Ein Kunde aus den USA, ein Auftrag aus der Schweiz, ein Projekt für ein Unternehmen in London – sobald deine Geschäfte über die Grenze gehen, taucht die Frage auf: Darf ich eine Rechnung Fremdwährung überhaupt ausstellen, und worauf muss ich dabei achten? Die kurze Antwort lautet ja, aber ein paar Spielregeln gibt es schon.
Auf dieser Seite klären wir, wann eine Rechnung in Fremdwährung Sinn ergibt, welche Pflichtangaben trotzdem gelten und wie du mit dem Umrechnungskurs umgehst. Du erfährst außerdem, wie du mit Billendo eine Rechnung Fremdwährung sauber stellst, die Umsatzsteuer korrekt behandelst und den Überblick über deine internationalen Aufträge behältst.
Wann eine Rechnung in Fremdwährung sinnvoll ist
Wenn du Kunden im Ausland hast, ist eine Rechnung in deren Währung oft angenehmer für beide Seiten. Ein Kunde in den USA versteht einen Betrag in US-Dollar intuitiv besser als einen Euro-Wert, den er erst umrechnen müsste. Das wirkt professionell und senkt Rückfragen.
Grundsätzlich darfst du in fast jeder Währung fakturieren, solange beide Seiten einverstanden sind. Üblich sind US-Dollar, Britische Pfund oder Schweizer Franken, je nachdem, wo dein Kunde sitzt. Du bist aber nicht verpflichtet, in Fremdwährung abzurechnen – du kannst auch international in Euro fakturieren und es dem Kunden überlassen, umzurechnen.
Die Entscheidung ist letztlich eine geschäftliche. Frag dich, was den Auftrag erleichtert und wer das Wechselkursrisiko tragen soll. Denn wer in Fremdwährung abrechnet, trägt das Risiko, dass sich der Kurs zwischen Rechnung und Zahlung verschiebt.
Das Wechselkursrisiko verstehen
Wer in Fremdwährung abrechnet, geht ein Risiko ein, das in der Euro-Welt nicht existiert: das Wechselkursrisiko. Zwischen dem Tag, an dem du die Rechnung stellst, und dem Tag, an dem dein Kunde zahlt, kann sich der Kurs verändern.
Ein Beispiel verdeutlicht das. Du stellst eine Rechnung über einen Betrag in US-Dollar. Bis dein Kunde zahlt, hat der Dollar gegenüber dem Euro an Wert verloren. Beim Umtausch erhältst du dann weniger Euro, als du beim Schreiben der Rechnung erwartet hast. Umgekehrt kann ein steigender Kurs dir einen kleinen Gewinn bescheren.
Du kannst dieses Risiko nicht völlig ausschalten, aber du kannst es bewusst steuern. Kurze Zahlungsziele verringern die Zeitspanne, in der sich der Kurs bewegen kann. Alternativ vereinbarst du den Preis von vornherein in Euro und überlässt das Kursrisiko deinem Kunden. Welche Lösung fair ist, hängt von eurer Verhandlungsposition ab.
Pflichtangaben gelten auch bei Fremdwährung
Egal in welcher Währung du abrechnest – die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG bleiben dieselben. Auf der Rechnung müssen also dein Name und deine Anschrift, die deines Kunden, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungs- und Leistungsdatum, die Leistungsbeschreibung sowie der Steuersatz stehen.
Eine Besonderheit gibt es bei der Umsatzsteuer. Wenn deine Leistung in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist, musst du den Umsatzsteuerbetrag in der Regel zusätzlich in Euro angeben, selbst wenn die übrigen Beträge in Fremdwährung ausgewiesen sind. Der Grund ist, dass deine Voranmeldung in Euro erfolgt und das Finanzamt einen Euro-Wert braucht.
Ob deine konkrete Leistung an einen ausländischen Kunden überhaupt deutsche Umsatzsteuer auslöst, hängt vom Leistungsort und vom Status des Kunden ab. Das ist ein Feld mit vielen Sonderfällen – hier lohnt sich der kurze Draht zu deinem Steuerberater.
