Du sitzt vor deiner ersten Rechnung und stutzt: Im Vorlagenkopf ist ein Feld für die Steuernummer vorgesehen, aber du hast noch gar keine vom Finanzamt bekommen. Oder du fragst dich grundsätzlich, ob auf deiner Rechnung überhaupt eine Steuernummer stehen muss. Das ist eine der häufigsten Unsicherheiten bei Selbstständigen, gerade am Anfang, und sie verunsichert oft mehr als nötig.
Die kurze Antwort vorweg: Eine Rechnung ganz ohne jede Steuerkennung gibt es in der Regel nicht, denn die Pflichtangaben verlangen eine eindeutige Identifikation gegenüber dem Finanzamt. Aber welche Kennung das genau sein muss und was du tun kannst, solange dir noch keine vorliegt, ist die eigentlich spannende Frage. Auf dieser Seite klären wir, warum eine Rechnung ohne Steuernummer schwierig ist, welche Alternative es gibt und wie du in der Übergangszeit vorgehst.
Warum eine Rechnung eine Steuerkennung braucht
Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG legen fest, was auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen muss. Dazu gehört eine eindeutige Kennung, mit der dich das Finanzamt zuordnen kann. Diese Kennung ist entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine von beiden gehört in der Regel auf jede Rechnung.
Der Grund dahinter ist die Nachvollziehbarkeit. Dein Kunde, der die Rechnung möglicherweise als Betriebsausgabe geltend macht oder Vorsteuer ziehen will, und das Finanzamt müssen erkennen können, von wem die Rechnung stammt. Ohne eine solche Kennung ist die Rechnung formal unvollständig, und das kann beim Empfänger zu Problemen führen, etwa wenn er die Vorsteuer aus deiner Rechnung nicht anerkannt bekommt.
Eine Rechnung komplett ohne Steuernummer und ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist also in den meisten Fällen keine saubere Lösung. Die richtige Frage lautet daher nicht, ob du ganz ohne Kennung auskommst, sondern welche der beiden zulässigen Kennungen du angibst und woher du sie bekommst.
Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Viele verwechseln die beiden Kennungen, dabei haben sie unterschiedliche Aufgaben. Die Steuernummer wird dir von deinem Finanzamt zugeteilt, wenn du dein Gewerbe oder deine selbstständige Tätigkeit anmeldest. Sie identifiziert dich gegenüber genau diesem Finanzamt und ist die Standardkennung auf deinen Rechnungen.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist dagegen vor allem für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU gedacht. Du kannst sie zusätzlich beantragen. Wenn du sie besitzt, darfst du sie anstelle der Steuernummer auf der Rechnung angeben. Manche Selbstständige nutzen das bewusst, weil sie ihre Steuernummer nicht auf jeder Rechnung in die Welt schicken möchten.
Für eine ordnungsgemäße Rechnung gilt: Eine der beiden Kennungen reicht aus. Du musst nicht beide angeben. Hast du also eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kannst du auf die Steuernummer verzichten, und umgekehrt. Billendo hinterlegt deine gewählte Kennung einmal in den Einstellungen, und sie erscheint danach automatisch auf jeder Rechnung an der richtigen Stelle.
Solange dir noch keine Nummer vorliegt
Der wohl häufigste Anlass für die Frage nach der Rechnung ohne Steuernummer ist der Start in die Selbstständigkeit. Du hast deine Tätigkeit gerade angemeldet, aber die Steuernummer vom Finanzamt lässt auf sich warten. Trotzdem steht vielleicht schon der erste Auftrag an, und der Kunde möchte abrechnen.
In dieser Übergangszeit ist es üblich, die Rechnung zunächst vorzubereiten und sie zu stellen, sobald die Steuernummer da ist. Die Erteilung dauert nach der Anmeldung in der Regel einige Tage bis wenige Wochen. Drängt der Kunde, kannst du die Leistung dokumentieren und die endgültige Rechnung kurz darauf nachreichen. Wie du das in deinem konkreten Fall handhabst, besprichst du am besten kurz mit deinem Finanzamt oder deinem Steuerberater, denn die Situation kann je nach Tätigkeit unterschiedlich sein.
