Im Garten- und Landschaftsbau steckt der Aufwand selten nur in der reinen Arbeitszeit. Du kalkulierst Pflanzen, Substrat, Pflastersteine, Rollrasen und den Verschleiß deiner Geräte – und gleichzeitig die Stunden, die dein Team auf der Baustelle steht. Wenn die Saison läuft, ist genau das der Moment, in dem das Schreiben einer sauberen Rechnung am meisten nervt. Eine Rechnung für Gärtner muss aber trotzdem stimmen: rechtlich vollständig, nachvollziehbar und so aufgebaut, dass dein Kunde Material und Arbeitsleistung getrennt erkennt.
Mit Billendo erstellst du eine Rechnung für Gärtner in wenigen Minuten – auf dem Smartphone direkt nach dem Termin oder abends am Schreibtisch. Du trägst Positionen für Pflanzen und Material ein, ergänzt die Arbeitsstunden, fügst Rabatte oder Skonto hinzu und verschickst das Ganze als PDF oder E-Rechnung. Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG setzt Billendo automatisch, die Rechnungsnummern laufen fortlaufend weiter. So bleibt dir mehr Zeit für das, was du am besten kannst: gestalten, pflanzen und bauen.
Warum eine Rechnung für Gärtner besonders ist
Kaum ein Gewerk mischt so viele Leistungsarten in einem Auftrag wie der Garten- und Landschaftsbau. Ein Projekt kann gleichzeitig Erdarbeiten, Pflasterung, Bepflanzung und anschließende Pflege umfassen. Für die Rechnung bedeutet das: Du brauchst klare Positionen, damit dein Kunde – und im Zweifel auch das Finanzamt – sofort sieht, was Material war und was Arbeitszeit.
Eine gut strukturierte Rechnung für Gärtner trennt deshalb sauber zwischen Warenlieferung und Dienstleistung. Das ist nicht nur Ordnung, sondern auch wichtig, wenn dein Kunde als Privatperson haushaltsnahe Handwerkerleistungen steuerlich geltend machen möchte. In Billendo legst du pro Auftrag so viele Positionen an, wie du brauchst, und gibst jeder einen verständlichen Text, eine Menge und einen Einzelpreis.
Materialpositionen wie Pflanzen, Substrat, Rindenmulch oder Natursteine getrennt ausweisen
Arbeitszeit als eigene Position mit Stundensatz und Anzahl der Stunden
Anfahrt, Maschineneinsatz oder Entsorgung als zusätzliche, klar benannte Posten
So entsteht eine Rechnung, die dein Kunde versteht, ohne nachzufragen – und das reduziert Rückfragen genau in der Zeit, in der du sie am wenigsten gebrauchen kannst.
Material und Pflanzen sauber von der Arbeitszeit trennen
Gerade bei größeren Gartenprojekten lohnt es sich, mit deiner Artikelverwaltung zu arbeiten. Du legst die Pflanzen, Materialien und Leistungen, die du immer wieder berechnest, einmal als Artikel an und ziehst sie beim Schreiben der Rechnung einfach heran. Das spart Tipparbeit und sorgt dafür, dass deine Preise und Bezeichnungen konsistent bleiben.
Billendo rechnet die Mengen und Einzelpreise automatisch zusammen, weist die Steuersätze aus und zeigt dir die Summe netto und brutto. Wenn du mit unterschiedlichen Steuersätzen arbeitest – etwa beim Verkauf bestimmter Pflanzen gegenüber reinen Dienstleistungen – kannst du je Position den passenden Satz hinterlegen. Welcher Steuersatz im Einzelfall gilt, hängt von vielen Faktoren ab; das klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Auch Rabatte und Skonto lassen sich pro Rechnung festlegen. Wenn du einem Stammkunden einen Nachlass auf das Material gibst oder bei schneller Zahlung Skonto einräumst, trägst du das direkt ein, und Billendo berechnet den korrekten Endbetrag. Dein eigenes Logo bringt die Rechnung optisch auf den Punkt und sorgt für einen professionellen Eindruck.