Der Umrechnungskurs – das Herzstück
Wenn Beträge in Fremdwährung in Euro umgerechnet werden müssen, brauchst du einen klaren Kurs. In der Regel verwendet man dafür einen amtlich festgelegten Umrechnungskurs, etwa die monatlich veröffentlichten Durchschnittskurse, oder den Tageskurs zum Zeitpunkt der Leistung.
Wichtig ist, dass du nachvollziehbar arbeitest. Notiere dir, welchen Kurs du verwendet hast und von welchem Tag er stammt. So kannst du jederzeit belegen, wie du auf den Euro-Betrag gekommen bist.
Ein häufiger Stolperstein ist die Kursdifferenz zwischen Rechnung und Zahlungseingang. Zahlt dein Kunde erst Wochen später, kann der Wechselkurs sich verschoben haben. Die Differenz – Kursgewinn oder Kursverlust – ist betrieblich zu erfassen. Auch hier hilft dir dein Steuerberater bei der korrekten Verbuchung.
Beispiel: Rechnung an einen Schweizer Kunden
Stell dir vor, du gestaltest ein Logo für einen Kunden in Zürich und vereinbarst einen Preis in Schweizer Franken. Du stellst die Rechnung in CHF aus, beschreibst die Leistung und gibst alle Pflichtangaben an.
Ob du deutsche Umsatzsteuer ausweist, hängt davon ab, ob dein Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist und wo die Leistung als erbracht gilt. Bei einer Leistung an ein Unternehmen außerhalb der EU greift oft eine andere Regelung als bei einer Privatperson. Diese Unterscheidung solltest du vorab klären, weil sie entscheidet, ob und wie viel Umsatzsteuer auf die Rechnung kommt.
Das Beispiel zeigt: Die Währung ist nur ein Teil der Geschichte. Mindestens genauso wichtig ist die umsatzsteuerliche Behandlung, die sich nach dem Ort und der Art der Leistung richtet.
So formulierst du Beträge in Fremdwährung
Damit deine Rechnung in Fremdwährung verständlich bleibt, achte auf klare Beträge und eindeutige Währungsangaben. Bewährt haben sich diese Punkte:
Nutze das offizielle Währungskürzel, etwa USD, GBP oder CHF, statt nur eines Symbols
Gib bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen den Steuerbetrag zusätzlich in Euro an
Vermerke den verwendeten Umrechnungskurs und das Kursdatum
Halte das Zahlungsziel und die Bankverbindung klar erkennbar
Wenn dein Kunde im Ausland sitzt, gib bei der Bankverbindung unbedingt den BIC zusätzlich zur IBAN an, damit die Überweisung reibungslos funktioniert.
Wie Billendo dich bei Fremdwährungs-Rechnungen unterstützt
Mit Billendo stellst du eine Rechnung in Fremdwährung aus, ohne die Pflichtangaben aus dem Blick zu verlieren. Du wählst die Positionen, trägst die Beträge ein und Billendo ergänzt automatisch die formalen Bestandteile nach Paragraf 14 UStG – von der fortlaufenden Nummer bis zur Leistungsbeschreibung.
Die Rechnung versendest du als PDF oder als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Gerade bei Geschäftskunden, die strukturierte Rechnungsdaten verlangen, ist das ein klarer Vorteil. Dein Logo, deine Steuersätze und individuelle Rabatte oder Skonto trägst du genauso ein wie bei einer Euro-Rechnung.
Ein wichtiger Hinweis zur Ehrlichkeit: Billendo ist kein Werkzeug für eine vollständige Mehrwährungs-Buchhaltung mit automatischer Kursabfrage in Echtzeit. Die Software unterstützt dich beim Erstellen und Verwalten der Rechnung. Die Umrechnung und die buchhalterische Behandlung von Kursdifferenzen stimmst du mit deinem Steuerberater ab.
E-Rechnung über die Grenze
Auch im internationalen Geschäft gewinnt die strukturierte E-Rechnung an Bedeutung. Innerhalb der EU verlangen immer mehr Geschäftskunden und Behörden Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format. Billendo erzeugt E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung, in denen die Beträge, Steuerangaben und Zahlungsdaten strukturiert hinterlegt sind.
