Eine Rechnung für Übersetzer sieht anders aus als die klassische Stundenrechnung vieler anderer Selbstständiger. Du rechnest nicht nur nach Zeit ab, sondern oft nach Normzeilen, nach Wörtern oder nach festen Pauschalen pro Projekt. Dazu kommen Eilzuschläge für knappe Deadlines, unterschiedliche Sprachkombinationen mit unterschiedlichen Sätzen und nicht selten Auftraggeber im Ausland. Wer als freiberuflicher Übersetzer oder als Dolmetscher arbeitet, braucht deshalb eine Lösung, die diese Besonderheiten sauber abbildet, ohne dass du jede Rechnung mühsam von Hand zusammenbaust.
Genau dafür ist Billendo gedacht. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du eine professionelle Rechnung für Übersetzer aufbaust, wie du nach Normzeile oder Wort abrechnest, wie du Eilzuschläge und verschiedene Sprachkombinationen in Positionen unterbringst und worauf du bei Auslandskunden und dem Thema Reverse-Charge allgemein achten solltest. Du startest kostenlos und Billendo wächst mit deinem Übersetzungsbüro mit, egal ob du gerade erst anfängst oder schon viele Stammkunden betreust.
Rechnung für Übersetzer nach Normzeile oder Wort abrechnen
Das wohl typischste Merkmal einer Rechnung für Übersetzer ist die Abrechnungseinheit. Während viele Branchen nach Stunden fakturieren, ist bei Übersetzungen die Normzeile mit meist 55 Anschlägen inklusive Leerzeichen verbreitet, ebenso die Abrechnung pro Wort. Welche Einheit du verwendest, hängt von deinem Markt, der Sprachrichtung und deinen Kunden ab. Wichtig ist, dass deine Rechnung diese Logik klar wiedergibt.
In Billendo bildest du jede Abrechnungseinheit als eigene Position ab. Du legst zum Beispiel eine Position mit der Bezeichnung Übersetzung Deutsch-Englisch, der Menge in Normzeilen und deinem Zeilenpreis an. Genauso funktioniert es mit einem Wortpreis: Du gibst die Wortanzahl als Menge und deinen Preis pro Wort als Einzelpreis ein. Die Summe rechnet Billendo automatisch aus, sodass du dich nicht verkalkulierst.
Position nach Normzeile mit Menge und Zeilenpreis sauber ausweisen.
Alternativ pro Wort abrechnen, mit Wortanzahl als Menge und Wortpreis.
Pauschalen für ganze Dokumente als feste Position hinterlegen.
Auch eine Mischung ist kein Problem. Du kannst auf derselben Rechnung eine Übersetzung nach Wort, ein Lektorat nach Stunde und eine Pauschale für die Formatierung ausweisen. Jede Position erhält ihre eigene Beschreibung, Menge und Einheit, sodass dein Auftraggeber genau nachvollziehen kann, wie sich dein Honorar zusammensetzt.
Eilzuschläge und verschiedene Sprachkombinationen abbilden
Übersetzungsaufträge unterscheiden sich nicht nur im Umfang, sondern auch im Schwierigkeitsgrad und in der Dringlichkeit. Eine seltene Sprachkombination, ein hochspezialisierter Fachtext oder eine Lieferung über Nacht rechtfertigen oft einen höheren Satz. Eine gute Rechnung für Übersetzer macht solche Zuschläge transparent, statt sie versteckt in den Grundpreis einzurechnen.
In Billendo legst du Eilzuschläge entweder als prozentualen Aufschlag über die Rabatt- und Zuschlagsfunktion oder als eigene, klar benannte Position an. So sieht der Kunde, dass der höhere Preis an der knappen Deadline liegt, und nicht an einem allgemein gestiegenen Zeilenpreis. Das beugt Diskussionen vor und macht deine Kalkulation nachvollziehbar.
Für unterschiedliche Sprachkombinationen kannst du in der Artikelverwaltung jede Kombination einmal mit ihrem Satz hinterlegen. Übersetzung Deutsch-Englisch, Französisch-Deutsch oder Spanisch-Englisch haben dann jeweils ihren eigenen Preis, den du beim Erstellen der Rechnung mit wenigen Klicks abrufst. So bleibst du konsistent und musst dir nicht jedes Mal überlegen, welcher Satz für welche Richtung gilt.
