In Billendo erstellst du Angebote in wenigen Minuten und mit derselben Trennung von Material und Arbeit wie auf der späteren Rechnung. Du siehst am Status, ob das Angebot offen, angenommen oder abgelehnt ist.
Sagt der Kunde zu, machst du aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung – ganz ohne alles neu zu erfassen. Das ist gerade dann praktisch, wenn sich während der Arbeit kleine Änderungen ergeben: Du übernimmst das Angebot, passt einzelne Positionen an und stellst die Rechnung. So bleibt der gesamte Vorgang vom ersten Kontakt bis zur Zahlung in einem Werkzeug.
Den Überblick behalten und sauber archivieren
Wenn mehrere Baustellen parallel laufen, verliert man leicht den Überblick, wer schon gezahlt hat und welche Abschläge noch offen sind. Das Dashboard von Billendo zeigt dir Umsatz, offene Posten und Fälligkeiten auf einen Blick. Du siehst sofort, welche Rechnung überfällig ist.
Bei säumigen Kunden hilft das integrierte Mahnwesen: Du erstellst aus einer offenen Rechnung schnell eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Außerdem summiert Billendo die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch, sodass du die relevanten Werte griffbereit hast. Für den Jahresabschluss exportierst du deine Daten für den Steuerberater, der die Übermittlung an das Finanzamt übernimmt.
Dashboard mit Umsatz, offenen Posten und Fälligkeiten
Mahnwesen für überfällige Rechnungen
Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch summiert
Export für den Steuerberater und revisionssicheres GoBD-Archiv
Fazit
Eine gute Rechnung für Maler trennt Material und Arbeitszeit, bildet Quadratmeter- und Pauschalpreise sauber ab, arbeitet bei großen Aufträgen mit Abschlägen und weist den Lohnanteil für Privatkunden nach Paragraf 35a getrennt aus. Mit Billendo erledigst du genau das – GoBD-konform, mit allen Pflichtangaben nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz und fortlaufenden Nummern, direkt mobil von der Baustelle.
Vom Angebot per Klick zur Rechnung, mit Skonto als Zahlungsanreiz, mit Belegen aus der Smartphone-Kamera und einem Dashboard, das offene Posten im Blick behält: Billendo ist auf den Arbeitsalltag im Maler- und Lackiererhandwerk zugeschnitten. Du kannst kostenlos starten, und die Lösung wächst mit deinem Betrieb mit. Für verbindliche steuerliche Fragen bleibt dein Steuerberater die richtige Adresse – für schnelle, korrekte Rechnungen bist du mit Billendo bestens aufgestellt.