Eine Rechnung für Architekten folgt einer eigenen Logik. Du rechnest selten eine einzelne, abgeschlossene Leistung ab, sondern begleitest ein Bauvorhaben über viele Monate hinweg, von der ersten Idee bis zur fertigen Übergabe. Deine Arbeit gliedert sich in Leistungsphasen, du gehst über lange Zeiträume in Vorleistung und brauchst deshalb eine Abrechnung, die mit Abschlagsrechnungen über den Projektverlauf, Nebenkosten und einer sauberen Schlussrechnung umgehen kann. Wer als freier Architekt oder Planer arbeitet, kennt diesen Rhythmus genau.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du als Selbstständiger eine professionelle Rechnung für Architekten aufbaust, wie du Leistungsphasen und den allgemeinen Bezug zur HOAI sichtbar machst, wie du Abschlagsrechnungen über den Projektverlauf stellst, Nebenkosten korrekt erfasst und am Ende eine prüfbare Schlussrechnung erstellst. Billendo ist auf Selbstständige zugeschnitten, du startest kostenlos und die Software wächst mit deinem Büro mit, ohne dass du dich durch überladene Programme kämpfen musst.
Rechnung für Architekten nach Leistungsphasen gliedern
Das prägende Merkmal einer Rechnung für Architekten ist die Gliederung nach Leistungsphasen. Ein Planungsprojekt läuft typischerweise über mehrere Phasen, von der Grundlagenermittlung über Vorplanung, Entwurfsplanung und Genehmigungsplanung bis hin zur Ausführungsplanung, der Vergabe und der Objektüberwachung auf der Baustelle. Jede dieser Phasen stellt einen abgrenzbaren Teil deiner Leistung dar, und genau so sollte deine Rechnung das widerspiegeln.
In Billendo bildest du jede Leistungsphase als eigene Position ab. Du legst zum Beispiel eine Position für die Entwurfsplanung mit der erbrachten Leistung und dem zugehörigen Honorar an. So sieht dein Auftraggeber transparent, welche Phase abgerechnet wird und wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Die Beschreibung jeder Position kannst du frei formulieren, sodass die jeweilige Phase eindeutig benannt ist.
Jede Leistungsphase als eigene Position mit Beschreibung und Honorar ausweisen.
Erbrachte Teilleistungen klar vom noch offenen Projektanteil trennen.
Phasenbezeichnungen frei formulieren, damit der Auftraggeber sie wiedererkennt.
Diese Gliederung schafft Klarheit auf beiden Seiten. Du behältst den Überblick, welche Phasen bereits abgerechnet sind, und dein Auftraggeber kann jede Rechnung dem Projektfortschritt zuordnen. Gerade bei langen Bauvorhaben ist diese Transparenz entscheidend, damit es am Ende keine Diskussionen über den Leistungsstand gibt.
HOAI als allgemeiner Rahmen für dein Honorar
Für viele Architektenleistungen bildet die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, kurz HOAI, den allgemeinen Rahmen. Sie strukturiert Planungsleistungen in Leistungsphasen und ordnet ihnen bestimmte Honoraranteile zu. Die HOAI ist ein etablierter Bezugspunkt in der Branche, und viele Architekten orientieren ihre Abrechnung an ihrer Systematik, auch wenn die konkrete Honorarhöhe heute weitgehend frei vereinbart werden kann.
Wichtig ist: Wir erfinden hier keine konkreten Honorartabellen und keine festen Prozentsätze. Welche Honorarzone, welcher Satz und welche Honorarvereinbarung für dein konkretes Projekt gelten, hängt vom Vertrag mit deinem Auftraggeber und von den anrechenbaren Kosten ab. Diese Einordnung gehört in deinen Architektenvertrag und in die Hände einer fachkundigen Beratung. Billendo gibt dir nicht die Honorarhöhe vor, sondern hilft dir, die vereinbarten Beträge sauber abzubilden.
In der Praxis heißt das: Du legst pro Leistungsphase die Beträge an, die du mit deinem Auftraggeber vereinbart hast. Billendo rechnet die Summen, Steuersätze und gegebenenfalls Abzüge automatisch zusammen und stellt sicher, dass deine Rechnung formal korrekt ist. So orientierst du dich an der gewohnten Struktur, behältst aber die volle Kontrolle über die konkreten Zahlen.