Eilzuschläge als prozentualen Aufschlag oder eigene Position ausweisen.
Jede Sprachkombination mit eigenem Satz in der Artikelverwaltung anlegen.
Fachzuschläge für spezialisierte Texte transparent als Position abbilden.
Weil sich häufige Leistungen einmal anlegen und immer wieder verwenden lassen, schreibst du auch komplexe Rechnungen mit mehreren Sprachpaaren und Zuschlägen in wenigen Minuten. Das spart dir Zeit, die du lieber in die eigentliche Übersetzungsarbeit steckst.
Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch
Eine Rechnung für Übersetzer ist nur dann korrekt, wenn alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind. Fehlt etwas, kann der Vorsteuerabzug deines Auftraggebers gefährdet sein und du musst nachbessern. Gerade wenn du für Agenturen oder Unternehmen arbeitest, achten diese sehr genau auf eine formal einwandfreie Rechnung. Billendo nimmt dir das ab, indem alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch berücksichtigt werden.
Dazu gehören dein vollständiger Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Auftraggebers, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, die Art und der Umfang der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag. Billendo setzt diese Felder automatisch an die richtige Stelle.
Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist Billendo automatisch den Hinweis nach Paragraf 19 UStG aus, sodass auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer erscheint und der entsprechende Vermerk korrekt enthalten ist. So musst du dir keine Gedanken über die richtige Formulierung machen und bleibst auf der sicheren Seite.
Weil Billendo GoBD-konform arbeitet, werden deine Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert, und die Rechnungsnummern laufen lückenlos. Bei Detailfragen zu deiner steuerlichen Situation ist und bleibt dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle, denn dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Beratung.
Auslandskunden und Reverse-Charge richtig behandeln
Übersetzer arbeiten von Natur aus über Sprachgrenzen hinweg, und damit häufig auch über Ländergrenzen. Viele Aufträge kommen von Agenturen oder Unternehmen aus anderen EU-Staaten oder aus dem Nicht-EU-Ausland. In diesen Fällen stellt sich die Frage, wer die Umsatzsteuer schuldet. Beim sogenannten Reverse-Charge-Verfahren geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger im Ausland über, sodass du auf deiner Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer ausweist.
Allgemein gilt: Wenn du eine sonstige Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringst, kann die Steuerschuld auf den Empfänger übergehen. Auf der Rechnung benötigst du dann in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden und einen Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft. In Billendo legst du die Daten deines ausländischen Kunden inklusive seiner USt-IdNr. in der Kundenverwaltung an und ergänzt den erforderlichen Hinweistext auf der Rechnung.
Daten des Auslandskunden inklusive USt-IdNr. in der Kundenverwaltung pflegen.
Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft auf der Rechnung ergänzen.
Rechnung als PDF in der passenden Form an internationale Auftraggeber senden.
Weil die konkrete steuerliche Einordnung vom Einzelfall abhängt, etwa davon, ob dein Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist und in welchem Land er sitzt, solltest du die genaue Behandlung mit deinem Steuerberater klären. Billendo gibt dir den Rahmen, deine Rechnung sauber und nachvollziehbar zu erstellen, die rechtliche Einordnung im Detail bleibt aber eine fachliche Frage.
Agenturen und Direktkunden unterschiedlich abrechnen
Als Übersetzer arbeitest du oft auf zwei Schienen gleichzeitig. Auf der einen Seite stehen Übersetzungsagenturen, die dir regelmäßig Aufträge vermitteln, häufig mit festen Konditionen, eigenen Bestellnummern und klaren Vorgaben zur Rechnungsstellung. Auf der anderen Seite stehen Direktkunden, also Unternehmen oder Privatpersonen, die dich direkt beauftragen. Beide Gruppen rechnest du etwas anders ab.
