Als Nachhilfelehrer gibst du Wissen weiter – ob am Küchentisch, im eigenen Lernraum oder online per Videocall. Sobald du dafür Geld nimmst, brauchst du eine korrekte Rechnung für Nachhilfelehrer. Ob du einzelne Stunden abrechnest oder mit Monatspauschalen arbeitest, ob du der Kleinunternehmerregelung unterliegst oder nicht: Eine saubere Rechnung muss sein. Mit Billendo schreibst du jede Rechnung für Nachhilfelehrer in wenigen Minuten und musst dich nicht durch komplizierte Vorlagen kämpfen.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du Nachhilfestunden abrechnest, wie Monatspauschalen funktionieren, was es mit der Kleinunternehmerregelung und dem Hinweis nach Paragraf 19 UStG auf sich hat und wie du mit Eltern als Privatkunden professionell abrechnest. Billendo arbeitet GoBD-konform und trägt die Pflichtangaben automatisch ein – du kümmerst dich um deine Schüler, die Software um die Form.
Was in eine Rechnung für Nachhilfelehrer gehört
Auch eine Rechnung für Nachhilfelehrer muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie korrekt ist. Das gilt unabhängig davon, ob du nebenberuflich ein paar Stunden gibst oder hauptberuflich ein kleines Nachhilfeinstitut betreibst. Billendo trägt diese Angaben automatisch ein, sobald du deine Stammdaten einmal hinterlegt hast.
Zu den üblichen Angaben gehören dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Auftraggebers, deine Steuernummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Leistungszeitraum sowie eine Beschreibung der erbrachten Nachhilfeleistung. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, kommen Steuersatz und Steuerbetrag hinzu. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, entfällt die Umsatzsteuer und stattdessen erscheint ein vorgeschriebener Hinweis – dazu gleich mehr.
Eine klare Leistungsbeschreibung hilft Eltern, die Rechnung zu verstehen. Statt nur „Nachhilfe“ schreibst du besser „Nachhilfe Mathematik, 8 Einheiten à 45 Minuten im Mai“. Das wirkt professionell und vermeidet Rückfragen.
Eindeutige Beschreibung: Fach, Anzahl der Einheiten, Zeitraum
Fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücken
Je nach Status mit oder ohne ausgewiesene Umsatzsteuer
Billendo vergibt die Rechnungsnummer automatisch und lückenlos. Dein eigenes Logo kannst du hinterlegen, damit jede Rechnung für Nachhilfelehrer einen ordentlichen Eindruck macht – auch wenn du ganz klein angefangen hast.
Nachhilfestunden einzeln abrechnen
Die häufigste Abrechnungsart bei Nachhilfe ist die Stunde. Du gibst eine bestimmte Anzahl Einheiten pro Monat und rechnest diese am Ende ab. In Billendo bildest du das als Position ab: Als Menge trägst du die Anzahl der Stunden oder Einheiten ein, als Einzelpreis dein Honorar pro Einheit. Der Gesamtbetrag wird automatisch berechnet.
Wichtig ist, dass du die Länge einer Einheit klar benennst, denn eine „Stunde“ Nachhilfe sind oft 45 oder 60 Minuten. Schreibe also zum Beispiel „Einheit à 45 Minuten“ in die Position. So weiß der Auftraggeber genau, was er bezahlt, und es kommt nicht zu Missverständnissen.
Wenn du mehrere Fächer oder mehrere Kinder einer Familie unterrichtest, kannst du jede Leistung als eigene Position auflisten. So bleibt die Rechnung für Nachhilfelehrer übersichtlich, und die Eltern sehen genau, welcher Betrag auf welches Kind oder Fach entfällt.
Stunde als Position: Menge in Einheiten, Einzelpreis je Einheit
Länge der Einheit klar benennen (zum Beispiel 45 Minuten)
Mehrere Fächer oder Kinder als getrennte Positionen
Damit du nicht jeden Monat alles neu eingibst, hinterlegst du deine Standardleistungen in der Artikelverwaltung. Beim Schreiben der nächsten Rechnung wählst du den Posten aus und passt nur die Anzahl der Einheiten an.
