In der Physiotherapie liegt dein Fokus auf den Menschen, die zu dir kommen – nicht auf dem Schreibtisch. Trotzdem gehört die Abrechnung zum Praxisalltag dazu, besonders wenn du Selbstzahler und Privatpatienten behandelst. Wer ohne Kassenrezept zu dir kommt, eine Zusatzleistung bucht oder als Privatpatient versichert ist, erwartet am Ende eine ordentliche Rechnung – verständlich, vollständig und mit klar benannten Behandlungen.
Eine Rechnung für Physiotherapeuten muss dabei mehr leisten als eine simple Quittung: Sie listet die einzelnen Behandlungen als Positionen auf, enthält alle Pflichtangaben und ist so aufgebaut, dass dein Patient sie bei seiner Versicherung oder Beihilfe einreichen kann. Mit Billendo erstellst du eine Rechnung für Physiotherapeuten in wenigen Minuten, verschickst sie als PDF und behältst gleichzeitig deine Praxisbelege im Griff. So bleibt mehr Zeit für die Behandlung am Patienten.
Privatpatienten und Selbstzahler richtig abrechnen
Anders als bei gesetzlich Versicherten mit Kassenrezept rechnest du bei Privatpatienten und Selbstzahlern direkt mit dem Patienten ab. Der Patient zahlt deine Rechnung zunächst selbst und reicht sie anschließend bei seiner privaten Krankenversicherung oder – bei Beamten – bei der Beihilfe ein. Deshalb ist es wichtig, dass deine Rechnung für Physiotherapeuten alle nötigen Informationen klar und nachvollziehbar enthält.
Damit die Versicherung die Rechnung anstandslos annimmt, sollten die einzelnen Behandlungen, das jeweilige Datum und der Betrag eindeutig erkennbar sein. Mit Billendo bildest du jede Behandlung als eigene Position ab und gibst ihr eine verständliche Bezeichnung, eine Menge und einen Einzelpreis. Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG setzt Billendo automatisch, und die Rechnungsnummern laufen fortlaufend weiter.
Privatpatienten, die nach Behandlung selbst zahlen und bei ihrer PKV einreichen
Selbstzahler ohne Rezept, etwa für Prävention oder Wellness-orientierte Anwendungen
Zuzahlungen oder Zusatzleistungen, die über die Kassenleistung hinausgehen
So bekommt dein Patient eine Rechnung, die er ohne Rückfragen bei seiner Versicherung einreichen kann – und du sparst dir spätere Nachfragen, weil etwas fehlt.
Heilmittel und Behandlungen als einzelne Positionen
Eine gute Rechnung in der Physiotherapie ist transparent. Dein Patient – und seine Versicherung – möchte sehen, welche Behandlungen an welchen Tagen stattgefunden haben. Deshalb lohnt es sich, jede Anwendung einzeln aufzuführen, statt alles zu einem pauschalen Betrag zusammenzufassen.
Mit der Artikelverwaltung in Billendo legst du deine typischen Leistungen einmal an – etwa Krankengymnastik, manuelle Therapie, Massage oder eine Wärmeanwendung – und ziehst sie beim Schreiben der Rechnung einfach heran. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Bezeichnungen und Preise einheitlich bleiben. Bei mehreren Terminen im Abrechnungszeitraum erfasst du einfach die jeweilige Anzahl der Behandlungen.
Billendo rechnet Mengen und Einzelpreise automatisch zusammen und zeigt dir die Gesamtsumme. Rabatte oder Pakete kannst du pro Rechnung berücksichtigen, etwa wenn du eine Serie von Behandlungen zu einem festen Preis anbietest. Dein eigenes Logo und das Layout deiner Praxis sorgen dafür, dass die Rechnung professionell und seriös wirkt.
Gerade bei Privatpatienten, die ihre Rechnung bei der Versicherung einreichen, kommt es auf Klarheit an. Eine nachvollziehbare Auflistung der einzelnen Termine mit Datum und Behandlungsart erspart deinem Patienten Rückfragen seiner Versicherung – und dir die Arbeit, später noch einmal nachbessern zu müssen. Mit den klaren Positionen in Billendo lieferst du genau diese Transparenz, ohne dass du dir für jede Rechnung ein eigenes Format überlegen musst.
