Schreiben ist deine Leidenschaft — Honorare, Tantiemen und Abrechnungen eher nicht. Doch sobald du als Autorin oder Autor Geld für deine Texte bekommst, sei es für ein Buch, einen Zeitungsartikel, eine Auftragsarbeit oder ein Lektorat, kommt das Thema Rechnung auf dich zu. Verlage, Redaktionen und Agenturen erwarten eine korrekte Abrechnung, und auch das Finanzamt möchte deine Einnahmen nachvollziehen können.
Diese Seite erklärt dir, wie du als Autor eine Rechnung schreibst, was bei schriftstellerischen Honoraren steuerlich zu beachten ist, wie die Kleinunternehmerregelung deine Abrechnung vereinfacht und welche Angaben unbedingt auf jede Rechnung Autor gehören. Du erfährst zudem, wie Billendo dir die lästige Verwaltung abnimmt, damit mehr Zeit zum Schreiben bleibt und deine Honorare zuverlässig und GoBD-konform erfasst werden.
Wann du als Autor eine Rechnung schreibst
Autoren verdienen ihr Geld auf sehr unterschiedliche Weise: durch Buchhonorare und Tantiemen von Verlagen, durch Zeilen- oder Pauschalhonorare von Redaktionen, durch Auftragstexte für Unternehmen oder durch Nebenleistungen wie Lektorat, Recherche oder Lesungen. In vielen dieser Fälle stellst du selbst eine Rechnung aus.
Manche Verlage arbeiten allerdings mit Gutschriften, bei denen sie dir eine Abrechnung erstellen, statt eine Rechnung von dir zu verlangen. Wo du selbst abrechnest, beschreibst du deine schriftstellerische Leistung klar und weist das vereinbarte Honorar aus. Eine saubere Rechnung sorgt dafür, dass dein Geld ohne Rückfragen freigegeben wird und du den Überblick über deine Einnahmequellen behältst.
Schriftsteller und das Thema Künstlerische Tätigkeit
Die Tätigkeit als Autor zählt in vielen Fällen zu den freiberuflichen oder künstlerischen Tätigkeiten. Das hat Folgen für die Art, wie deine Einkünfte steuerlich eingeordnet werden, und kann sich auf deine Pflichten gegenüber dem Finanzamt auswirken. Ob deine Tätigkeit als freiberuflich gilt, hängt von der Art deiner Arbeit ab.
Diese Einordnung beeinflusst, welche Erklärungen du abgeben musst und wie deine Gewinnermittlung aussieht. Weil hier viele Feinheiten mitspielen und sich Fälle stark unterscheiden, lohnt sich ein Gespräch mit dem Steuerberater oder eine Nachfrage beim Finanzamt. So gehst du sicher, dass du von Beginn an richtig aufgestellt bist und keine Überraschungen erlebst.
Kleinunternehmerregelung für schreibende Berufe
Viele Autorinnen und Autoren verdienen, gerade am Anfang oder neben einem Hauptberuf, überschaubare Beträge und nutzen die Kleinunternehmerregelung. Wer ihre Voraussetzungen erfüllt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und muss keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Das spart Zeit und Nerven.
Als Kleinunternehmer gehört auf jede deiner Rechnungen ein Hinweis, dass nach der Regelung in Paragraf 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung unvollständig. Billendo ergänzt ihn bei Kleinunternehmern automatisch, sodass deine Rechnung Autor immer korrekt ist und du keine Angabe übersiehst.
Ob die Kleinunternehmerregelung langfristig für dich passt, hängt von deiner Entwicklung ab. Steigen deine Honorare, kann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung ergeben. Lass dich zum richtigen Zeitpunkt beraten, damit du den Übergang nicht verpasst.
Diese Pflichtangaben gehören auf deine Rechnung
Auch eine schlichte Autorenrechnung muss die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Das Umsatzsteuergesetz schreibt in Paragraf 14 UStG vor, welche Angaben auf eine Rechnung gehören. Für deine Rechnung Autor sind das im Wesentlichen:
Dein Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift des Verlags, der Redaktion oder des Auftraggebers
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
Eine klare Beschreibung der Leistung, etwa Manuskript, Artikel oder Lektorat, mit dem Honorar und gegebenenfalls dem Steuerausweis
Bist du Kleinunternehmer, tritt der Hinweis nach Paragraf 19 UStG an die Stelle des Steuerausweises. Billendo führt dich durch alle Felder und stellt sicher, dass nichts fehlt, bevor du die Rechnung verschickst.
