Eine Rechnung zu schreiben gehört für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen zum Alltag – und trotzdem sorgt sie immer wieder für Unsicherheit. Welche Angaben sind Pflicht? Wann fällt Umsatzsteuer an? Was ändert sich durch die E-Rechnung? In diesem ausführlichen Leitfaden erfährst du Schritt für Schritt, wie du eine rechtssichere, GoBD-konforme Rechnung erstellst, welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest und wie du den gesamten Prozess mit Billendo in unter zwei Minuten erledigst – ohne Buchhaltungsstudium und ohne teuren Steuerberater für jede einzelne Rechnung.
Was ist eine Rechnung – und wann musst du eine schreiben?
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem du eine erbrachte Lieferung oder Leistung gegenüber deinem Kunden abrechnest. Sobald du eine Leistung an ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person erbringst, bist du nach dem Umsatzsteuergesetz grundsätzlich verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Auch gegenüber Privatkunden ist eine Rechnung in den allermeisten Fällen sinnvoll – etwa als Nachweis für Gewährleistungsansprüche, für die eigene Buchhaltung oder weil dein Kunde sie für seine Unterlagen benötigt.
Für dich als Rechnungssteller ist die Rechnung zugleich die Grundlage deiner Einnahmenüberschussrechnung und deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für deinen Kunden ist sie die Voraussetzung, um die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen. Eine korrekte Rechnung liegt also im beiderseitigen Interesse – und ein Fehler kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen darf und die Rechnung reklamiert.
Diese Pflichtangaben gehören nach § 14 UStG auf jede Rechnung
Damit eine Rechnung rechtlich gültig ist und dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 UStG genau vor, welche Informationen nicht fehlen dürfen. Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Rechnung als formell fehlerhaft.
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (also von dir) sowie des Leistungsempfängers (deines Kunden).
Deine Steuernummer oder alternativ deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Produkte beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung.
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung beziehungsweise der Leistungszeitraum.
Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto oder Rabatt.
Der anzuwendende Steuersatz (in der Regel 19 % oder 7 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis.
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen: Hier genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag sowie der Steuersatz. Eine separate Rechnungsnummer und die Anschrift des Empfängers sind in diesem Fall nicht zwingend erforderlich.
Die Rechnungsnummer: fortlaufend und eindeutig
Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer tragen. Fortlaufend bedeutet nicht, dass die Nummern lückenlos um eins steigen müssen – du darfst durchaus mehrere Nummernkreise verwenden, etwa getrennt nach Jahren, Filialen oder Kundengruppen. Wichtig ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und sich das System nachvollziehen lässt. Beliebt sind Formate wie 2026-0001 oder RE-2026-014. Billendo vergibt die Nummern automatisch und lückenlos, sodass dir hier keine Fehler unterlaufen.
Umsatzsteuer richtig ausweisen
Als regelbesteuertes Unternehmen weist du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer aus – meist 19 %, für bestimmte Leistungen wie Bücher, Lebensmittel oder Personenbeförderung 7 %. Du zeigst den Nettobetrag, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag getrennt an. Diese ausgewiesene Umsatzsteuer führst du im Rahmen deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt ab. Achtung: Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er gar nicht dazu berechtigt ist, schuldet sie trotzdem dem Finanzamt – ein klassischer und teurer Anfängerfehler.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmst, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Du darfst dann auch keine Vorsteuer ziehen. Die Kleinunternehmerregelung kannst du nutzen, wenn dein Umsatz im vorangegangenen Jahr unter der gesetzlichen Grenze lag und im laufenden Jahr eine bestimmte Grenze voraussichtlich nicht überschreitet. Billendo setzt den korrekten Hinweis automatisch unter jede Rechnung, sobald du den Kleinunternehmerstatus hinterlegt hast.
E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung verstehen
Die E-Rechnung ist mehr als ein PDF per E-Mail. Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das die empfangende Software automatisch verarbeiten kann. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten – ideal, weil Mensch und Maschine die Rechnung lesen können. XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben.
Seit 2025 wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht. Zunächst müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können; die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt in den Folgejahren. Wer früh umstellt, spart sich Stress und wirkt gegenüber Geschäftskunden professionell. Billendo erstellt und versendet E-Rechnungen normkonform im ZUGFeRD- und XRechnung-Format – ohne dass du dich mit XML-Schemata beschäftigen musst.
GoBD: So bleibt deine Rechnung revisionssicher
Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – verlangen, dass deine Rechnungen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher gespeichert werden. Konkret heißt das: Eine einmal festgeschriebene Rechnung darf nicht mehr nachträglich verändert werden, jede Änderung muss als Korrektur dokumentiert sein, und die Daten müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar bleiben. Billendo erfüllt diese Anforderungen automatisch: Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderbar und werden revisionssicher archiviert.
Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen und die dazugehörigen Buchungsbelege musst du in Deutschland grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Unterlagen während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Schuhkarton voller Papierbelege erfüllt das nur schwer – eine digitale, GoBD-konforme Archivierung wie in Billendo nimmt dir diese Sorge komplett ab.
Zahlungsziel, Skonto und Mahnung
Auf einer professionellen Rechnung gibst du ein klares Zahlungsziel an, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Optional kannst du Skonto anbieten, also einen kleinen Rabatt bei besonders schneller Zahlung. Zahlt dein Kunde nicht, gerät er nach Ablauf des Zahlungsziels in Verzug – spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern du darauf hingewiesen hast. Dann darfst du Mahnungen verschicken und Verzugszinsen berechnen. Mit Billendo siehst du offene Posten auf einen Blick und verschickst Zahlungserinnerungen mit wenigen Klicks.
Rechnung stornieren oder korrigieren
Eine bereits verschickte und festgeschriebene Rechnung darfst du nicht einfach löschen oder überschreiben – das verstößt gegen die GoBD. Stattdessen erstellst du eine Stornorechnung (eine Rechnung mit negativem Betrag, die die ursprüngliche aufhebt) und anschließend eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer. So bleibt der gesamte Vorgang lückenlos nachvollziehbar. Billendo führt dich durch diesen Prozess, damit Storno und Korrektur sauber dokumentiert sind.
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern, die beim Finanzamt Rückfragen auslösen.
Falsch oder gar nicht ausgewiesene Umsatzsteuer – besonders riskant bei Kleinunternehmern.
Vergessene Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum oder Anschrift des Kunden.
Nachträgliches Ändern einer bereits verschickten Rechnung statt einer sauberen Storno- und Korrekturrechnung.
Unklare Leistungsbeschreibungen, die den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden.
Keine geordnete, revisionssichere Archivierung der ausgestellten Rechnungen.
Rechnung schreiben mit Billendo – in zwei Minuten
Mit Billendo wird aus der lästigen Pflicht eine Sache von Minuten. Du wählst eine Vorlage, trägst Kunde und Positionen ein – und Billendo übernimmt automatisch die fortlaufende Nummerierung, die korrekte Umsatzsteuer, alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und das saubere Layout mit deinem Logo. Anschließend verschickst du die Rechnung direkt als PDF oder als normkonforme E-Rechnung.
Im Hintergrund kümmert sich Billendo um den unsichtbaren Teil: GoBD-konforme Festschreibung, revisionssichere Archivierung, Übersicht über offene Posten und die Zahlen für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Du musst dir keine Pflichttexte merken und keine Formate recherchieren – du konzentrierst dich auf dein Geschäft, den Papierkram machen wir.
Fazit
Eine korrekte Rechnung ist kein Hexenwerk, aber sie verlangt Sorgfalt: die richtigen Pflichtangaben, eine saubere Nummerierung, die korrekte Umsatzsteuer und eine GoBD-konforme Archivierung. Wer das manuell macht, verliert Zeit und riskiert Fehler. Mit einer spezialisierten Software wie Billendo schreibst du in zwei Minuten eine rechtssichere Rechnung, bist für die E-Rechnungspflicht gerüstet und hast deine komplette Buchhaltung an einem Ort – verständlich, ehrlich und ohne versteckte Kosten.