Als selbstständige Ergotherapeutin oder selbstständiger Ergotherapeut jonglierst du täglich zwischen Hausbesuchen, Behandlungseinheiten in der Praxis und der Dokumentation. Die Rechnungsstellung rutscht in diesem Alltag schnell ans Ende der To-do-Liste – und genau dort wird sie zum Problem. Verzettelst du dich bei der Abrechnung, fehlt am Monatsende Liquidität, oder eine Rechnung landet unbezahlt im Posteingang des Kostenträgers.
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie eine korrekte Rechnung für Ergotherapeuten aufgebaut ist, worauf du bei Privatpatienten und Heilmittelverordnungen achtest und wie du den ganzen Prozess mit Billendo so weit vereinfachst, dass dir mehr Zeit für deine eigentliche Arbeit bleibt – die Therapie.
Wie sich die Abrechnung in der Ergotherapie unterscheidet
Ergotherapeutische Leistungen werden je nach Patient unterschiedlich abgerechnet. Bei gesetzlich Versicherten läuft die Abrechnung meist über die Krankenkasse beziehungsweise über eine Abrechnungsstelle auf Basis der Heilmittelverordnung. Bei Privatpatienten, Selbstzahlern oder Zusatzleistungen wie Präventionskursen stellst du die Rechnung dagegen direkt an die Person aus.
Genau diese direkten Rechnungen sind es, die du selbst sauber dokumentieren musst. Hier greifen die allgemeinen umsatzsteuerlichen und buchhalterischen Pflichten, die für jede selbstständige Tätigkeit gelten. Ob deine therapeutischen Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei sind, hängt von deiner Qualifikation und der Art der Leistung ab – das ist ein klassischer Punkt, den du mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt einmal grundsätzlich klärst, damit deine Rechnungen von Anfang an stimmen.
Diese Pflichtangaben gehören auf deine Rechnung
Eine Rechnung ist erst dann vollständig, wenn alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Nach Paragraf 14 UStG zählen dazu unter anderem dein vollständiger Name und deine Anschrift, der Name und die Anschrift des Empfängers, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung sowie das Leistungsdatum.
Bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen kommen der Nettobetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag hinzu. Sind deine Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei, weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern ergänzt einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Billendo legt diese Felder als feste Struktur an, sodass keine Pflichtangabe versehentlich fehlt.
Gerade in der Ergotherapie lohnt sich eine präzise Leistungsbeschreibung. Statt nur „Behandlung“ gehören Angaben wie die Art der Therapieeinheit, das Datum und gegebenenfalls die Dauer hinein. Das macht deine Rechnung nachvollziehbar und reduziert Rückfragen.
Rechnung für Privatpatienten in der Ergotherapie
Privatpatienten und Selbstzahler erhalten ihre Rechnung direkt von dir. Damit die Abrechnung reibungslos funktioniert, solltest du die einzelnen Behandlungstermine klar auflisten. So weiß der Patient genau, wofür er zahlt, und kann die Rechnung gegebenenfalls bei seiner privaten Krankenversicherung einreichen.
In Billendo legst du jeden Patienten einmal in der Kundenverwaltung an. Beim nächsten Termin sind Name und Anschrift sofort hinterlegt, und du musst die Daten nicht erneut eintippen. Wiederkehrende Behandlungen kannst du als Position speichern und immer wieder verwenden.
Lege jeden Privatpatienten einmal an und nutze die Daten bei jeder neuen Rechnung
Speichere häufige Leistungen als Artikel, etwa eine Behandlungseinheit von 45 Minuten
Liste jeden Termin mit Datum einzeln auf, damit die Rechnung transparent bleibt
Mit Angeboten bei Selbstzahler-Leistungen punkten
Nicht jede Leistung ist eine klassische Heilbehandlung. Wenn du Zusatzangebote machst, etwa ein ergotherapeutisches Coaching, Beratung für Angehörige oder einen Präventionskurs, erwarten Interessenten oft vorab eine klare Preisinformation. Hier hilft ein professionelles Angebot.
Mit Billendo erstellst du ein Angebot in wenigen Minuten. Sagt der Interessent zu, wandelst du es mit einem einzigen Klick in eine Rechnung um – ohne die Positionen erneut einzugeben. Den Status jedes Angebots siehst du auf einen Blick: offen, angenommen oder abgelehnt. So behältst du den Überblick, ohne eine separate Liste zu führen.
Belege erfassen für deine Praxiskosten
Als selbstständige Ergotherapeutin hast du laufende Ausgaben: Therapiematerial, Spielmaterial für die pädiatrische Behandlung, Fachliteratur, Fortbildungen, Praxismiete oder die Ausstattung deiner Behandlungsräume. Jeder dieser Belege ist für deine Buchhaltung und gegebenenfalls den Vorsteuerabzug relevant.
Statt Quittungen in einem Schuhkarton zu sammeln, fotografierst du sie direkt mit dem Smartphone und lädst sie in Billendo hoch. Dort ordnest du sie Kategorien zu und legst sie GoBD-konform im digitalen Archiv ab. Falls du vorsteuerabzugsberechtigt bist, erfasst du die enthaltene Vorsteuer gleich mit.
Therapie- und Spielmaterial für deine Behandlungen
Fortbildungen und Fachliteratur zur Qualifikation
Praxismiete, Möbel und Raumausstattung
GoBD-Konformität ohne zusätzlichen Aufwand
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – verlangen unter anderem, dass deine Belege und Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Für viele Selbstständige klingt das nach Bürokratie, ist mit der richtigen Software aber kein zusätzlicher Aufwand.
