In der Gastronomie und im Catering dreht sich alles um den perfekten Moment – das warme Buffet, der pünktliche Service, das zufriedene Gesicht der Gäste. Was danach kommt, ist die Abrechnung. Eine professionelle Rechnung für Catering und Gastronomie entscheidet darüber, ob du sauber und pünktlich bezahlt wirst, ob Firmenkunden zufrieden sind und ob am Jahresende beim Steuerberater alles zusammenpasst. Genau hier wird es schnell unübersichtlich: Anzahlungen für Events, unterschiedliche Steuersätze für Speisen und Getränke, Großaufträge für Firmen und viele Einzelposten auf einer Sammelrechnung.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie eine korrekte Rechnung für Catering aufgebaut ist, wie du Anzahlungen für Veranstaltungen abrechnest, wie du verschiedene Steuersätze sauber abbildest und wie du Großkunden und Sammelrechnungen souverän handhabst. Mit Billendo schreibst du eine Rechnung für Catering in wenigen Minuten – GoBD-konform, mit allen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG und ohne dass du dich durch unübersichtliche Vorlagen kämpfen musst.
Was eine Rechnung für Catering enthalten muss
Ob du ein Hochzeitsbuffet, eine Firmenfeier oder das tägliche Mittagsgeschäft abrechnest – die gesetzlichen Anforderungen sind dieselben. Eine vollständige Rechnung für Catering enthält deinen Namen und deine Anschrift, die Daten des Auftraggebers, eine fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Leistungszeitraum beziehungsweise das Datum der Veranstaltung sowie eine klare Aufstellung der erbrachten Leistungen. Dazu kommen Netto- und Bruttobeträge, die angewendeten Steuersätze und die jeweils ausgewiesene Umsatzsteuer.
Im Catering ist die genaue Leistungsbeschreibung besonders wichtig, weil ein Auftrag oft aus vielen Komponenten besteht: Speisen, Getränke, Personal, Geschirr, Lieferung oder Aufbau. Statt nur „Catering Firmenfeier“ aufzuführen, gliederst du die einzelnen Positionen sauber auf. Das schafft Transparenz für den Kunden und erleichtert die korrekte steuerliche Behandlung der einzelnen Leistungen.
Billendo trägt die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch ein und vergibt fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern. Du musst dir keine Nummernkreise notieren und keine Formvorschriften merken – die Software stellt sicher, dass jede Rechnung vollständig ist.
Anzahlung für Events und Veranstaltungen abrechnen
Größere Catering-Aufträge laufen selten ohne Anzahlung. Bevor du Ware einkaufst und Personal einplanst, vereinbarst du häufig eine Vorauszahlung – etwa einen Teil der Auftragssumme bei Buchung und den Rest nach der Veranstaltung. Mit Billendo bildest du diesen Ablauf sauber ab.
Zunächst schickst du dem Kunden ein Angebot über die gesamte Veranstaltung. Sobald er zusagt, kannst du daraus mit einem Klick eine Rechnung machen. Für die Anzahlung erstellst du eine Rechnung über den vereinbarten Teilbetrag, klar gekennzeichnet als Anzahlung für die jeweilige Veranstaltung. Nach dem Event folgt die Schlussrechnung über die tatsächlichen Leistungen, in der du die bereits geleistete Anzahlung verrechnest.
So behältst du bei Events den Überblick über deine Zahlungen:
Angebot über die komplette Veranstaltung erstellen und Status nachverfolgen
Anzahlungsrechnung über den vereinbarten Teilbetrag mit klarer Bezeichnung
Schlussrechnung nach dem Event mit Verrechnung der geleisteten Anzahlung
Offene Posten und Fälligkeiten im Dashboard im Blick behalten
Über das Dashboard siehst du jederzeit, welche Anzahlung bereits eingegangen ist und welcher Restbetrag noch offen ist. Bleibt eine Zahlung aus, unterstützt dich das Mahnwesen dabei, freundlich zu erinnern, ohne dass du Fristen von Hand verwalten musst.