Krankengymnastik, manuelle Therapie oder Massage als einzelne Positionen
Behandlungsdatum und Anzahl der Termine eindeutig zuordnen
Pakete oder Serien zu einem festen Preis transparent abbilden
Umsatzsteuer bei Heilbehandlungen – ein vorsichtiger Blick
Ein Thema, das in der Physiotherapie häufig für Unsicherheit sorgt, ist die Umsatzsteuer. Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin können unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit sein. Das betrifft typischerweise Behandlungen, die einem medizinischen Zweck dienen und auf Grundlage einer ärztlichen Verordnung erbracht werden.
Wichtig ist: Ob eine konkrete Leistung in deinem Fall umsatzsteuerfrei ist oder nicht, lässt sich pauschal nicht beantworten. Es hängt von der Art der Leistung und den Umständen ab – rein präventive oder wellness-orientierte Angebote werden zum Beispiel oft anders behandelt als ärztlich verordnete Therapien. Das ist eine Frage, die du unbedingt mit deinem Steuerberater klären solltest, denn nur er kann deine individuelle Situation beurteilen.
Billendo unterstützt dich dabei, indem du je Position den passenden Steuersatz hinterlegst und steuerfreie Leistungen entsprechend kennzeichnest. So bildest du in deiner Rechnung genau das ab, was für deine Praxis gilt. Bist du als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG tätig, ergänzt Billendo den entsprechenden Hinweis automatisch, sobald du das in deinem Profil hinterlegt hast.
Rezepte und Verordnungen im Blick behalten
Auch wenn du Privatpatienten abrechnest, spielen ärztliche Rezepte und Verordnungen oft eine Rolle – sei es als Grundlage für die Behandlung oder als Nachweis gegenüber der Versicherung. Es ist hilfreich, wenn du den Bezug zwischen Verordnung und Rechnung sauber dokumentierst, damit später alles nachvollziehbar ist.
In Billendo erfasst du deine Patienten und ihre Behandlungen zentral in der Kundenverwaltung. So hast du bei einem Patienten, der über mehrere Wochen zu dir kommt, alle relevanten Informationen an einem Ort und kannst die Abrechnung am Ende der Behandlungsserie schnell erstellen. Die Behandlungen, die du im Laufe der Zeit erbracht hast, fasst du in einer übersichtlichen Rechnung zusammen.
Das Dokument zur Verordnung selbst kannst du wie einen Beleg digital ablegen, sodass du es bei Bedarf wiederfindest. Datenschutz spielt in einer Praxis eine besondere Rolle – gerade deshalb ist es gut, eine geordnete digitale Ablage zu haben, statt Papierunterlagen lose zu sammeln.
Wenn ein Patient über einen längeren Zeitraum mehrere Behandlungen erhält, sammelst du diese Schritt für Schritt und erstellst am Ende der Serie eine zusammenfassende Rechnung. Das ist für deinen Patienten angenehm, weil er nicht für jeden einzelnen Termin eine separate Rechnung verwalten muss, und für dich effizient, weil du nur einmal abrechnest. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt Billendo dabei automatisch, sodass deine Nummerierung lückenlos bleibt.
Vom Angebot zur Rechnung bei Selbstzahler-Paketen
Immer mehr Praxen bieten Leistungen an, die nicht über die Krankenkasse laufen: Präventionskurse, Faszientraining, sportphysiotherapeutische Betreuung oder individuelle Behandlungspakete für Selbstzahler. Bei solchen Angeboten möchte der Patient oft vorab wissen, was auf ihn zukommt und was es kostet.
Mit Billendo erstellst du in Minuten ein Angebot, das deine geplanten Leistungen und den Preis transparent darstellt, und siehst jederzeit dessen Status. Entscheidet sich der Patient für das Paket, machst du aus dem Angebot mit einem Klick eine Rechnung. Die Positionen werden übernommen, ohne dass du sie neu eintippen musst.