Für Agenturen sind oft eine Bestellnummer oder ein Projektkennzeichen wichtig, damit deine Rechnung intern korrekt zugeordnet werden kann. In Billendo hinterlegst du solche Angaben im Rechnungstext oder als zusätzliche Information, sodass deine Rechnung reibungslos durch die Buchhaltung der Agentur läuft. Die Stammdaten der Agentur liegen in der Kundenverwaltung, sodass du wiederkehrende Aufträge schnell abrechnest.
Bei Direktkunden steht dagegen oft die verständliche Darstellung im Vordergrund. Hier beschreibst du die Leistung etwas ausführlicher, etwa welches Dokument übersetzt wurde und in welche Sprache. So weiß auch ein Auftraggeber ohne Branchenkenntnis genau, wofür er zahlt, und es entstehen weniger Rückfragen.
Agenturen mit Bestellnummer und Projektkennzeichen sauber abrechnen.
Direktkunden mit verständlicher Leistungsbeschreibung versorgen.
Stammdaten beider Gruppen zentral in der Kundenverwaltung pflegen.
So bedienst du beide Kundentypen aus demselben System heraus, ohne die Übersicht zu verlieren. Welche Rechnung an welche Agentur ging und welcher Direktkunde noch offen ist, siehst du jederzeit in deinem Konto.
Dolmetscher-Tagessätze und Pauschalen abbilden
Viele Sprachprofis übersetzen nicht nur schriftlich, sondern dolmetschen auch. Beim Dolmetschen rechnest du in der Regel nicht nach Normzeile ab, sondern nach Tagessätzen, Halbtagessätzen oder Stunden. Hinzu kommen oft Reisezeiten, Fahrtkosten und manchmal Vorbereitungspauschalen. Eine gute Rechnung für Übersetzer und Dolmetscher trennt diese Positionen klar, damit der Auftraggeber jede Komponente nachvollziehen kann.
In Billendo legst du einen Tagessatz oder Halbtagessatz als eigene Position mit der entsprechenden Menge an. Reisezeit und Fahrtkosten ergänzt du als weitere Positionen, etwa Kilometerpauschale oder Reisezeit nach Stunde. Eine eventuelle Vorbereitungspauschale für die Einarbeitung in ein Fachthema oder Glossar bildest du als zusätzliche Position ab. So entsteht eine transparente Rechnung, die den gesamten Einsatz abdeckt.
Weil du auch beim Dolmetschen häufig wiederkehrende Sätze und Pauschalen verwendest, lohnt sich die Artikelverwaltung erneut. Du legst deinen Tagessatz, deinen Halbtagessatz und typische Nebenkosten einmal an und rufst sie bei jedem Einsatz mit wenigen Klicks ab. Das macht deine Abrechnung schnell und konsistent, gerade wenn mehrere Einsätze im Monat zusammenkommen.
Vom Angebot zur Rechnung in einem Klick
Größere Übersetzungs- oder Dolmetscheraufträge beginnen oft mit einem Angebot. Der Kunde möchte wissen, was die Übersetzung eines umfangreichen Handbuchs, eines Vertrags oder einer Website kosten wird, bevor er den Auftrag erteilt. Mit Billendo erstellst du ein professionelles Angebot in wenigen Minuten und behältst über den Status im Blick, ob es noch offen ist, angenommen oder abgelehnt wurde.
Der eigentliche Vorteil zeigt sich danach: Sobald der Auftrag erledigt ist, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Alle Positionen, Mengen, Sprachkombinationen und Preise werden übernommen, sodass du nichts doppelt erfassen musst. Falls der tatsächliche Umfang vom Angebot abweicht, etwa weil mehr Normzeilen anfielen oder ein Eilzuschlag dazukam, passt du die übernommenen Positionen einfach an, bevor du die Rechnung verschickst.
Das beschleunigt deinen gesamten Ablauf. Aus der Anfrage wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Auftrag und aus dem Auftrag eine Rechnung, ohne dass du dieselben Daten mehrfach eintippst. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit an Texten und Sprache.