Honorare, Tantiemen und Pauschalen darstellen
Schriftstellerische Honorare sind selten einheitlich. Mal rechnest du nach Normseiten, mal nach Zeilen, mal als Pauschale für ein ganzes Projekt, und bei Büchern kommen oft Tantiemen je verkauftes Exemplar hinzu. Damit dein Auftraggeber die Abrechnung versteht, solltest du die Berechnungsgrundlage offenlegen.
In Billendo legst du wiederkehrende Posten als Artikel an — zum Beispiel ein Zeilenhonorar oder eine Lektoratsstunde. Beim Schreiben wählst du den Posten aus, gibst Menge oder Umfang ein, und die Summe ergibt sich automatisch. Mehrere unterschiedliche Leistungen lassen sich problemlos auf einer Rechnung kombinieren.
Nutzungsrechte und Honorar sauber trennen
Beim Schreiben verkaufst du nicht nur einen Text, sondern oft auch bestimmte Nutzungsrechte daran. Ein Verlag erwirbt zum Beispiel das Recht, dein Manuskript zu veröffentlichen, eine Redaktion das Recht, deinen Artikel zu drucken, ein Unternehmen das Recht, deinen Text dauerhaft auf seiner Website zu verwenden. Diese Rechteübertragung ist Teil deiner Leistung und sollte sich in der Abrechnung wiederfinden.
Wenn Honorar und eingeräumte Nutzungsrechte klar beschrieben sind, gibt es später weniger Streit darüber, was vereinbart war. Du kannst auf der Rechnung erläutern, ob du einfache oder umfangreichere Rechte überträgst und für welchen Zeitraum oder welche Verwendung. In Billendo schreibst du diese Beschreibung direkt in die Position, sodass alles auf einem Dokument zusammenkommt.
Gerade bei wiederkehrenden Veröffentlichungen oder Zweitverwertungen lohnt es sich, hier genau zu sein. Welche urheberrechtlichen und steuerlichen Feinheiten dabei gelten, geht über eine reine Rechnungsfrage hinaus — dazu berät dich im Zweifel ein Fachmann.
Mehrere Auftraggeber im Blick behalten
Autoren arbeiten häufig parallel für verschiedene Verlage, Redaktionen und Kunden. Da verliert man schnell den Überblick, welche Rechnung schon beglichen wurde und welche noch aussteht. Das Dashboard von Billendo zeigt dir deine Umsätze, deine offenen Posten und die anstehenden Fälligkeiten übersichtlich an.
Verzögert sich eine Zahlung, kannst du mit dem integrierten Mahnwesen freundlich erinnern, ohne selbst lange formulieren zu müssen. Bist du umsatzsteuerpflichtig, summiert Billendo die Beträge für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch und liefert dir die Grundlage für deine Einnahmenüberschussrechnung. Deine Kunden verwaltest du an einem Ort mit ihrer kompletten Historie.
Unregelmäßige Einnahmen planbar machen
Das Autorenleben ist selten gleichmäßig: Auf eine ruhige Phase folgt manchmal ein großer Honorareingang, dann wieder Wochen ohne Zahlung. Diese Schwankungen machen es schwer, den Überblick über die eigenen Finanzen zu behalten. Umso wichtiger ist es, jede Einnahme und jede offene Forderung sauber zu erfassen.
Mit Billendo siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind und wann mit Zahlungen zu rechnen ist. Das hilft dir einzuschätzen, wie sich dein Jahr finanziell entwickelt, und du erkennst frühzeitig, wenn eine Forderung ungewöhnlich lange aussteht. Statt im Ungewissen zu schreiben, behältst du die geschäftliche Seite deiner Arbeit fest im Griff.