Monatspauschalen automatisch abrechnen
Viele Nachhilfelehrer arbeiten mit Monatspauschalen: Die Eltern zahlen einen festen Betrag pro Monat für eine vereinbarte Anzahl an Einheiten. Das macht die Abrechnung planbar – und mit Billendo lässt sie sich automatisieren.
Du legst eine wiederkehrende Rechnung einmal an und stellst das Intervall auf monatlich. Ab dann erzeugt Billendo die Rechnung für Nachhilfelehrer jeden Monat automatisch, mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben. Du musst nicht mehr daran denken, am Monatsanfang oder Monatsende jede Familie einzeln abzurechnen.
Das spart gerade dann viel Zeit, wenn du mehrere Schüler mit festen Monatspauschalen betreust. Statt zehn Rechnungen von Hand zu tippen, laufen sie automatisch durch. Im Dashboard siehst du, welche Pauschale bereits bezahlt ist und welche noch offen ist.
Bleibt eine Zahlung aus, hilft dir das Mahnwesen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Gerade bei laufenden Monatspauschalen ist es wichtig, den Überblick über offene Posten und Fälligkeiten zu behalten – das Dashboard zeigt dir beides auf einen Blick.
Kleinunternehmerregelung und der Hinweis nach Paragraf 19 UStG
Viele Nachhilfelehrer starten neben dem Studium oder als kleine Nebentätigkeit. In diesem Fall kommt häufig die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG infrage. Vereinfacht gesagt: Wer als Kleinunternehmer gilt, weist keine Umsatzsteuer aus und führt entsprechend auch keine ab. Ob du die Voraussetzungen erfüllst, hängt unter anderem von deinen Umsätzen ab und sollte mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt geklärt werden.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, schreibst du eine Rechnung für Nachhilfelehrer ohne Umsatzsteuer. Stattdessen muss ein vorgeschriebener Hinweis auf der Rechnung stehen, der erklärt, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Genau diesen Hinweis nach Paragraf 19 UStG setzt Billendo automatisch, sobald du in deinen Einstellungen den Kleinunternehmerstatus hinterlegst – du musst den Text nicht selbst formulieren.
Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung
Automatischer Hinweis nach Paragraf 19 UStG durch Billendo
Status einmal in den Einstellungen hinterlegen
So vermeidest du einen klassischen Fehler: Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie unter Umständen trotzdem. Mit dem automatischen Hinweis bist du auf der formal richtigen Seite. Ob du den Kleinunternehmerstatus wählst oder zur Regelbesteuerung wechselst, ist allerdings eine individuelle Entscheidung – sprich sie im Zweifel mit deinem Steuerberater durch, denn dieser Leitfaden ersetzt keine Steuerberatung.
Steuerbefreiung bei Unterricht – ein allgemeiner Hinweis
Neben der Kleinunternehmerregelung gibt es noch einen weiteren Bereich, der bei Nachhilfe und Unterricht eine Rolle spielen kann: Für bestimmte Bildungs- und Unterrichtsleistungen sieht das Umsatzsteuerrecht unter bestimmten Voraussetzungen Befreiungen vor. Ob das auf deine konkrete Nachhilfetätigkeit zutrifft, lässt sich pauschal nicht sagen, denn es kommt auf die genaue Art der Leistung und auf weitere Bedingungen an.
Wichtig ist hier vor allem eines: Verlasse dich nicht auf allgemeine Aussagen aus dem Internet, sondern lass deine konkrete Situation prüfen. Dein Steuerberater oder das zuständige Finanzamt kann dir sagen, ob für dich eine Steuerbefreiung infrage kommt, ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoller ist oder ob du regulär Umsatzsteuer ausweisen musst.
Für die Rechnung selbst ist Billendo flexibel: Du kannst mit oder ohne Umsatzsteuer abrechnen, den Steuersatz pro Position setzen und den Kleinunternehmerhinweis automatisch ausgeben lassen. Damit deckt die Software die unterschiedlichen Konstellationen ab, ohne dass du dich mit den rechtlichen Formulierungen herumschlagen musst. Die steuerliche Einordnung selbst bleibt eine Sache zwischen dir und deinem Berater.
