Ein verstopfter Abfluss, eine defekte Heizung mitten im Winter, ein Badumbau über mehrere Wochen — als SHK- oder Sanitärbetrieb deckst du eine enorme Bandbreite ab, vom schnellen Notdiensteinsatz bis zum großen Auftrag mit Material, Arbeitszeit und Anfahrt. Genauso vielfältig wie deine Einsätze ist auch die Abrechnung: Mal geht es um eine kleine Reparaturrechnung vor Ort, mal um eine umfangreiche Rechnung für Sanitär-Arbeiten mit zahlreichen Positionen, Lohn und verbautem Material.
Auf dieser Seite schauen wir uns an, worauf es bei der Rechnungsstellung im SHK-Handwerk ankommt: welche Pflichtangaben dazugehören, wie du Material und Arbeitszeit trennst, was es mit den Handwerkerleistungen für Privatkunden auf sich hat und wie Billendo dir hilft, vom Angebot über den Notdiensteinsatz bis zur Schlussrechnung alles sauber abzuwickeln. Damit du nach Feierabend nicht noch stundenlang am Schreibtisch sitzt.
Vom Notdienst bis zum Badumbau
Kaum ein Gewerk hat so unterschiedliche Auftragsgrößen wie das SHK-Handwerk. Der eine Einsatz ist nach zwanzig Minuten erledigt, der nächste zieht sich über Wochen. Diese Spannweite muss deine Rechnung für Sanitär abbilden können — von der einfachen Position für einen Notdiensteinsatz bis zur detaillierten Aufstellung mit Dutzenden Material- und Lohnpositionen beim Komplettumbau eines Bads.
Bei größeren Aufträgen kommen oft Abschlags- und Schlussrechnungen ins Spiel, weil du nicht über Wochen in Vorleistung gehen willst. Billendo unterstützt dich dabei, jede dieser Rechnungsarten sauber zu erstellen und den Überblick zu behalten, welche Beträge bereits abgerechnet und welche noch offen sind. So passt sich deine Abrechnung der jeweiligen Auftragsgröße an, statt dass du für jeden Fall eine eigene Vorlage zusammensuchen musst.
Pflichtangaben auf der Rechnung für Sanitär
Egal ob kleiner Notdienst oder großer Umbau — jede Rechnung muss die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG enthalten. Im Handwerk wird gerade unter Zeitdruck schnell etwas vergessen. Diese Angaben gehören auf jede Rechnung für Sanitär:
Name und Anschrift deines Betriebs sowie des Kunden
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum, Leistungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Materialien sowie Umfang der erbrachten Arbeitsleistung
Billendo füllt diese Pflichtfelder automatisch aus, sobald du Kunde, Material und Leistungen ausgewählt hast. So entsteht auch beim schnellen Notdiensteinsatz noch im Treppenhaus eine vollständige, korrekte Rechnung für Sanitär, und du musst nicht abends fürchten, dass eine Pflichtangabe fehlt und der Kunde die Rechnung beanstandet.
Material und Arbeitszeit klar trennen
Eine SHK-Rechnung lebt davon, dass Material und Arbeitslohn nachvollziehbar getrennt ausgewiesen sind. Der Kunde will sehen, was die verbauten Teile gekostet haben und was deine Arbeitszeit. Diese Trennung ist nicht nur eine Frage der Transparenz, sondern auch deshalb wichtig, weil bei Privatkunden der Lohnanteil eine besondere Rolle spielt, dazu gleich mehr.
In Billendo legst du jede Position einzeln an — etwa „Anfahrt“, „Arbeitsstunde Monteur“, „Mischbatterie“, „Dichtungsmaterial“ — mit Menge, Preis und Steuersatz. So entsteht eine übersichtliche Rechnung für Sanitär, bei der Material und Lohn klar getrennt erscheinen. Häufig verbaute Teile und Standardleistungen hinterlegst du einmal in der Artikelverwaltung, sodass du sie beim nächsten Auftrag nur noch auswählen musst, statt sie neu einzutippen.