Wenn du regelmäßig Beiträge für dieselbe Redaktion lieferst, kannst du die Abrechnung als wiederkehrende Rechnung anlegen. Billendo erstellt sie dann automatisch im gewählten Rhythmus, sodass kein Honorar in der Hektik untergeht und du dich auf den nächsten Text konzentrieren kannst.
Belege für Arbeitsmittel und Recherche
Als Autor gibst du Geld aus, das mit deiner Arbeit zusammenhängt: Fachbücher, Recherchereisen, Software, Technik für deinen Schreibplatz oder Beiträge zu Berufsverbänden. Solche Belege solltest du aufbewahren, weil sie für deine Steuer relevant sein können.
Mit Billendo fotografierst du Quittungen direkt mit dem Handy, lädst sie hoch und ordnest sie passenden Kategorien zu. Bei Vorsteuerabzug erfasst du diesen ebenfalls. Alles landet in einem revisionssicheren GoBD-Archiv, sodass deine Unterlagen am Jahresende vollständig und geordnet bereitstehen. Welche Ausgaben absetzbar sind, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Vom Angebot zur fertigen Abrechnung
Bevor ein Auftrag startet, möchte ein Kunde oft erst ein Angebot sehen — etwa für einen Auftragstext oder ein größeres Schreibprojekt. In Billendo erstellst du ein solches Angebot in wenigen Minuten und behältst über den Status im Blick, ob es angenommen wurde.
Sobald der Auftrag erteilt ist, machst du mit einem Klick eine Rechnung daraus. Doppelte Eingaben entfallen, und die Daten bleiben durchgängig stimmig. Das wirkt nach außen professionell und nimmt dir die Mühe, das Dokument neu aufzusetzen.
Lesungen, Workshops und Nebenleistungen abrechnen
Viele Autoren verdienen nicht nur am geschriebenen Wort, sondern auch an Auftritten: Lesungen, Schreibwerkstätten, Vorträge oder Moderationen. Diese Leistungen rechnest du genauso über eine Rechnung ab wie deine Texte, nur dass die Beschreibung anders ausfällt — etwa eine Lesung an einem bestimmten Datum oder ein halbtägiger Schreibworkshop.
Damit verschiedene Tätigkeiten nicht durcheinandergeraten, hilft es, sie als getrennte Posten zu führen. In Billendo legst du für eine Lesung oder einen Workshop einen eigenen Artikel an und kannst ihn bei Bedarf mit Honoraren für Texte auf einer Rechnung kombinieren. So spiegelt jede Rechnung genau die Vielfalt deiner Arbeit wider.
Wenn du für eine Veranstaltung zusätzlich Fahrtkosten weiterberechnest, weist du auch diese als eigenen Punkt aus. Das schafft Klarheit gegenüber dem Veranstalter und sorgt dafür, dass deine Einnahmen sauber den jeweiligen Anlässen zugeordnet bleiben.
Mobil und in jedem Format
Ideen kommen unterwegs, und manchmal auch der passende Moment, eine Rechnung zu schreiben. Billendo funktioniert auf dem Handy genauso wie am Schreibtisch, sodass du deine Abrechnung erstellen kannst, wann immer es dir passt. Deine Rechnung verschickst du als PDF mit deinem Logo.
Falls ein öffentlicher Auftraggeber oder eine Institution eine E-Rechnung verlangt, erstellt Billendo diese im Format ZUGFeRD oder als XRechnung. Du startest kostenlos und erweiterst den Funktionsumfang, wenn deine Tätigkeit wächst. Am Ende des Jahres übergibst du alle Daten gebündelt über den Steuerberater-Export.
Fazit
Eine korrekte Rechnung Autor ist die Basis dafür, dass deine Honorare zuverlässig fließen und der Papierkram dich nicht vom Schreiben abhält. Mit den richtigen Pflichtangaben, dem automatischen Hinweis nach Paragraf 19 UStG bei der Kleinunternehmerregelung und Funktionen für mehrere Auftraggeber bist du bestens gerüstet. Billendo übernimmt die Verwaltung, während du dich auf deine Texte konzentrierst. Die steuerliche Einordnung deiner schriftstellerischen Tätigkeit besprichst du im Zweifel mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt — die Abrechnung erledigst du danach in wenigen Minuten.