Billendo summiert außerdem – falls du umsatzsteuerpflichtig bist – die relevanten Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch auf. Das gibt dir Orientierung, ersetzt aber nicht die Prüfung und Übermittlung durch dich beziehungsweise deinen Steuerberater.
Abrechnung mit Eltern und Privatpersonen
In den meisten Fällen rechnest du als Nachhilfelehrer mit Eltern oder mit volljährigen Schülern direkt ab – also mit Privatpersonen. Diese ziehen keine Vorsteuer und interessieren sich vor allem für einen klaren Endbetrag und eine verständliche Rechnung. Genau das liefert Billendo: eine übersichtliche Rechnung für Nachhilfelehrer, die professionell aussieht und alle nötigen Angaben enthält.
Du versendest die Rechnung einfach als PDF per E-Mail an die Eltern. Das geht mobil, sodass du auch unterwegs nach der letzten Stunde des Monats die Rechnung verschicken kannst. Da deine Kundendaten zentral gespeichert sind, steht jede neue Rechnung in Sekunden – Adresse und Standardleistung musst du nicht jedes Mal neu eintragen.
Deine eigenen Ausgaben, etwa für Lernmaterialien, Bücher oder Software, sammelst du ebenfalls in Billendo. Du fotografierst oder lädst den Beleg hoch und ordnest ihn einer Kategorie zu. So entsteht ein GoBD-konformes Belegarchiv, das du am Jahresende oder bei Bedarf an deinen Steuerberater übergeben kannst.
PDF-Rechnung per E-Mail, auch mobil versendbar
Zentrale Kundendaten für schnelle Folgerechnungen
Belege für eigene Ausgaben direkt mit erfassen
Wenn ein Schüler eine längere Betreuung anfragt, kannst du vorab ein Angebot erstellen und es per Klick in eine Rechnung umwandeln, sobald die Eltern zugesagt haben. So hast du von der ersten Anfrage bis zur Bezahlung alles in einem Werkzeug.
Überblick behalten und kostenlos starten
Auch als Nachhilfelehrer willst du wissen, wie viel im Monat zusammenkommt und welche Rechnungen noch offen sind. Das Dashboard von Billendo zeigt dir Umsatz, offene Posten und Fälligkeiten. So behältst du den Überblick, ohne eine Excel-Tabelle zu pflegen.
Wenn dein Steuerberater die Unterlagen braucht, erstellst du mit wenigen Klicks einen Export deiner Rechnungen und Belege. Das macht die Steuererklärung deutlich entspannter und spart Zeit auf beiden Seiten.
Billendo startet kostenlos und wächst mit – egal ob du gerade deine ersten Schüler unterrichtest oder ein kleines Nachhilfeangebot aufbaust. So bleibt die Rechnung für Nachhilfelehrer immer schnell geschrieben und korrekt, ohne dass du dafür Geld ausgibst, bevor sich deine Tätigkeit überhaupt lohnt.
Fazit
Eine korrekte Rechnung für Nachhilfelehrer ist kein Hexenwerk: Du rechnest Stunden oder Monatspauschalen ab, weist – je nach Status – Umsatzsteuer aus oder nutzt die Kleinunternehmerregelung und versendest die Rechnung professionell an die Eltern. Billendo erledigt das in einem Werkzeug, GoBD-konform, mit automatischen Pflichtangaben und – bei Kleinunternehmern – dem automatischen Hinweis nach Paragraf 19 UStG.
Statt dich mit Vorlagen aufzuhalten, schreibst du deine Rechnung für Nachhilfelehrer in wenigen Minuten, automatisierst Monatspauschalen über wiederkehrende Rechnungen und behältst offene Posten im Dashboard im Blick. Ob für dich die Kleinunternehmerregelung, eine Steuerbefreiung oder die Regelbesteuerung gilt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater – die Form und Berechnung übernimmt Billendo. Du startest kostenlos und kümmerst dich um das Wesentliche: deine Schüler weiterzubringen.