Handwerkerleistungen für Privatkunden
Ein wichtiger Punkt im SHK-Bereich: Privatkunden können die Arbeitskosten von Handwerkerleistungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Voraussetzung dafür ist in der Regel, dass auf der Rechnung der Arbeitsanteil getrennt vom Materialanteil ausgewiesen ist und dass die Zahlung unbar, also per Überweisung, erfolgt. Genau deshalb fragen viele Privatkunden gezielt nach einer entsprechend aufgeschlüsselten Rechnung für Sanitär.
Weil Billendo dich Material und Arbeitszeit ohnehin getrennt ausweisen lässt, erfüllst du diese Erwartung automatisch und machst deine Kunden zufrieden. Die genauen Voraussetzungen für die steuerliche Berücksichtigung beim Kunden sind eine Frage seiner persönlichen Steuererklärung, auf die du keinen Einfluss hast. Es lohnt sich aber, deine Kunden auf die getrennte Ausweisung hinzuweisen — und im Zweifel den eigenen Steuerberater zur korrekten Darstellung zu befragen.
Angebote, die zum Auftrag werden
Größere SHK-Arbeiten wie ein Badumbau beginnen fast immer mit einem Angebot. Der Kunde will wissen, was die neue Dusche, die Armaturen und der Einbau kosten, bevor er zusagt. Mit Billendo erstellst du ein detailliertes Angebot in wenigen Minuten, mit allen Material- und Lohnpositionen, und behältst über den Status im Blick, ob es offen, angenommen oder abgelehnt ist.
Sagt der Kunde zu, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung für Sanitär um — ohne alle Positionen erneut einzugeben. Das spart bei umfangreichen Aufträgen mit vielen Posten enorm viel Zeit und verhindert Übertragungsfehler. Ändern sich während der Arbeit Kleinigkeiten, passt du die Positionen vor der Rechnungsstellung einfach an, sodass am Ende abgerechnet wird, was tatsächlich verbaut und geleistet wurde.
Mobil abrechnen direkt auf der Baustelle
Im Handwerk passiert die Arbeit nicht im Büro, sondern beim Kunden, auf der Baustelle oder im Heizungskeller. Billendo läuft im Browser und auf dem Smartphone, sodass du eine Rechnung für Sanitär direkt vor Ort erstellen kannst. Gerade beim Notdienst ist das Gold wert: Du erfasst die Leistung und das verbaute Material sofort und kannst dem Kunden die Rechnung gleich als PDF schicken.
So musst du nicht abends oder am Wochenende die Einsätze der ganzen Woche aus Notizzetteln und Erinnerung rekonstruieren. Jeder Auftrag ist erfasst, solange die Details noch frisch sind. Mit deinem Logo auf der Rechnung wirkt dein Betrieb auch unterwegs professionell, und der Kunde hat die fertige Rechnung, bevor du wieder im Auto sitzt.
Schnellere Zahlung durch Skonto und Übersicht
Damit dein Geld zügig hereinkommt, kannst du auf der Rechnung für Sanitär ein Skonto für schnelle Zahlung anbieten oder Zahlungsziele klar benennen. Billendo unterstützt Rabatte und Skonto direkt bei der Rechnungserstellung, sodass du solche Anreize sauber abbildest, ohne von Hand zu rechnen.
Das Dashboard zeigt dir deinen Umsatz, deine offenen Posten und die Fälligkeiten auf einen Blick. So weißt du jederzeit, welche Rechnungen noch offen sind — gerade bei vielen kleinen Einsätzen verliert man das sonst schnell aus den Augen. Zahlt ein Kunde nicht, erinnerst du ihn über das Mahnwesen, sodass keine Forderung untergeht und deine Liquidität stabil bleibt.
Belege für Material und Werkzeug
Ein SHK-Betrieb kauft ständig ein: Rohre, Armaturen, Heizungsteile, Werkzeug, Verbrauchsmaterial, Treibstoff für den Werkstattwagen. Diese Eingangsbelege mindern deinen Gewinn und sind die Grundlage für den Vorsteuerabzug. Im Handwerksalltag landen die Belege aber leicht im Handschuhfach oder gehen auf der Baustelle verloren.