Für die rechtssichere Auslegung der HOAI und deiner Honorarvereinbarung im Einzelfall solltest du im Zweifel fachlichen Rat einholen, etwa bei deinem Steuerberater oder einer auf das Baurecht spezialisierten Beratung. Dieser Leitfaden gibt nur einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle Beratung.
Abschlagsrechnungen über den Projektverlauf stellen
Weil sich ein Bauvorhaben über Monate oder Jahre ziehen kann, gehst du als Architekt selten in komplette Vorleistung. Stattdessen stellst du Abschlagsrechnungen über den Projektverlauf, sodass dein Honorar in Etappen fließt und deine Liquidität gesichert ist. Eine Rechnung für Architekten besteht deshalb oft aus mehreren Abschlägen, die jeweils den bis dahin erbrachten Leistungsstand abbilden.
In Billendo bildest du diese Logik flexibel über Positionen ab. Für jeden Abschlag erstellst du eine Rechnung, die die bis dahin erbrachten Leistungsphasen oder Teilleistungen enthält. Du beschreibst klar, welcher Anteil des Projekts abgerechnet wird, und Billendo summiert die Beträge automatisch. So bekommst du dein Geld in nachvollziehbaren Schritten, und dein Auftraggeber sieht, wofür er jeweils zahlt.
Für jeden Abschlag eine eigene Rechnung mit dem erbrachten Leistungsstand.
Klar beschreiben, welche Phasen oder Teilleistungen abgerechnet werden.
Frühere Abschläge jederzeit in Billendo wiederfinden und nachvollziehen.
Diese Vorgehensweise verteilt dein Risiko und verbessert deinen Zahlungsfluss erheblich. Du musst nicht über die gesamte Projektlaufzeit auf dein Honorar warten, sondern erhältst regelmäßig Teilbeträge. Gleichzeitig bleibt für beide Seiten transparent, welcher Leistungsstand jeder Abschlagszahlung gegenübersteht, was spätere Diskussionen vermeidet.
Nebenkosten korrekt erfassen und abrechnen
Neben dem eigentlichen Planungshonorar fallen bei Architektenprojekten oft Nebenkosten an. Dazu zählen je nach Vereinbarung etwa Reisekosten zur Baustelle, Kosten für Vervielfältigungen von Plänen, Modelle, Fotodokumentationen oder Gebühren. Eine gute Rechnung für Architekten weist solche Nebenkosten transparent aus, statt sie pauschal im Honorar zu verstecken.
In Billendo legst du Nebenkosten als eigene, klar benannte Positionen an. Du kannst sie einzeln mit Menge und Einzelpreis abbilden, etwa Kilometerpauschalen für Fahrten zur Baustelle oder Kosten für Planausdrucke, oder als vereinbarte Pauschale ausweisen. Welche Variante du wählst, hängt von deinem Vertrag mit dem Auftraggeber ab. Wichtig ist, dass die Nebenkosten für deinen Kunden nachvollziehbar bleiben.
Damit du nicht jedes Mal alles neu eintippst, hilft dir die Artikelverwaltung. Wiederkehrende Nebenkostenpositionen wie deine Kilometerpauschale oder typische Druckkosten legst du einmal an und rufst sie bei jeder Rechnung mit wenigen Klicks ab. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Ansätze über Projekte hinweg konsistent bleiben.
Reisekosten, Druckkosten und weitere Nebenkosten als eigene Positionen ausweisen.
Pauschale oder Einzelabrechnung je nach Vereinbarung im Vertrag wählen.
Wiederkehrende Nebenkostenpositionen in der Artikelverwaltung hinterlegen.
So bleibt deine Rechnung übersichtlich und prüfbar. Dein Auftraggeber erkennt sofort, welcher Betrag auf das Planungshonorar und welcher auf Nebenkosten entfällt, was Rückfragen vorbeugt und die Freigabe der Zahlung beschleunigt.
Schlussrechnung sauber und prüfbar erstellen
Am Ende eines Projekts steht die Schlussrechnung. Sie fasst die gesamte erbrachte Leistung zusammen und zieht die bereits gezahlten Abschläge wieder ab, sodass nur der noch offene Restbetrag übrig bleibt. Eine korrekte Schlussrechnung ist für eine Rechnung für Architekten besonders wichtig, weil sie das gesamte Projekt finanziell abschließt und prüfbar dokumentiert.