Verschiedene Steuersätze sauber abbilden
In der Gastronomie und im Catering treffen häufig unterschiedliche Steuersätze aufeinander. Allgemein gilt, dass für bestimmte Speisen und für Getränke unterschiedliche Sätze in Betracht kommen können – je nachdem, ob es sich beispielsweise um eine reine Lieferung oder um eine Bewirtung mit zusätzlichen Dienstleistungen handelt. Das ist hier bewusst allgemein formuliert, weil die konkrete Einordnung von vielen Details abhängt und sich Regelungen ändern können.
Wichtig für dich: Welcher Steuersatz im Einzelfall auf welche Position anzuwenden ist, lässt sich nicht pauschal beantworten und sollte mit deinem Steuerberater abgestimmt werden. Billendo ersetzt diese Beratung nicht, bildet aber genau das ab, was du festlegst. Du kannst je Position einen eigenen Steuersatz hinterlegen – so erscheinen Speisen, Getränke und Servicepositionen mit dem jeweils von dir gewählten Satz auf derselben Rechnung.
Praktisch bedeutet das: Du legst pro Zeile fest, ob beispielsweise sieben oder neunzehn Prozent gelten, und Billendo summiert die Beträge automatisch nach Steuersatz auf. Am Ende der Rechnung stehen die Nettobeträge, die jeweilige Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag korrekt aufgeschlüsselt. So bleibt die Rechnung übersichtlich, auch wenn mehrere Sätze im Spiel sind.
Großkunden und Firmenaufträge abrechnen
Viele Catering-Betriebe arbeiten regelmäßig mit Firmenkunden zusammen – sei es das wöchentliche Büro-Lunch, die jährliche Weihnachtsfeier oder die Bewirtung bei Tagungen. Geschäftskunden erwarten eine korrekte, gut strukturierte Rechnung und legen Wert auf vollständige Angaben für ihre eigene Buchhaltung.
Für deine Firmenkunden hinterlegst du die Stammdaten in der Kundenverwaltung. So musst du Anschrift und Ansprechpartner nicht jedes Mal neu eintippen und vermeidest Tippfehler. Wiederkehrende Leistungen – etwa ein festes Buffetpaket – speicherst du in der Artikelverwaltung und wählst sie beim Erstellen der Rechnung einfach aus.
Geschäftskunden fragen außerdem zunehmend nach einer E-Rechnung. Billendo unterstützt die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung, sodass du deine Rechnung im passenden elektronischen Format ausstellen und übermitteln kannst, wenn dein Firmenkunde das verlangt. Alternativ versendest du die Rechnung weiterhin als PDF per E-Mail. So bist du für beide Welten gerüstet und wirkst auch gegenüber großen Auftraggebern professionell.
Sammelrechnung für viele Einzelleistungen
Gerade bei laufenden Firmenkunden summieren sich schnell viele kleine Leistungen: mehrere Lieferungen pro Woche, einzelne Bewirtungen, kurzfristige Zusatzbestellungen. Statt für jede einzelne Lieferung eine eigene Rechnung zu schreiben, fasst du diese Leistungen in einer Sammelrechnung zusammen – zum Beispiel einmal pro Monat.
In Billendo legst du dafür eine Rechnung mit mehreren Positionen an, eine je erbrachter Leistung mit Datum, Beschreibung, Menge und Preis. So sieht dein Kunde genau, was wann geliefert wurde, und erhält trotzdem nur eine einzige Rechnung. Das reduziert deinen Aufwand erheblich und macht die Abrechnung für beide Seiten übersichtlicher.