Pflegeverträge mit wiederkehrenden Rechnungen abbilden
Ein großer Teil des Geschäfts im Garten- und Landschaftsbau läuft über regelmäßige Pflege: Rasen mähen, Hecken schneiden, Beete pflegen, Laub räumen. Wenn du mit deinen Kunden Pflegeverträge abschließt, sollst du dich nicht jeden Monat erneut hinsetzen müssen, um dieselbe Rechnung von Hand zu tippen.
Genau dafür gibt es in Billendo wiederkehrende Rechnungen. Du legst die Leistung, den Betrag und den Rhythmus einmal fest, und Billendo erstellt die Rechnungen im gewünschten Takt automatisch mit fortlaufender Nummer. So behältst du auch bei vielen Pflegeverträgen den Überblick und denkst nie wieder daran, dass eine Monatsrechnung untergegangen ist.
Monatliche oder quartalsweise Pflegepauschalen automatisch abrechnen
Gleichbleibende Leistungen einmal hinterlegen und im Takt wiederholen
Fortlaufende Rechnungsnummern bleiben auch bei vielen Verträgen lückenlos
Das ist nicht nur bequem, sondern macht deine Einnahmen planbarer. Im Dashboard siehst du jederzeit, welche wiederkehrenden Rechnungen anstehen und welche Beträge regelmäßig hereinkommen.
Saisonale Auftragsspitzen ohne Papierstau bewältigen
Frühjahr und Herbst sind im GaLaBau die heißen Phasen. In diesen Wochen stapeln sich die Aufträge, und am Ende des Tages willst du nicht noch stundenlang Rechnungen schreiben. Die Lösung ist, den Papierkram so weit wie möglich aus dem Büro auf die Baustelle und in die kurzen Pausen zu verlagern.
Weil Billendo mobil funktioniert, kannst du eine Rechnung direkt nach Abschluss der Arbeiten am Smartphone fertigstellen und verschicken. Das hat einen angenehmen Nebeneffekt: Du wartest nicht bis zum Wochenende, deine Rechnungen gehen schneller raus, und das Geld kommt früher an. Gerade in der Hochsaison, wenn du in Vorleistung für Material und Personal gehst, ist eine schnelle Abrechnung Gold wert.
Damit du auch bei vielen offenen Rechnungen nicht den Überblick verlierst, zeigt dir das Dashboard deine offenen Posten und die anstehenden Fälligkeiten. Du siehst auf einen Blick, wer noch nicht gezahlt hat. Bleibt eine Zahlung aus, hilft dir das Mahnwesen, freundlich aber bestimmt nachzuhaken – ohne dass du selbst Mahnungen von Hand aufsetzen musst.
Vom Angebot zur Rechnung – in einem Klick
Im Garten- und Landschaftsbau steht am Anfang fast immer ein Angebot. Der Kunde will wissen, was die neue Terrasse, die Hecke oder die komplette Gartenumgestaltung kostet, bevor er zusagt. Mit Billendo erstellst du Angebote in Minuten und siehst jederzeit ihren Status – ob sie offen, angenommen oder abgelehnt sind.
Sagt der Kunde zu, machst du aus dem Angebot mit einem Klick eine Rechnung. Die Positionen, Mengen und Preise werden übernommen, du musst nichts doppelt eintippen. Das ist besonders praktisch bei umfangreichen Projekten mit vielen Einzelposten, bei denen das erneute Abtippen sonst fehleranfällig wäre.
So entsteht ein durchgängiger Ablauf: Du kalkulierst einmal sauber im Angebot, und genau diese Kalkulation wird später deine Rechnung. Anpassungen, etwa weil während der Arbeiten doch mehr Pflanzen nötig waren, ergänzt du einfach in der Rechnung, bevor du sie verschickst.
Privatgärten und der Bonus nach Paragraf 35a
Viele deiner Kunden sind Privatleute, die ihren Garten anlegen oder pflegen lassen. Für sie kann es interessant sein, dass haushaltsnahe Handwerkerleistungen unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt sind – das regelt Paragraf 35a EStG. Begünstigt sind dabei in der Regel die Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht aber das reine Material.