In Billendo erstellst du die Schlussrechnung, indem du die Gesamtleistung mit allen Leistungsphasen und Nebenkosten aufführst und die bereits geleisteten Abschlagszahlungen als Position wieder abziehst. So ist auf einen Blick erkennbar, was insgesamt vereinbart und erbracht wurde, was bereits geflossen ist und welcher Betrag noch offen steht. Diese transparente Darstellung macht die Schlussrechnung für deinen Auftraggeber sofort nachvollziehbar.
Weil du frühere Abschlagsrechnungen und das ursprüngliche Angebot jederzeit in Billendo wiederfindest, kannst du die bereits gezahlten Beträge korrekt übernehmen, ohne mühsam in alten Unterlagen zu suchen. Das reduziert Fehler und sorgt dafür, dass deine Schlussrechnung mit den vorangegangenen Abschlägen lückenlos zusammenpasst.
Gerade bei langen Projekten ist diese Nachvollziehbarkeit entscheidend. Eine saubere Schlussrechnung, die alle Abschläge korrekt berücksichtigt, beugt Streit über bereits gezahlte Beträge vor und schließt das Projekt für beide Seiten klar ab.
Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch
Eine Rechnung für Architekten ist nur dann korrekt, wenn alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind. Fehlt etwas, kann der Vorsteuerabzug deines Auftraggebers gefährdet sein und du musst nachbessern. Da Architektenrechnungen oft hohe Beträge betreffen und über lange Zeiträume laufen, ist eine formal einwandfreie Rechnung besonders wichtig. Billendo nimmt dir das ab, indem alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch berücksichtigt werden.
Dazu gehören dein vollständiger Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Auftraggebers, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, die Art und der Umfang der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag. Billendo setzt diese Felder automatisch an die richtige Stelle.
Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist Billendo automatisch den Hinweis nach Paragraf 19 UStG aus, sodass auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer erscheint und der entsprechende Vermerk korrekt enthalten ist. Weil Billendo GoBD-konform arbeitet, werden deine Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert, und die Rechnungsnummern laufen lückenlos.
Für Detailfragen zu deiner steuerlichen Situation bleibt dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle, denn dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Beratung.
Vom Angebot zur Rechnung in einem Klick
Viele Architektenaufträge beginnen mit einem Angebot oder einer Honorarvereinbarung. Der Auftraggeber möchte wissen, mit welchem Honorar er rechnen muss, bevor er den Vertrag schließt. Mit Billendo erstellst du ein professionelles Angebot in wenigen Minuten und behältst über den Status im Blick, ob es noch offen ist, angenommen oder abgelehnt wurde.
Der eigentliche Vorteil zeigt sich danach: Sobald die ersten Leistungen erbracht sind, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Die Positionen, Leistungsphasen und Beträge werden übernommen, sodass du nichts doppelt erfassen musst. Da Architektenprojekte mit Abschlägen arbeiten, kannst du die übernommenen Positionen anpassen, sodass jeweils nur der bereits erbrachte Leistungsstand abgerechnet wird.
Das beschleunigt deinen gesamten Ablauf. Aus der Anfrage wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Vertrag und aus den erbrachten Leistungen werden Abschlags- und Schlussrechnungen, ohne dass du dieselben Daten mehrfach eintippst. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Planungs- und Entwurfsarbeit.
E-Rechnung für gewerbliche und öffentliche Auftraggeber
Architekten arbeiten häufig für Bauträger, Unternehmen, Kommunen und die öffentliche Hand. In diesem Geschäftsverkehr spielt die E-Rechnung eine wachsende Rolle. Eine echte E-Rechnung ist dabei mehr als ein PDF, sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das beim Empfänger automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Billendo unterstützt die gängigen normkonformen Formate ZUGFeRD und XRechnung. Bei ZUGFeRD wird die strukturierte Datendatei in ein PDF eingebettet, sodass die Rechnung für Menschen lesbar bleibt und zugleich automatisiert verarbeitet werden kann. XRechnung ist ein reines Datenformat, das vor allem im Austausch mit der öffentlichen Verwaltung gefragt ist. Du wählst das passende Format und Billendo erzeugt die normkonforme Datei für dich.
Echte E-Rechnung mit strukturierten Daten statt einfachem PDF.
ZUGFeRD und XRechnung normkonform direkt aus Billendo erzeugen.
Öffentliche Auftraggeber und Bauträger zuverlässig bedienen.
