Selbstständige Pflegekräfte sind gefragt wie nie – ob in der ambulanten Versorgung, als freiberufliche Fachkraft im Auftrag von Einrichtungen oder in der Betreuung von Menschen zu Hause. Die Arbeit ist anspruchsvoll und verantwortungsvoll, und am Ende des Monats willst du dafür zuverlässig bezahlt werden. Genau hier kommt die Rechnung ins Spiel: Sie muss korrekt, vollständig und nachvollziehbar sein.
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du als selbstständige Pflegekraft deine Rechnungen richtig schreibst, was die Kleinunternehmerregelung für dich bedeutet und wie du mit Billendo deine Abrechnung digital und ohne großen Aufwand erledigst – auch wenn du den ganzen Tag bei deinen Patienten unterwegs bist.
Die Kleinunternehmerregelung für Pflegekräfte
Viele selbstständige Pflegekräfte starten als Kleinunternehmer. Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG erlaubt es dir, unter bestimmten Umsatzgrenzen keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen. Das vereinfacht deine Rechnungen und deine Buchhaltung erheblich, weil die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Regel entfällt.
Wichtig ist dabei: Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen und kannst im Gegenzug in der Regel auch keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen ziehen. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich vorteilhaft ist und ob du die Voraussetzungen erfüllst, hängt von deiner individuellen Situation ab. Diese Frage besprichst du am besten mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt. Daneben können bestimmte Pflegeleistungen umsatzsteuerfrei sein – auch das ist ein Punkt, den du einmal grundsätzlich klären solltest.
Der Pflichthinweis nach Paragraf 19 UStG
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung. Fehlt dieser Hinweis, kann das beim Empfänger zu Irritationen führen – schließlich fragt sich der Auftraggeber sonst, warum keine Steuer ausgewiesen ist.
Billendo erkennt, wenn du als Kleinunternehmer arbeitest, und ergänzt den entsprechenden Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch auf jeder Rechnung. Du musst also nicht selbst daran denken oder den Satz jedes Mal manuell einfügen. So sind deine Rechnungen von Anfang an vollständig.
Pflichtangaben auf der Pflege-Rechnung
Auch als Kleinunternehmer musst du die allgemeinen Pflichtangaben einhalten. Nach Paragraf 14 UStG gehören dazu unter anderem dein Name und deine Anschrift, der Name und die Anschrift des Empfängers, deine Steuernummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine Beschreibung deiner Leistung sowie der Leistungszeitpunkt.
Der Unterschied zu umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen liegt vor allem im Steuerausweis: Statt Steuersatz und Steuerbetrag erscheint bei dir der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Billendo hält alle diese Felder als feste Struktur bereit, sodass du keine Pflichtangabe vergisst.
Bei der Leistungsbeschreibung solltest du konkret werden. Notiere die Art der Pflege- oder Betreuungsleistung, den Zeitraum und gegebenenfalls den Umfang, etwa die Anzahl der Stunden oder Einsätze. Das macht deine Rechnung nachvollziehbar.
Wann du eine Rechnung schreiben musst
Als selbstständige Pflegekraft stellst du für jede erbrachte Leistung eine Rechnung an deinen Auftraggeber – sei es eine Privatperson, eine Familie, ein Pflegedienst oder eine Einrichtung, die dich beauftragt. Anders als bei einem Angestelltenverhältnis bekommst du kein Gehalt, sondern wirst auf Basis deiner Rechnungen bezahlt. Damit ist die Rechnung dein zentrales Dokument für jeden Geldeingang.
Wichtig ist, dass du zeitnah abrechnest. Je länger du eine Rechnung liegen lässt, desto später kommt das Geld – und desto schwieriger wird es manchmal, einzelne Einsätze später noch korrekt zuzuordnen. Eine digitale Lösung hilft dir, direkt nach dem Einsatz oder am Ende des Abrechnungszeitraums zügig eine saubere Rechnung zu erzeugen, ohne lange zu suchen oder Daten zusammenzukramen.
Stunden, Einsätze und Pauschalen abrechnen
Selbstständige Pflegekräfte rechnen ihre Leistungen unterschiedlich ab – nach Stunden, nach Einsätzen, nach Tagessätzen oder über vereinbarte Pauschalen. Wichtig ist, dass auf der Rechnung klar erkennbar ist, was abgerechnet wird.
In Billendo legst du deine typischen Leistungen als Artikel an, etwa einen Stundensatz für die ambulante Betreuung oder einen Tagessatz für einen mehrtägigen Einsatz. Beim Erstellen der Rechnung fügst du sie mit einem Klick ein und passt die Menge an. So entstehen schnell saubere, transparente Rechnungen.
Hinterlege deinen Stundensatz oder Tagessatz als Artikel
Liste einzelne Einsätze oder Zeiträume nachvollziehbar auf
Speichere jeden Auftraggeber einmal in der Kundenverwaltung
Wiederkehrende Rechnungen für laufende Betreuung
Pflege ist oft eine dauerhafte Aufgabe. Wenn du denselben Patienten oder Auftraggeber regelmäßig betreust, fällt Monat für Monat eine ähnliche Rechnung an. Statt sie jedes Mal neu zu schreiben, nutzt du wiederkehrende Rechnungen.
Du richtest die Rechnung einmal ein, legst den Rhythmus fest, und Billendo erzeugt sie automatisch immer wieder. So vergisst du keine Abrechnung und sparst dir bei laufenden Betreuungsverhältnissen jeden Monat Zeit. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt Billendo dabei automatisch und lückenlos.