Damit dein Kunde diesen Vorteil überhaupt nutzen kann, muss deine Rechnung die Arbeitsleistung getrennt vom Material ausweisen – und genau das gelingt dir mit den klaren Positionen in Billendo problemlos. Ob und in welcher Höhe dein Kunde den Bonus tatsächlich geltend machen kann, hängt von seiner persönlichen Situation ab; das ist Sache seines Steuerberaters. Du hilfst ihm aber enorm, indem du von vornherein sauber trennst.
Arbeitslohn, Anfahrt und Maschineneinsatz als eigene Positionen ausweisen
Materialkosten klar davon abgrenzen
Rechnung als PDF bereitstellen, damit dein Kunde sie der Steuererklärung beilegen kann
Ein kleiner Hinweis auf der Rechnung, welche Positionen die begünstigten Leistungen betreffen, macht dich bei Privatkunden zu einem gern gebuchten Dienstleister.
Belege unterwegs erfassen und nichts mehr verlieren
Im GaLaBau fallen ständig Belege an: Tankquittungen, der Einkauf im Baumarkt, Pflanzen aus der Gärtnerei, Ersatzteile für die Maschine. Diese Belege sind bare Münze, denn sie sichern dir die Vorsteuer und mindern deinen Gewinn. Wenn sie aber lose im Auto liegen, sind sie bis zum Jahresende oft verknittert oder verschwunden.
Mit Billendo fotografierst du den Beleg direkt vor Ort mit dem Smartphone und lädst ihn hoch. Du ordnest ihn einer Kategorie zu, hinterlegst die enthaltene Vorsteuer und legst ihn damit revisionssicher ab. Die Belege landen in einem GoBD-konformen Archiv, sodass du sie später jederzeit wiederfindest.
So baust du dir über das Jahr verteilt eine vollständige Belegsammlung auf, ohne dass am Jahresende ein Schuhkarton voller Quittungen auf dich wartet. Wenn dein Steuerberater die Unterlagen braucht, nutzt du den Export und stellst ihm alles strukturiert zur Verfügung. Auch die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung summiert Billendo dir im Dashboard automatisch zusammen, sodass du einen guten Überblick über deine laufenden Zahlen behältst.
Den Überblick über das Geschäft behalten
Garten- und Landschaftsbau ist ein kapitalintensives Geschäft. Du gehst für Pflanzen, Material und Löhne in Vorleistung, und zwischen Auftrag und Zahlungseingang vergehen manchmal Wochen. Umso wichtiger ist es, dass du deine Finanzen im Blick behältst, ohne dafür ein Buchhaltungsstudium zu brauchen.
Das Dashboard von Billendo zeigt dir deinen Umsatz, deine offenen Posten und die anstehenden Fälligkeiten. Du erkennst sofort, welche Projekte schon bezahlt sind und wo du noch auf Geld wartest. Diese Transparenz hilft dir, in der ruhigeren Winterzeit zu planen und in der Hochsaison nicht den Faden zu verlieren.
Deine Kunden verwaltest du ebenfalls zentral. Bei einem Stammkunden, der jedes Jahr die Heckenpflege bucht, hast du die Daten sofort parat und musst nichts neu eintippen. So wächst mit jedem Auftrag eine saubere Datenbasis, auf die du dich verlassen kannst.
Fazit
Eine Rechnung für Gärtner ist mehr als eine Liste von Zahlen: Sie trennt Material von Arbeitszeit, bildet Pflegeverträge ab, hilft Privatkunden beim Bonus nach Paragraf 35a und muss auch in der Hochsaison schnell rausgehen. Mit Billendo erledigst du all das an einem Ort – mit fortlaufenden Nummern, automatischen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG, wiederkehrenden Rechnungen für die Pflege und mobiler Belegerfassung direkt auf der Baustelle.
Du kannst kostenlos starten, und Billendo wächst mit deinem Betrieb mit. So bleibt mehr Zeit für deine Gärten und weniger für den Papierkram. Bei steuerlichen Detailfragen – etwa zum richtigen Steuersatz oder zum Bonus deiner Kunden – ist und bleibt dein Steuerberater die richtige Adresse; Billendo sorgt dafür, dass deine Rechnungen und Belege dafür sauber vorbereitet sind.