Für dich als Architekt bedeutet das: Du kannst auch anspruchsvolle Auftraggeber bedienen, die eine E-Rechnung verlangen, ohne dafür zusätzliche Software zu brauchen. Deine Rechnung für Architekten entsteht im selben Arbeitsschritt wie sonst, nur eben im richtigen Format für den jeweiligen Empfänger. Private Bauherren erhalten ihre Rechnung weiterhin als gewohntes PDF.
Offene Posten, Mahnwesen und Belege im Blick
Geschriebene Rechnungen sind das eine, bezahlte Rechnungen das andere. Gerade bei langen Bauprojekten mit mehreren Abschlägen ist es entscheidend, dass jede Teilzahlung tatsächlich eingeht. Billendo zeigt dir im Dashboard übersichtlich, welche Rechnungen offen sind, welche überfällig werden und wie hoch dein Umsatz im Zeitraum ist.
So erkennst du auf einen Blick, bei welchem Projekt noch eine Abschlagszahlung aussteht. Bleibt eine Zahlung aus, unterstützt dich das Mahnwesen. Du erinnerst säumige Auftraggeber freundlich, aber bestimmt an offene Beträge, ohne lange Texte selbst formulieren zu müssen. Das gibt dir gerade bei mehreren parallelen Projekten Planungssicherheit.
Auch deine Ausgaben behältst du im Blick. Software-Lizenzen für CAD-Programme, Fachliteratur, Fortbildungen, Bürobedarf oder Fahrtkosten sind Belege, die für deine Steuer zählen. Mit Billendo erfasst du sie per Foto oder Upload, ordnest sie einer Kategorie zu und hinterlegst die enthaltene Vorsteuer. Das GoBD-Archiv sorgt dafür, dass alles unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt ist.
Offene Abschlagszahlungen und überfällige Rechnungen im Dashboard sehen.
Säumige Auftraggeber über das Mahnwesen strukturiert erinnern.
Belege per Foto erfassen, Kategorie und Vorsteuer hinterlegen.
Zum Quartalsende oder Jahresende zahlt sich das aus. Über den Export für deinen Steuerberater gibst du deine gesammelten Daten strukturiert weiter, statt einen Stapel Belege zu übergeben. Außerdem summiert dir das Dashboard die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch, sodass du deine umsatzsteuerlichen Werte gut im Blick hast.
Wiederkehrende Leistungen und Bestandsbetreuung
Viele Architekturbüros haben neben dem Projektgeschäft auch wiederkehrende Aufgaben. Eine laufende Betreuung von Bestandsgebäuden, regelmäßige Beratungspauschalen oder feste Servicevereinbarungen kehren in gleicher Form immer wieder. Statt jede dieser Rechnungen manuell neu anzulegen, nutzt du in Billendo wiederkehrende Rechnungen.
Du hinterlegst die Positionen, den Kunden und den Rhythmus einmal, und Billendo erstellt die Rechnung in den festgelegten Abständen. So vergisst du keine fällige Abrechnung mehr und sicherst dir planbare, regelmäßige Einnahmen neben dem schwankenden Projektgeschäft. Das ist gerade für kleinere Büros und selbstständige Architekten ein wertvolles, planbares Standbein.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz. Deine Stammkunden erhalten ihre Rechnung pünktlich und in gewohnter Form, und du musst nicht aktiv daran denken, wann der nächste Turnus ansteht.
Honorar nach Pauschale oder nach Aufwand abrechnen
Nicht jedes Architektenprojekt wird streng nach Phasen abgerechnet. Manche Leistungen vereinbarst du als Pauschale, andere nach Aufwand auf Stundenbasis, etwa für Beratungen, Gutachten oder kleinere Planungsaufgaben außerhalb eines großen Bauvorhabens. Eine flexible Rechnung für Architekten muss beide Modelle abbilden können, je nachdem, was du mit deinem Auftraggeber vereinbart hast.
In Billendo legst du eine Pauschale als feste Position mit dem vereinbarten Betrag an. Für die Abrechnung nach Aufwand erstellst du Positionen mit Stundensatz und der geleisteten Stundenzahl. Auch eine Mischung ist möglich, etwa eine Pauschale für die Grundleistung und Zusatzstunden für nachträgliche Änderungswünsche. Billendo summiert die Beträge automatisch und weist den Steuersatz korrekt aus.