Praktisch hilft es, wenn du deine Rechnungen schon vorbereiten kannst, ohne sie sofort versenden zu müssen. In Billendo legst du die Positionen, den Kunden und alle Angaben bereits an. Sobald deine Steuernummer eintrifft, ergänzt du sie einmal in den Einstellungen, und sie steht automatisch auf der fertigen Rechnung, die du dann versendest.
Der Sonderfall Kleinunternehmer
Eine wichtige Klarstellung: Auch als Kleinunternehmer brauchst du eine Steuerkennung auf der Rechnung. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich davon, Umsatzsteuer auszuweisen, aber sie befreit dich nicht von der Pflicht, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.
Das verwechseln viele. Sie denken, weil keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht, sei auch keine Kennung nötig. Das ist nicht der Fall. Was bei dir als Kleinunternehmer entfällt, ist allein der gesonderte Steuerausweis. Stattdessen kommt der Hinweis nach Paragraf 19 UStG auf die Rechnung. Die Steuernummer bleibt aber Pflicht.
Billendo trägt dem automatisch Rechnung: Hast du den Kleinunternehmer-Status hinterlegt, erscheint der Hinweis nach Paragraf 19 UStG von selbst auf jeder Rechnung, und gleichzeitig wird deine Steuerkennung mit ausgegeben. So entsteht ein vollständiger Beleg, ohne dass du an die einzelnen Bausteine denken musst.
Diese Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung
Damit du den Überblick behältst, hier die wesentlichen Angaben, die in der Regel zu einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören, neben der Steuerkennung:
Dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden.
Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt, zu dem sie erbracht wurde.
Das Entgelt mit dem ausgewiesenen Steuersatz und dem Steuerbetrag, oder bei Kleinunternehmern der Hinweis nach Paragraf 19 UStG.
Diese Angaben ergeben sich aus den Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal unvollständig, was beim Kunden zu Rückfragen oder Problemen beim Vorsteuerabzug führen kann. Die Steuerkennung ist also nur eine von mehreren Pflichtangaben, wenngleich eine, die besonders oft Fragen aufwirft.
Wie Billendo die Steuerkennung automatisch setzt
Der größte Vorteil einer Rechnungssoftware ist, dass du die Pflichtangaben nur einmal hinterlegen musst und dich danach nicht mehr darum kümmern brauchst. In Billendo trägst du deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einmal in den Einstellungen ein. Von da an erscheint sie automatisch auf jeder Rechnung an der korrekten Position.
Das verhindert einen typischen Fehler: das versehentliche Weglassen der Kennung. Wer Rechnungen aus einer leeren Vorlage tippt, vergisst die Steuernummer leicht, gerade in Eile. Steht sie hingegen fest in deinem Profil, kann sie nicht mehr fehlen. Auch die übrigen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG übernimmt das System, und die fortlaufende Nummer wird automatisch und lückenlos vergeben.
Wechselst du später von der Steuernummer zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, etwa weil du Geschäfte ins EU-Ausland aufnimmst, änderst du die Angabe einfach in den Einstellungen. Ab der nächsten Rechnung erscheint die neue Kennung, ohne dass du eine Vorlage manuell umbauen müsstest.
Was passiert, wenn die Kennung fehlt
Manche fragen sich, wie schlimm es wirklich ist, wenn die Steuernummer auf einer Rechnung fehlt. Die Antwort hängt vom Empfänger ab. Bei Privatkunden fällt es oft gar nicht auf. Bei Geschäftskunden, die Vorsteuer ziehen wollen, kann eine unvollständige Rechnung dagegen zum Problem werden, weil ihnen das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern könnte, solange die Rechnung nicht korrekt ist.
In der Praxis bedeutet das: Dein Geschäftskunde wird die unvollständige Rechnung beanstanden und eine korrigierte verlangen. Du musst dann nachbessern und eine ordnungsgemäße Rechnung mit Steuerkennung nachreichen. Das kostet Zeit, wirft kein gutes Licht auf deine Professionalität und verzögert unter Umständen deine Zahlung.
Deshalb ist es sinnvoller, von Anfang an dafür zu sorgen, dass die Kennung nicht fehlen kann. Eine Rechnung ohne Steuernummer ist im Zweifel eine Rechnung, die du noch einmal anfassen musst, und genau das willst du vermeiden.