So nutzt du Sammelrechnungen im Catering sinnvoll:
Alle Lieferungen eines Zeitraums als einzelne Positionen mit Datum auflisten
Pro Position den passenden Steuersatz hinterlegen, falsch gemischte Sätze vermeiden
Rabatte oder Skonto für gute Stammkunden direkt auf der Rechnung berücksichtigen
Monatlich automatisiert über wiederkehrende Rechnungen abrechnen, wenn die Leistung gleich bleibt
Für wirklich gleichbleibende Vereinbarungen – etwa eine feste monatliche Pauschale – kannst du sogar wiederkehrende Rechnungen nutzen. Billendo erstellt dann jeden Monat automatisch die Rechnung mit fortlaufender Nummer, und du musst sie nur noch versenden.
Vom Angebot zur Rechnung in einem Ablauf
Im Catering beginnt fast jeder Auftrag mit einem Angebot. Der Kunde will vorab wissen, was Buffet, Service und Lieferung kosten. Mit Billendo erstellst du ein übersichtliches Angebot in wenigen Minuten und behältst über den Status im Blick, ob es noch offen, angenommen oder abgelehnt ist. So weißt du jederzeit, welche Veranstaltungen schon fest gebucht sind und welche noch in der Abstimmung stecken.
Sagt der Kunde zu, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Du musst die Positionen, Mengen und Preise nicht erneut eintippen – sie wandern direkt vom Angebot in die Rechnung. Das spart Zeit, vermeidet Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass die abgerechnete Leistung exakt dem entspricht, was du angeboten hast.
Damit dein Auftritt zur Qualität deines Caterings passt, erscheint dein eigenes Logo automatisch auf jedem Angebot und jeder Rechnung. Das wirkt professionell und schafft Vertrauen – gerade bei größeren Firmenkunden, die Wert auf einen seriösen Auftritt legen. Und weil du Rechnungen auch mobil erstellen und als PDF versenden kannst, schreibst du die Abrechnung im Zweifel direkt nach dem Event, solange alle Details noch frisch sind.
Belege, Überblick und der Draht zum Steuerberater
In der Gastronomie fallen viele Ausgaben an: Wareneinkauf, Getränke, Verpackung, Mieten für Equipment, Personalbedarf. Damit du am Jahresende nichts vergisst, fotografierst oder lädst du deine Belege direkt in Billendo hoch und ordnest sie Kategorien zu. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, erfasst du die enthaltene Vorsteuer; alle Belege werden GoBD-konform archiviert.
Über das Dashboard siehst du deine Umsätze, deine offenen Posten und anstehende Fälligkeiten auf einen Blick. Billendo summiert dir außerdem die relevanten Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch zusammen, sodass du gut vorbereitet bist. Die eigentliche Voranmeldung und Übermittlung erledigst du wie gewohnt mit deinem Steuerberater oder auf deinem üblichen Weg.
Wenn es ans Jahresende geht, exportierst du deine Daten für den Steuerberater. So musst du nichts mühsam zusammensuchen, sondern gibst geordnete Unterlagen weiter. Bei steuerlichen Detailfragen – gerade rund um die unterschiedlichen Steuersätze für Speisen und Getränke – hol dir am besten den Rat deines Steuerberaters; Billendo bildet anschließend genau das ab, was zu deinem Betrieb passt.
Fazit
Eine Rechnung für Catering und Gastronomie ist oft komplexer als eine gewöhnliche Rechnung: Anzahlungen für Events, verschiedene Steuersätze für Speisen und Getränke, Großkunden mit E-Rechnung und viele Einzelleistungen in einer Sammelrechnung. Mit Billendo bekommst du all das in den Griff – GoBD-konform, mit allen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG, individuellen Steuersätzen je Position, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Sammelrechnungen und Unterstützung für ZUGFeRD und XRechnung. Du behältst offene Posten im Blick, archivierst Belege sauber und gibst am Jahresende geordnete Daten an deinen Steuerberater weiter. Fang kostenlos an und schreib deine nächste Rechnung für Catering in wenigen Minuten.