Diese Flexibilität ist wichtig, weil sich der Arbeitsalltag eines Architekturbüros nicht in ein einziges Abrechnungsmodell pressen lässt. Mal ist eine klare Pauschale sinnvoll, mal die transparente Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. Mit Billendo wählst du je Auftrag das passende Modell.
Änderungswünsche und Zusatzleistungen sauber erfassen
In Bauprojekten ändern sich Anforderungen häufig im Verlauf. Der Bauherr wünscht eine andere Raumaufteilung, eine zusätzliche Variante des Entwurfs oder Leistungen, die im ursprünglichen Auftrag nicht enthalten waren. Solche Änderungswünsche und Zusatzleistungen solltest du nicht stillschweigend übernehmen, sondern transparent abrechnen. Eine gute Rechnung für Architekten macht den Mehraufwand sichtbar.
In Billendo bildest du Zusatzleistungen als eigene, klar benannte Positionen ab. So erkennt der Auftraggeber, dass es sich um eine Leistung über den ursprünglichen Umfang hinaus handelt, und du dokumentierst, wofür der zusätzliche Betrag anfällt. Das beugt Diskussionen vor und sorgt dafür, dass deine Mehrarbeit auch vergütet wird.
Zusatzleistungen klar von der ursprünglich vereinbarten Leistung trennen.
Änderungswünsche als eigene Position mit nachvollziehbarer Beschreibung.
Mehraufwand transparent abrechnen statt unbezahlt mitlaufen lassen.
Weil frühere Angebote und Rechnungen in Billendo jederzeit auffindbar sind, kannst du den ursprünglichen Leistungsumfang leicht mit dem tatsächlichen vergleichen. So behältst du den Überblick, was zusätzlich beauftragt wurde und noch abzurechnen ist.
Häufige Fehler bei der Architektenrechnung vermeiden
Im Projektalltag schleichen sich bei der Rechnung für Architekten schnell Fehler ein, die später Ärger machen. Eine fehlende Pflichtangabe, eine unklare Zuordnung des Leistungsstands, falsch verrechnete Abschläge in der Schlussrechnung oder eine Lücke in der Rechnungsnummerierung können Rückfragen, verzögerte Zahlungen oder Probleme bei einer Prüfung verursachen.
Billendo hilft dir, diese Stolperfallen zu umgehen. Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind automatisch enthalten, die Rechnungsnummern laufen lückenlos und fortlaufend, und durch die saubere Gliederung nach Leistungsphasen und Nebenkosten beschreibst du deine Leistung nachvollziehbar. In der Schlussrechnung ziehst du bereits gezahlte Abschläge transparent ab.
Keine vergessenen Pflichtangaben dank automatischer Felder.
Lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern für eine saubere Buchführung.
Klare Gliederung nach Leistungsphasen und transparenter Abzug der Abschläge.
Auch der richtige Steuersatz pro Position und die korrekte Verrechnung von Abschlägen werden so deutlich einfacher. Du musst kein Steuerprofi sein, du brauchst nur ein Werkzeug, das dich an der richtigen Stelle unterstützt, und im Zweifel deinen Steuerberater.
Fazit
Eine Rechnung für Architekten folgt dem langen Rhythmus eines Bauprojekts: gegliedert nach Leistungsphasen, abgerechnet über Abschlagsrechnungen, ergänzt um transparente Nebenkosten und abgeschlossen mit einer prüfbaren Schlussrechnung. Mit Billendo bildest du diese Struktur sauber in Positionen ab, ziehst gezahlte Abschläge korrekt ab und behältst über lange Projektlaufzeiten den Überblick. Die HOAI dient dabei als allgemeiner Rahmen, die konkreten Honorare legst du nach deinem Vertrag selbst fest.
Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind automatisch dabei, bei Kleinunternehmern ergänzt Billendo den Hinweis nach Paragraf 19 UStG. Vom Angebot gelangst du mit einem Klick zur Rechnung, öffentliche und gewerbliche Auftraggeber bedienst du mit normkonformer E-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung, und über Dashboard, Mahnwesen und Belegerfassung behältst du deine Finanzen im Griff. Du kannst kostenlos starten und Billendo wächst mit deinem Architekturbüro mit, während Detailfragen zu HOAI und Steuer bei deinem Steuerberater oder einer fachkundigen Beratung am besten aufgehoben sind.