E-Rechnung für Agenturen und Unternehmen
Immer mehr Übersetzer arbeiten für Unternehmen, Agenturen und die öffentliche Hand. In diesem geschäftlichen Umfeld spielt die E-Rechnung eine wachsende Rolle. Eine echte E-Rechnung ist dabei mehr als ein PDF, sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das beim Empfänger automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Billendo unterstützt die gängigen normkonformen Formate ZUGFeRD und XRechnung. Bei ZUGFeRD wird die strukturierte Datendatei in ein PDF eingebettet, sodass die Rechnung für Menschen lesbar bleibt und zugleich automatisiert verarbeitet werden kann. XRechnung ist ein reines Datenformat, das vor allem im Austausch mit der öffentlichen Verwaltung gefragt ist. Du wählst einfach das passende Format und Billendo erzeugt die normkonforme Datei für dich.
Echte E-Rechnung mit strukturierten Daten statt einfachem PDF.
ZUGFeRD und XRechnung normkonform direkt aus Billendo erzeugen.
Privatkunden weiterhin als gewohntes PDF beliefern.
Für dich als Übersetzer bedeutet das: Du kannst auch anspruchsvolle Auftraggeber bedienen, die eine E-Rechnung verlangen, ohne dafür zusätzliche Software zu brauchen. Deine Rechnung für Übersetzer entsteht im selben Arbeitsschritt wie sonst, nur eben im richtigen Format für den jeweiligen Empfänger.
Offene Posten, Mahnwesen und Belege im Griff
Geschriebene Rechnungen sind das eine, bezahlte Rechnungen das andere. Gerade als Solo-Selbstständiger im Sprachbereich ist es wichtig, dass dein Geld auch tatsächlich eingeht, ohne dass du ständig nachhaken musst. Billendo zeigt dir im Dashboard übersichtlich, welche Rechnungen offen sind, welche überfällig werden und wie hoch dein Umsatz im Zeitraum ist.
So erkennst du auf einen Blick, bei welcher Agentur oder welchem Direktkunden noch eine Zahlung aussteht. Bleibt eine Zahlung trotzdem aus, unterstützt dich das Mahnwesen. Du erinnerst säumige Kunden freundlich, aber bestimmt an offene Beträge, ohne lange Texte selbst formulieren zu müssen. Ein strukturierter Mahnprozess sorgt dafür, dass dir kein offener Betrag durch die Lappen geht.
Auch deine Ausgaben behältst du im Blick. Software-Lizenzen für Übersetzungstools, Fachwörterbücher, Weiterbildungen oder das neue Headset für die Online-Verdolmetschung sind Belege, die für deine Steuer zählen. Mit Billendo erfasst du sie per Foto oder Upload, ordnest sie einer Kategorie zu und hinterlegst die enthaltene Vorsteuer. Das GoBD-Archiv sorgt dafür, dass alles unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt ist.
Offene Posten und überfällige Rechnungen jederzeit im Dashboard sehen.
Säumige Kunden über das Mahnwesen strukturiert erinnern.
Belege per Foto erfassen, Kategorie und Vorsteuer hinterlegen.
Zum Quartalsende oder Jahresende zahlt sich das aus. Über den Export für deinen Steuerberater gibst du deine gesammelten Daten strukturiert weiter, statt einen Stapel Belege zu übergeben. Außerdem summiert dir das Dashboard die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch, sodass du einen guten Überblick über deine umsatzsteuerlichen Werte hast.
Wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden
Viele Übersetzer haben neben dem Projektgeschäft auch feste Stammkunden, für die sie regelmäßig in gleicher Form arbeiten. Eine monatliche Pauschale für laufende Lokalisierung, ein fester Retainer für eine Agentur oder wiederkehrende Wartung von übersetzten Inhalten kehren in gleicher Höhe immer wieder. Statt jede dieser Rechnungen manuell neu anzulegen, nutzt du in Billendo wiederkehrende Rechnungen.