Bei einer Rechnung in Fremdwährung ist gerade die strukturierte Form ein Vorteil, weil die Währung und die Beträge eindeutig im Datensatz stehen und nicht missverständlich interpretiert werden können. So weiß das System deines Kunden genau, in welcher Währung und in welcher Höhe gezahlt werden soll.
Ob dein ausländischer Kunde eine E-Rechnung verarbeiten kann oder eine klassische PDF bevorzugt, klärst du am besten vorab. Billendo lässt dir die Wahl zwischen beiden Versandwegen, sodass du dich nach den Wünschen deines Gegenübers richten kannst.
Internationale Aufträge im Dashboard verwalten
Wer international arbeitet, hat oft Kunden in verschiedenen Ländern und Währungen. Im Billendo-Dashboard behältst du den Überblick über deine offenen Posten und Fälligkeiten, sodass du siehst, welche Rechnung noch aussteht.
Deine Kunden- und Artikeldaten verwaltest du zentral. Hast du einen ausländischen Kunden einmal angelegt, sind seine Daten beim nächsten Auftrag sofort wieder da. So musst du Anschrift, Sprache und Zahlungsweg nicht jedes Mal neu zusammensuchen, und deine Fremdwährungs-Rechnungen entstehen schneller.
Belege aus dem Ausland erfassen
Internationale Geschäfte bedeuten oft auch eingehende Rechnungen aus dem Ausland, etwa von Softwareanbietern oder Dienstleistern in anderen Ländern. Diese Belege erfasst du in Billendo per Foto oder Upload, ordnest sie Kategorien zu und legst sie GoBD-konform im Archiv ab.
Für die Vorsteuer und die korrekte Behandlung ausländischer Belege gelten besondere Regeln, gerade beim sogenannten Reverse-Charge-Verfahren. Billendo hilft dir, die Belege zu sammeln und zu archivieren. Die steuerliche Einordnung übernimmst du gemeinsam mit deinem Steuerberater.
Angebote in Fremdwährung als Einstieg
Internationale Aufträge beginnen oft mit einem Angebot. Auch hier kannst du in Fremdwährung kalkulieren, damit dein Kunde den Preis sofort in seiner gewohnten Währung sieht. In Billendo erstellst du ein Angebot in Minuten, hältst seinen Status fest und siehst, ob es offen, angenommen oder abgelehnt ist.
Sagt der Kunde zu, machst du aus dem Angebot mit einem Klick eine Rechnung. Die Währung und die Beträge wandern dabei direkt mit, sodass kein Bruch zwischen Angebot und Abrechnung entsteht. Das ist gerade im Auslandsgeschäft praktisch, weil du nicht zwischen verschiedenen Dokumenten umrechnen oder Beträge erneut eintippen musst.
So entsteht ein durchgängiger Ablauf vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung, auch wenn die Währung nicht der Euro ist. Den verwendeten Kurs und die steuerliche Behandlung dokumentierst du dabei wie beschrieben.
Fremdwährung bei Kleinunternehmern
Auch als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG kannst du in Fremdwährung abrechnen. Da du keine Umsatzsteuer ausweist, entfällt die Pflicht, den Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben. Die übrigen Pflichtangaben bleiben jedoch bestehen.
Billendo erkennt deinen Kleinunternehmer-Status und ergänzt den Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch, egal in welcher Währung du fakturierst. So bleibt deine Rechnung in Fremdwährung formal sauber, ohne dass du selbst an den Hinweis denken musst.
Fazit
Eine Rechnung in Fremdwährung ist für Selbstständige mit internationalen Kunden völlig normal und in fast jeder Währung möglich. Wichtig ist, dass du die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG einhältst, bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen den Steuerbetrag in Euro angibst und einen nachvollziehbaren Umrechnungskurs dokumentierst.
Billendo unterstützt dich beim Erstellen und Verwalten deiner Fremdwährungs-Rechnungen, ergänzt die Pflichtangaben automatisch und versendet als PDF oder E-Rechnung. Die umsatzsteuerliche Behandlung über die Grenze und die Verbuchung von Kursdifferenzen sind Sonderfälle – kläre sie im Zweifel mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt, dann steht deinem Auslandsgeschäft nichts im Weg.