Mit Billendo fotografierst du jeden Beleg direkt mit dem Smartphone und ordnest ihm eine Kategorie zu. Die Belege werden GoBD-konform archiviert, sodass dein Beleg-Archiv revisionssicher bleibt. So führst du parallel zu deinen Ausgangsrechnungen ein vollständiges Bild deiner Materialeinkäufe und Betriebskosten, ohne am Monatsende Quittungen aus mehreren Jackentaschen zusammensuchen zu müssen.
Wartungsverträge wiederkehrend abrechnen
Viele SHK-Betriebe betreuen ihre Kunden über den einzelnen Auftrag hinaus, etwa mit jährlichen Heizungswartungen oder regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen. Solche Wartungspauschalen fallen in festen Abständen an und sind oft gleichbleibend hoch. Sie jedes Jahr von Hand neu zu schreiben kostet unnötig Zeit und birgt das Risiko, einen Kunden schlicht zu vergessen.
Mit den wiederkehrenden Rechnungen in Billendo legst du eine Wartungspauschale einmal an und bestimmst den Rhythmus, in dem sie fällig wird. Billendo erstellt die Rechnung für Sanitär dann automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt, mit fortlaufender Nummer und korrektem Steuerausweis. So sicherst du dir planbare, wiederkehrende Einnahmen aus deinem Wartungsgeschäft, ohne jedes Mal aktiv daran denken zu müssen, und keine fällige Wartung geht in der Hektik des Tagesgeschäfts unter.
E-Rechnung für Generalunternehmer und Behörden
Arbeitest du als SHK-Betrieb für Generalunternehmer, Wohnungsbaugesellschaften oder öffentliche Auftraggeber, wird zunehmend eine strukturierte E-Rechnung verlangt. Mit Billendo erzeugst du deine Rechnung für Sanitär direkt im Format ZUGFeRD oder XRechnung, je nachdem was der Auftraggeber fordert.
Bei ZUGFeRD steckt der maschinenlesbare Datensatz in einer PDF, sodass die Rechnung lesbar bleibt und gleichzeitig automatisch verarbeitet werden kann. XRechnung liefert reines XML, das viele öffentliche Auftraggeber voraussetzen. So bist du auch im gewerblichen und öffentlichen Auftragsgeschäft vorbereitet und musst nicht erst eine Lösung suchen, wenn ein großer Auftraggeber plötzlich auf das elektronische Format besteht.
Übergabe an den Steuerberater
Am Ende des Jahres oder bei der USt-Voranmeldung willst du alle Rechnungen und Belege geordnet beisammenhaben. Billendo summiert deine umsatzsteuerpflichtigen Beträge automatisch und liefert die Grundlage für deine Einnahmenüberschussrechnung. Den Export deiner Daten gibst du deinem Steuerberater in einem Format, das er direkt weiterverarbeiten kann.
So muss niemand mehr einen Stapel Lieferscheine, Rechnungen und Materialbelege von Hand sortieren. Das spart Zeit und Beratungskosten und sorgt dafür, dass deine Buchhaltung sauber und nachvollziehbar bleibt. Die endgültige steuerliche Bewertung übernimmt natürlich dein Steuerberater, und bei Fragen zur korrekten Behandlung einzelner Leistungen ist er oder das Finanzamt die richtige Anlaufstelle.
Fazit
Vom Zwanzig-Minuten-Notdienst bis zum wochenlangen Badumbau muss eine Rechnung für Sanitär ganz unterschiedliche Auftragsgrößen abbilden — immer mit allen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG und einer klaren Trennung von Material und Arbeitslohn. Gerade die getrennte Ausweisung des Arbeitsanteils ist für deine Privatkunden wertvoll, weil Handwerkerleistungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden können. Mit Billendo erstellst du Angebote, die du per Klick in Rechnungen verwandelst, rechnest mobil direkt auf der Baustelle ab, hinterlegst Material und Standardleistungen in der Artikelverwaltung, bietest Skonto an und behältst offene Posten im Dashboard im Blick. Belege erfasst du GoBD-konform, E-Rechnungen für Generalunternehmer und Behörden sind kein Problem, und der Export für den Steuerberater spart dir am Jahresende viel Arbeit. Für steuerliche Detailfragen bleibt dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle. Billendo selbst startest du kostenlos, und die Software wächst mit deinem Betrieb mit.