Behandlungspakete vorab als klares Angebot kalkulieren
Status verfolgen: offen, angenommen oder abgelehnt
Aus dem angenommenen Angebot mit einem Klick die Rechnung erstellen
So wirkst du auch im Selbstzahler-Bereich professionell und gibst deinen Patienten von Anfang an Klarheit über Umfang und Kosten der Behandlung.
Praxisbelege erfassen und archivieren
Eine Physiotherapiepraxis verursacht laufend Ausgaben: Therapiematerial, Verbrauchsartikel, Geräte, Fortbildungen, Praxisbedarf. Diese Belege sind wichtig für deine Buchhaltung. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, sichern sie dir außerdem die Vorsteuer; als Kleinunternehmer brauchst du sie für eine saubere Gewinnermittlung.
Mit Billendo fotografierst du einen Beleg direkt nach dem Kauf und lädst ihn hoch. Du ordnest ihn einer Kategorie zu und legst ihn in einem GoBD-konformen Archiv ab. So entsteht über das Jahr verteilt eine vollständige, geordnete Belegsammlung, ohne dass am Jahresende ein Berg loser Quittungen auf dich wartet.
Wenn dein Steuerberater die Unterlagen für die Steuererklärung oder den Jahresabschluss braucht, nutzt du den Export und übergibst ihm alles strukturiert. Das macht die Zusammenarbeit reibungslos und spart auf beiden Seiten Zeit. Bist du umsatzsteuerpflichtig, summiert Billendo dir die relevanten Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Dashboard automatisch zusammen.
Den Überblick über die Praxisfinanzen behalten
Gerade wenn du neben dem Behandeln auch noch deine Praxis führst, ist es wertvoll, deine Zahlen ohne großen Aufwand im Blick zu haben. Das Dashboard von Billendo zeigt dir deinen Umsatz, deine offenen Posten und die anstehenden Fälligkeiten. Bei Privatpatienten, die ihre Rechnung erst nach Erhalt überweisen, siehst du auf einen Blick, wer noch nicht gezahlt hat.
Bleibt eine Zahlung aus, hilft dir das Mahnwesen dabei, freundlich und professionell nachzuhaken, ohne dass du jede Mahnung von Hand aufsetzen musst. So musst du dem Geld nicht hinterherlaufen und kannst dich auf deine Patientinnen und Patienten konzentrieren.
Die zentrale Kunden- und Artikelverwaltung sorgt dafür, dass deine Abrechnung mit jedem Termin müheloser wird. Einmal angelegte Patienten und Leistungen stehen sofort wieder zur Verfügung, sodass die nächste Rechnung in wenigen Augenblicken fertig ist.
Weil Billendo mobil funktioniert, bist du nicht an den Schreibtisch im Hinterzimmer gebunden. Du kannst eine Rechnung am Tablet oder Smartphone erstellen, sobald die Behandlungsserie abgeschlossen ist, und sie direkt als PDF an deinen Patienten verschicken. Das verkürzt die Zeit bis zur Zahlung und sorgt dafür, dass deine Abrechnung nicht zum Wochenendprojekt wird. So bleibt der kaufmännische Teil schlank, und du gewinnst Zeit für das, was zählt: deine Patientinnen und Patienten.
Fazit
Eine Rechnung für Physiotherapeuten ist vor allem im Privatpatienten- und Selbstzahler-Bereich entscheidend. Sie muss die einzelnen Behandlungen transparent als Positionen ausweisen, alle Pflichtangaben enthalten und so aufgebaut sein, dass dein Patient sie bei seiner Versicherung einreichen kann. Mit Billendo erstellst du solche Rechnungen in Minuten, mit fortlaufender Nummer und automatischen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG.
Dazu verwaltest du deine Patienten und Leistungen zentral, erfasst Praxisbelege per Foto und exportierst alles für deinen Steuerberater. Du kannst kostenlos starten, und Billendo wächst mit deiner Praxis mit. Beim Thema Umsatzsteuer auf Heilbehandlungen gilt: Die Befreiung kann unter bestimmten Voraussetzungen greifen, ist aber stets eine Frage des Einzelfalls – das klärst du verbindlich mit deinem Steuerberater. Billendo sorgt dafür, dass deine Rechnungen und Belege dafür sauber vorbereitet sind.