Rechnung korrigieren statt komplett neu schreiben
Ist eine Rechnung doch einmal ohne Steuernummer rausgegangen, gerätst du nicht in Panik. Du korrigierst sie. Allerdings darfst du eine bereits versendete Rechnung nicht einfach überschreiben und unter derselben Nummer noch einmal verschicken. Stattdessen erstellst du eine korrigierte Version, die nachvollziehbar auf die ursprüngliche Bezug nimmt.
Wenn deine Rechnungen aus einem System mit fortlaufender Nummerierung stammen, bleibt diese Korrektur sauber und lückenlos dokumentiert. Du behältst den Überblick, welche Rechnung korrigiert wurde, und der Zusammenhang ist auch für deinen Steuerberater und das Finanzamt nachvollziehbar. Genau diese Lückenlosigkeit ist für eine GoBD-konforme Buchhaltung wichtig.
Mit hinterlegter Steuerkennung tritt dieser Fall allerdings kaum noch ein. Die Kennung ist einmal gesetzt und erscheint automatisch, sodass die häufigste Ursache für eine Korrektur, das schlichte Vergessen, wegfällt.
Privatkunden, Geschäftskunden und die Steuerkennung
Manchmal hört man, bei Rechnungen an Privatpersonen sei die Steuernummer weniger wichtig als bei Geschäftskunden. Tatsächlich erwarten Privatkunden in der Regel keinen Vorsteuerabzug und prüfen die Rechnung selten so genau auf Vollständigkeit. Daraus zu schließen, die Steuerkennung sei verzichtbar, wäre aber zu kurz gedacht.
Denn deine Rechnung ist nicht nur ein Beleg für den Kunden, sondern auch ein Dokument deiner eigenen Buchhaltung. Sie geht in deine Einnahmen ein, fließt in die Einnahmenüberschussrechnung und liegt im Archiv für eine mögliche Betriebsprüfung. Eine durchgehend einheitliche Form, bei der jede Rechnung dieselbe Steuerkennung trägt, erspart dir später Fragen und macht deine Unterlagen geschlossen und nachvollziehbar.
Es lohnt sich daher nicht, zwischen Privat- und Geschäftskunden zu unterscheiden, was die Steuerkennung angeht. Wenn sie ohnehin automatisch auf jeder Rechnung steht, musst du gar nicht überlegen, wer der Empfänger ist. Die Rechnung ist immer vollständig, und du gewöhnst dir von Anfang an eine saubere, gleichbleibende Form an.
Steuerkennung und der Weg zum Steuerberater
Wenn dein Steuerberater deine Buchhaltung übernimmt, sind vollständige Rechnungen für ihn die Grundlage seiner Arbeit. Fehlt auf einzelnen Belegen die Steuerkennung oder eine andere Pflichtangabe, muss er nachfragen, und das verlangsamt den gesamten Prozess. Eine durchgehend korrekte Form spart also nicht nur dir, sondern auch ihm Zeit.
Über den Steuerberater-Export gibst du deine Rechnungen und Belege strukturiert weiter. Sind alle Rechnungen vollständig und die Nummerierung lückenlos, kann dein Steuerberater sie ohne Rückfragen verarbeiten. Welche Steuerkennung in deinem konkreten Fall die richtige ist und ob für dich die Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sinnvoller ist, besprichst du am besten einmal grundsätzlich mit ihm.
So wird aus der scheinbar lästigen Pflichtangabe ein Baustein, der deine gesamte Buchhaltung sauberer und einfacher macht, vom ersten Beleg bis zur Steuererklärung.
Fazit
Eine Rechnung ohne Steuernummer ist in der Regel keine saubere Rechnung, denn die Pflichtangaben verlangen eine eindeutige Steuerkennung. Diese kann deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sein, eine von beiden genügt, und sie ist auch für Kleinunternehmer Pflicht, nur dass dort der Steuerausweis durch den Hinweis nach Paragraf 19 UStG ersetzt wird. Solange dir am Start noch keine Nummer vorliegt, bereitest du die Rechnung am besten vor und versendest sie, sobald die Kennung da ist. Mit Billendo hinterlegst du deine Steuerkennung einmal, und sie erscheint zusammen mit allen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch auf jeder Rechnung, sodass sie nie vergessen wird. Wie du die Übergangszeit konkret handhabst, klärst du mit deinem Finanzamt oder Steuerberater. Du kannst kostenlos starten und legst deine Rechnungen schon an, bevor die Nummer eintrifft.