Belege erfassen – auch ohne Vorsteuerabzug
Als Kleinunternehmer ziehst du in der Regel keine Vorsteuer, trotzdem ist die Belegerfassung wichtig: Deine Ausgaben mindern deinen Gewinn und damit deine steuerliche Belastung. Dazu gehören etwa Arbeitskleidung, Fortbildungen, Fahrtkosten, Fachliteratur oder Hilfsmittel.
Mit Billendo fotografierst du jeden Beleg direkt mit dem Smartphone und lädst ihn hoch. Du ordnest ihn einer Kategorie zu und legst ihn GoBD-konform im digitalen Archiv ab. So hast du am Jahresende alle Ausgaben beisammen, ohne in einem Stapel Quittungen zu suchen.
Arbeitskleidung und Schutzausrüstung
Fortbildungen und Fachliteratur
Fahrtkosten zu den Einsatzorten
Vom professionellen Eindruck profitieren
Auch wenn du als Kleinunternehmer arbeitest, lohnt sich ein professioneller Auftritt. Eine ordentlich gestaltete Rechnung mit deinem eigenen Logo signalisiert deinem Auftraggeber, dass du deine Selbstständigkeit ernst nimmst. Das schafft Vertrauen – gerade in der Pflege, wo Verlässlichkeit besonders zählt.
In Billendo hinterlegst du dein Logo einmal, und es erscheint danach automatisch auf jeder Rechnung und jedem Angebot. Wenn du neben der reinen Pflege auch Beratungsleistungen oder Schulungen anbietest, kannst du dafür vorab ein Angebot erstellen und es mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln, sobald der Auftrag zustande kommt. Über den Status siehst du jederzeit, welche Anfragen noch offen, angenommen oder abgelehnt sind, ohne eine separate Liste führen zu müssen.
Mobil arbeiten und unterwegs abrechnen
Als Pflegekraft bist du den ganzen Tag von Patient zu Patient unterwegs. Am Schreibtisch sitzt du selten. Deshalb ist es wichtig, dass deine Rechnungssoftware mobil funktioniert. Billendo läuft auch auf dem Smartphone.
So kannst du nach einem Einsatz direkt eine Rechnung erstellen oder einen Beleg erfassen, etwa eine Tankquittung. Deine Buchhaltung bleibt aktuell, und du musst abends nichts mehr nachtragen. Das nimmt dir Druck aus dem ohnehin vollen Tag.
GoBD-konforme Aufbewahrung
Auch als Kleinunternehmer musst du deine geschäftlichen Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren. Die GoBD verlangen, dass deine Rechnungen und Belege unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.
Billendo übernimmt das für dich: Erstellte Rechnungen und hochgeladene Belege werden automatisch GoBD-konform archiviert. Du musst dich nicht um Versionierung oder Fristen kümmern. Welche Aufbewahrungsfristen in deinem Fall gelten, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Überblick über offene Posten und Mahnwesen
Gerade als selbstständige Pflegekraft bist du auf eine zuverlässige Bezahlung angewiesen. Das Dashboard von Billendo zeigt dir auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind und welche Fälligkeiten anstehen. So erkennst du sofort, wo du nachfassen solltest.
Bleibt eine Rechnung unbezahlt, unterstützt dich das integrierte Mahnwesen beim Versenden von Zahlungserinnerungen. So musst du nicht selbst eine Liste führen und bleibst trotzdem freundlich und professionell. Deine Liquidität bleibt stabil.
Vorbereitung für Steuererklärung und Steuerberater
Auch wenn als Kleinunternehmer die Umsatzsteuer-Voranmeldung in der Regel entfällt, brauchst du für deine Steuererklärung geordnete Zahlen. Die Auswertungen von Billendo bilden eine Grundlage für deine Einnahmenüberschussrechnung, indem sie Einnahmen und erfasste Ausgaben übersichtlich darstellen.
Zur Steuererklärung übergibst du deinem Steuerberater die Unterlagen gebündelt über den Steuerberater-Export. Das spart Rückfragen und Aufwand. Solltest du irgendwann die Umsatzgrenzen überschreiten und in die Regelbesteuerung wechseln, ist Billendo darauf vorbereitet und weist dann die Umsatzsteuer aus. Den genauen Zeitpunkt und die Folgen besprichst du mit deinem Steuerberater.
Kostenlos starten und mitwachsen
Du musst nicht investieren, um deine Abrechnung zu professionalisieren. Mit Billendo startest du kostenlos und testest in Ruhe, ob die Software zu deinem Pflegealltag passt. Wächst deine Selbstständigkeit – etwa weil du mehr Patienten betreust oder die Kleinunternehmerregelung verlässt – wächst Billendo mit.
So baust du dir von Anfang an eine saubere, digitale Struktur auf, die mit deiner Tätigkeit Schritt hält, statt dich später zum Umstieg zu zwingen.
Fazit
Als selbstständige Pflegekraft profitierst du von einer einfachen Abrechnung, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt – aber auch dann gelten Pflichtangaben und der Hinweis nach Paragraf 19 UStG. Billendo ergänzt diesen Hinweis automatisch, vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, archiviert GoBD-konform und hilft dir, Stunden und Einsätze sauber abzurechnen. Mit dem mobilen Zugriff erstellst du Rechnungen unterwegs, behältst offene Posten im Blick und bereitest deine Steuererklärung vor. Für deine individuelle steuerliche Situation – etwa die Frage der Umsatzsteuerfreiheit deiner Leistungen – bleibt dein Steuerberater oder das Finanzamt die richtige Anlaufstelle.