Billendo speichert deine erstellten Rechnungen und hochgeladenen Belege so, dass sie den GoBD-Anforderungen entsprechen. Du musst dich nicht um Versionierung oder Archivierungsfristen kümmern – das übernimmt die Software im Hintergrund. Im Zweifel besprichst du mit deinem Steuerberater, welche Aufbewahrungsfristen für deine konkrete Situation gelten.
Fortlaufende Nummern und wiederkehrende Rechnungen
Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht – jede Nummer darf nur einmal vergeben werden und muss in einer nachvollziehbaren Reihenfolge stehen. Wenn du das von Hand machst, schleichen sich schnell Lücken oder Doppelungen ein. Billendo vergibt die Nummern automatisch und lückenlos.
Viele Ergotherapeuten behandeln Patienten über längere Zeiträume in regelmäßigen Intervallen. Für solche Fälle eignen sich wiederkehrende Rechnungen: Du legst die Rechnung einmal an, definierst den Rhythmus, und Billendo erzeugt sie automatisch immer wieder. So vergisst du keine Abrechnung mehr und sparst jeden Monat Zeit.
Logo, mobile Nutzung und der professionelle Eindruck
Eine Rechnung ist auch ein Aushängeschild deiner Praxis. Mit deinem eigenen Praxislogo wirkt sie professionell und stärkt den Wiedererkennungswert. In Billendo hinterlegst du dein Logo einmal, danach erscheint es automatisch auf jeder Rechnung und jedem Angebot.
Weil du als Ergotherapeutin oft unterwegs bist – beim Hausbesuch oder zwischen zwei Terminen – ist die mobile Nutzung wichtig. Billendo funktioniert auch auf dem Smartphone. Du kannst eine Rechnung also direkt nach dem Termin erstellen, statt sie abends nachzutragen.
E-Rechnung in der Ergotherapie
Die elektronische Rechnung gewinnt zunehmend an Bedeutung, insbesondere wenn du mit institutionellen Auftraggebern wie Einrichtungen, Verbänden oder öffentlichen Stellen zusammenarbeitest. Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, der maschinell weiterverarbeitet werden kann.
Billendo unterstützt die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung. Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt und exportierst sie im benötigten Format. So bist du auch dann gerüstet, wenn ein Auftraggeber ausdrücklich eine E-Rechnung verlangt – ohne dass du dich in technische Details einarbeiten musst.
Überblick über Umsätze und offene Posten
Selbstständigkeit bedeutet, dass du selbst den Überblick über deine Finanzen behalten musst. Das Dashboard in Billendo zeigt dir deinen Umsatz, deine offenen Posten und anstehende Fälligkeiten auf einen Blick. So erkennst du sofort, welche Rechnungen noch offen sind und wo du nachfassen solltest.
Wenn du umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringst, summiert Billendo die Beträge für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch. Die Auswertungen bilden außerdem eine Grundlage für deine Einnahmenüberschussrechnung. Das ersetzt keine steuerliche Beratung, erleichtert aber die Vorbereitung erheblich.
Wenn eine Rechnung offen bleibt
Auch in der Ergotherapie kommt es vor, dass ein Selbstzahler eine Rechnung nicht fristgerecht begleicht. Statt mühsam Erinnerungen von Hand zu schreiben, nutzt du das Mahnwesen in Billendo. Du behältst den Überblick, welche Rechnungen überfällig sind, und kannst Zahlungserinnerungen unkompliziert versenden.
So bleibst du freundlich, aber konsequent – und musst dich nicht selbst durch eine Liste offener Forderungen arbeiten. Das schont deine Liquidität und deine Nerven.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Am Ende des Jahres oder zur Voranmeldung braucht dein Steuerberater einen sauberen Datenstand. Billendo bietet dir einen Steuerberater-Export, mit dem du die relevanten Unterlagen gebündelt weitergibst. Das spart Rückfragen und beschleunigt die Zusammenarbeit.
Je strukturierter deine Daten sind, desto weniger Aufwand entsteht beim Jahresabschluss – und desto geringer fällt in der Regel das Honorar für reine Aufräumarbeiten aus. Konkrete steuerliche Fragen klärst du immer direkt mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt.
Kostenlos starten und mit der Praxis wachsen
Du musst nicht erst groß investieren, um deine Abrechnung zu professionalisieren. Mit Billendo startest du kostenlos und probierst in Ruhe aus, ob die Software zu deinem Praxisalltag passt. Wächst deine Praxis, wächst Billendo mit – ob du allein arbeitest oder mehr Patienten betreust.
So baust du dir von Anfang an eine saubere Rechnungs- und Belegstruktur auf, die mit dir mitwächst, statt dich später zum Umstieg zu zwingen.
Fazit
Die Rechnungsstellung in der Ergotherapie muss kein Zeitfresser sein. Wer Pflichtangaben kennt, Privatpatienten sauber abrechnet und Belege digital erfasst, spart sich am Jahresende viel Stress. Billendo nimmt dir die wiederkehrenden Aufgaben ab: automatische Rechnungsnummern, GoBD-konforme Archivierung, ein Überblick über offene Posten und die Vorbereitung deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung. So bleibt dir mehr Zeit für deine Patienten – und ein gutes Gefühl bei deiner Buchhaltung. Für deine individuelle steuerliche Situation bleibt dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle.