Drucken, kuvertieren, frankieren, zum Briefkasten laufen – so lief der Rechnungsversand früher. Heute geht das in Sekunden: Rechnung per E-Mail raus, fertig. Der Versand auf elektronischem Weg ist längst Standard und in den allermeisten Fällen völlig zulässig. Trotzdem stolpern viele Selbstständige über Detailfragen: Ist eine PDF im Anhang rechtlich genug? Brauche ich die Zustimmung des Kunden? Und was ist mit den neuen E-Rechnungs-Formaten?
Dieser Ratgeber beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die Rechnung per E-Mail. Du erfährst, was rechtlich gilt, wie du den Versand professionell und GoBD-konform abwickelst und wo der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer echten E-Rechnung liegt. Und du siehst, wie Billendo dir den gesamten Versandweg abnimmt – vom fertigen Beleg bis ins Postfach deines Kunden.
Ist eine Rechnung per E-Mail überhaupt erlaubt?
Die kurze Antwort: ja. Eine Rechnung per E-Mail zu verschicken ist seit Langem zulässig und der elektronischen wie der Papierrechnung weitgehend gleichgestellt. Du musst dafür keine besondere Technik einsetzen und brauchst in der Regel auch keine elektronische Signatur, damit die Rechnung gültig ist.
Eine Voraussetzung gibt es allerdings, die viele übersehen: Der Empfänger muss dem elektronischen Versand grundsätzlich zustimmen. Diese Zustimmung kann ausdrücklich erfolgen oder sich stillschweigend ergeben – etwa wenn dein Kunde die per E-Mail erhaltene Rechnung anstandslos bezahlt und verbucht. In der Praxis ist das selten ein Problem, weil elektronischer Versand heute schlicht erwartet wird.
Wichtig bleibt, dass die Rechnung auch im elektronischen Versand alle Pflichtangaben enthält. Daran ändert der Versandweg nichts. Billendo erstellt die Rechnung von vornherein vollständig und mit allen Pflichtfeldern, sodass du sie bedenkenlos per E-Mail verschicken kannst.
PDF-Rechnung oder echte E-Rechnung – der Unterschied
Hier lohnt sich eine wichtige Unterscheidung, die oft durcheinandergerät. Eine Rechnung per E-Mail kann zweierlei bedeuten.
PDF-Rechnung: ein Dokument, das wie eine gedruckte Rechnung aussieht und vom Menschen gelesen wird
E-Rechnung: ein strukturiertes Datenformat, das auch maschinell ausgelesen und automatisch weiterverarbeitet werden kann
Die klassische PDF im Anhang ist für viele Geschäftsbeziehungen weiterhin praktikabel. Eine echte E-Rechnung dagegen folgt einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Bei ZUGFeRD steckt der strukturierte Datensatz sogar im PDF, sodass das Dokument für den Menschen lesbar und für Software auswertbar zugleich ist. XRechnung ist ein reines Datenformat, das vor allem im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern eine Rolle spielt.
Welches Format du brauchst, hängt von deinem Kunden ab. Billendo kann beides: Du verschickst die Rechnung per E-Mail wahlweise als PDF oder als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung – je nachdem, was die Gegenseite erwartet.
Pflichtangaben gelten auch beim E-Mail-Versand
Ein häufiger Irrtum: Beim elektronischen Versand gelten lockerere Regeln. Das stimmt nicht. Eine Rechnung muss nach Paragraf 14 UStG dieselben Pflichtangaben enthalten, egal ob sie auf Papier oder per E-Mail beim Kunden landet.
Dazu zählen in der Regel dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie die deines Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum sowie das Entgelt mit dem zugehörigen Steuersatz und Steuerbetrag. Bist du Kleinunternehmer, ersetzt der Hinweis nach Paragraf 19 UStG den Steuerausweis.
Billendo zieht diese Pflichtangaben automatisch aus deinen Stammdaten und der Kundenverwaltung. Beim Versand per E-Mail bleibt also nichts dem Zufall überlassen – die Rechnung ist vollständig, bevor sie das Postfach verlässt. Den passenden Kleinunternehmer-Hinweis setzt das Programm bei Bedarf von selbst.
Rechnung per E-Mail GoBD-konform aufbewahren
Wer Rechnungen elektronisch verschickt, muss sie auch elektronisch aufbewahren – und zwar so, dass sie unveränderbar bleiben. Eine Rechnung per E-Mail, die du nur kurz im Postausgang hast und dann aus den Augen verlierst, erfüllt die Anforderungen der GoBD nicht.
Konkret heißt das: Die versendete Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form revisionssicher abgelegt werden, über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg. Das gilt für PDF-Rechnungen genauso wie für E-Rechnungen. Sie einfach im E-Mail-Programm zu belassen, ist riskant, weil dort Belege gelöscht oder verändert werden können.
Billendo legt jede versendete Rechnung automatisch im GoBD-konformen Archiv ab. Du musst dich also nicht selbst um eine zweite Ablage kümmern – der Beleg ist nach dem Versand sicher und auffindbar gespeichert. Wenn dein Steuerberater die Unterlagen braucht, gibst du sie über den Export sauber weiter.
So verschickst du eine Rechnung per E-Mail mit Billendo
Der eigentliche Versand ist mit Billendo eine Sache von Sekunden, weil du den Beleg nicht erst exportieren und manuell anhängen musst.
Erstelle die Rechnung mit deinen Positionen und deinem Logo
Wähle den Kunden aus der Kundenverwaltung – die E-Mail-Adresse ist hinterlegt
Entscheide dich für PDF oder E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung
Verschicke die Rechnung direkt aus Billendo per E-Mail
Die Rechnung wird zugleich GoBD-konform archiviert
Du sparst dir damit den lästigen Zwischenschritt über das eigene Mailprogramm und vergisst keinen Anhang. Weil Billendo mobil funktioniert, schickst du eine Rechnung auch unterwegs raus – direkt nach dem Termin vom Smartphone. Der Kunde hat seinen Beleg dann oft schon, bevor du wieder im Büro bist.
Professionell auftreten: Logo, Ansprache und Betreff
Eine Rechnung per E-Mail ist auch ein Aushängeschild. Ein paar Kleinigkeiten heben deinen Versand vom anonymen Standard ab und wirken professionell.
Das beginnt beim Dokument selbst: Dein Logo auf der Rechnung sorgt für Wiedererkennung und einen seriösen Eindruck. In Billendo hinterlegst du dein Logo einmal, und es erscheint automatisch auf jeder Rechnung. Dazu gehört eine klare, höfliche Begleitnachricht – ein kurzer Dank für den Auftrag und der Hinweis auf den Anhang reichen.
Auch ein aussagekräftiger Betreff hilft, etwa mit Rechnungsnummer und kurzem Bezug zum Projekt. So findet dein Kunde die Rechnung später leicht wieder, und sie geht im vollen Postfach nicht unter. Kleine Aufmerksamkeiten wie diese kosten nichts, machen aber einen spürbaren Unterschied im Gesamteindruck.
Wiederkehrende Rechnungen automatisch per E-Mail versenden
Wenn du regelmäßig dieselbe Leistung abrechnest – etwa eine monatliche Betreuung oder ein Abo – willst du nicht jeden Monat denselben Versand von Hand erledigen. Genau dafür gibt es wiederkehrende Rechnungen.
Du legst die Rechnung einmal als Vorlage an, mit Positionen, Leistungsbeschreibung und Kunde. Billendo erzeugt daraus zum festgelegten Zeitpunkt automatisch die jeweilige Rechnung – mit fortlaufender Nummer und aktuellem Datum. So wird aus einer wiederkehrenden Aufgabe ein Vorgang, der weitgehend von selbst läuft.
Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch, dass eine Abrechnung mal vergessen wird oder verspätet rausgeht. Deine Einnahmen kommen pünktlich, und dein Kunde erhält seine Rechnung verlässlich zum gewohnten Termin – per E-Mail, als PDF oder E-Rechnung.
Vom Angebot zur per E-Mail versendeten Rechnung
Der elektronische Versand passt nahtlos in einen durchgängigen Ablauf. Viele Aufträge beginnen mit einem Angebot, und Billendo verbindet diesen Anfang lückenlos mit der Rechnung.
Du erstellst das Angebot in Minuten und verschickst es ebenfalls per E-Mail. Über den Status siehst du, ob es angenommen wurde. Sobald der Kunde zusagt, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um – Positionen und Leistungsbeschreibungen wandern direkt mit. Diese Rechnung verschickst du dann genauso bequem per E-Mail.
So entsteht ein flüssiger Weg vom ersten Kontakt bis zum bezahlten Beleg, ohne Medienbrüche und ohne doppeltes Tippen. Im Dashboard behältst du dabei den Überblick über offene Posten und Fälligkeiten – und siehst sofort, welche per E-Mail verschickte Rechnung noch nicht beglichen ist.
Was tun, wenn die Rechnung nicht ankommt oder nicht gezahlt wird?
Auch der beste E-Mail-Versand kann mal ins Leere laufen – eine falsche Adresse, ein voller Spam-Filter, ein übersehener Anhang. Falls eine Rechnung unbezahlt bleibt, lohnt zuerst ein freundliches Nachhaken, ob sie überhaupt angekommen ist.
Bleibt die Zahlung dennoch aus, hilft das Mahnwesen. In Billendo erkennst du im Dashboard sofort, welche Fälligkeiten überschritten sind, und stößt eine Zahlungserinnerung an. So musst du nicht in Listen suchen, sondern siehst auf einen Blick, wo es hakt.
Bewahre außerdem den versendeten Beleg auf – er ist über das GoBD-Archiv ohnehin gesichert. Sollte es zu Rückfragen kommen, hast du jederzeit den nachweisbaren Stand der per E-Mail verschickten Rechnung zur Hand. Bei rechtlichen Detailfragen zum Versand oder zur Zustimmung des Empfängers gibt dir dein Steuerberater verlässlich Auskunft.
Häufige Fragen zur Rechnung per E-Mail
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail rechtlich gültig? Ja. Eine per E-Mail verschickte PDF ist in der Regel zulässig, solange sie alle Pflichtangaben enthält und der Empfänger dem elektronischen Versand grundsätzlich zustimmt.
Brauche ich eine elektronische Signatur? In der Regel nicht. Für die Gültigkeit einer Rechnung per E-Mail ist keine besondere Signatur erforderlich.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung? Eine PDF wird vom Menschen gelesen, eine E-Rechnung folgt einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung und ist zusätzlich maschinell auswertbar. Billendo erstellt beides.
Muss ich die versendete Rechnung extra speichern? Nicht zusätzlich, wenn du Billendo nutzt – jede per E-Mail verschickte Rechnung wird automatisch GoBD-konform archiviert.
Fazit
Eine Rechnung per E-Mail zu verschicken ist heute Standard, zulässig und enorm zeitsparend – vorausgesetzt, die Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG, der Empfänger ist mit dem elektronischen Versand grundsätzlich einverstanden und der Beleg wird GoBD-konform aufbewahrt. Ob du eine PDF oder eine echte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung verschickst, hängt von deinem Kunden ab.
Mit Billendo erledigst du den ganzen Weg aus einer Hand: Rechnung mit Logo und Pflichtangaben erstellen, per E-Mail als PDF oder E-Rechnung versenden, automatisch archivieren und offene Posten im Dashboard im Blick behalten. Wiederkehrende Rechnungen laufen weitgehend von selbst. Du startest kostenlos, und Billendo wächst mit deinem Geschäft. Für rechtliche Detailfragen ist dein Steuerberater die richtige Adresse.