Du hinterlegst die Positionen, den Kunden und den Rhythmus einmal, und Billendo erstellt die Rechnung in den festgelegten Abständen. So vergisst du keine fällige Abrechnung mehr und sicherst dir planbare, regelmäßige Einnahmen. Gerade für Solo-Selbstständige im Sprachbereich ist dieser verlässliche Einnahmestrom ein wertvolles Standbein neben dem schwankenden Projektgeschäft.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz. Deine Stammkunden erhalten ihre Rechnung pünktlich und in gewohnter Form, und du musst nicht aktiv daran denken, wann der nächste Turnus ansteht.
Korrekturschleifen und Lektorat getrennt ausweisen
Viele Übersetzungsaufträge enden nicht mit der ersten Lieferung. Der Kunde wünscht eine Korrekturschleife, ein zusätzliches Lektorat durch eine zweite Person oder eine Anpassung an einen Styleguide. Diese Leistungen sind oft separat vereinbart und gehören entsprechend transparent auf die Rechnung. Eine saubere Rechnung für Übersetzer trennt die eigentliche Übersetzung vom Lektorat und von zusätzlichen Korrekturrunden.
In Billendo legst du dafür eigene Positionen an. Das Lektorat rechnest du zum Beispiel nach Stunde oder nach Wort ab, eine zusätzliche Korrekturschleife als Pauschale oder nach Aufwand. So sieht dein Auftraggeber, welcher Anteil auf die Übersetzung und welcher auf die Qualitätssicherung entfällt. Das ist besonders dann hilfreich, wenn unterschiedliche Leistungen unterschiedlich kalkuliert sind.
Diese Trennung schützt dich auch vor unbezahlter Mehrarbeit. Wenn von vornherein klar abgebildet ist, dass eine Korrekturschleife im Preis enthalten ist und weitere Runden zusätzlich berechnet werden, gibt es am Ende keine Diskussion über den Umfang deiner Leistung.
Zahlungsziele und Skonto sinnvoll nutzen
Für deine Liquidität ist nicht nur entscheidend, dass du eine Rechnung schreibst, sondern wie schnell sie bezahlt wird. Eine klare Rechnung für Übersetzer mit einem eindeutigen Zahlungsziel beschleunigt den Zahlungseingang, weil dein Auftraggeber genau weiß, bis wann er überweisen soll. In Billendo legst du das Zahlungsziel direkt auf der Rechnung fest.
Wenn du einen Anreiz für besonders schnelle Zahlung setzen möchtest, kannst du Skonto hinterlegen. Wer früher zahlt, bekommt dann einen kleinen Nachlass. Das ist gerade bei Agenturen interessant, die viele Rechnungen verarbeiten und einen Vorteil für die frühe Begleichung gerne mitnehmen. Billendo rechnet die Skonto-Beträge automatisch korrekt aus.
Eindeutiges Zahlungsziel auf jeder Rechnung hinterlegen.
Skonto als Anreiz für schnelle Zahlung anbieten.
Sofort nach Lieferung fakturieren statt Wochen später.
So sorgst du mit wenigen Mitteln dafür, dass dein Honorar zügig auf dem Konto landet, statt wochenlang als offener Posten in deiner Übersicht zu stehen.
Häufige Fehler bei der Übersetzerrechnung vermeiden
Im Tagesgeschäft schleichen sich bei der Rechnung für Übersetzer schnell Fehler ein, die später Ärger machen. Eine vergessene Pflichtangabe, ein falsch berechneter Zeilenpreis, ein fehlender Hinweis bei Auslandskunden oder eine Lücke in der Rechnungsnummerierung können Rückfragen, verzögerte Zahlungen oder Probleme bei einer Prüfung verursachen.
Billendo hilft dir, diese Stolperfallen zu umgehen. Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind automatisch enthalten, die Rechnungsnummern laufen lückenlos und fortlaufend, und durch die saubere Trennung von Übersetzung, Lektorat, Zuschlägen und Nebenkosten beschreibst du deine Leistung nachvollziehbar. Bei Kleinunternehmern wird der Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch ergänzt.
Keine vergessenen Pflichtangaben dank automatischer Felder.
Lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern für eine saubere Buchführung.
Klare Trennung von Übersetzung, Zuschlägen und Nebenkosten.
Auch der richtige Steuersatz pro Position und die korrekte Darstellung bei Auslandskunden werden so deutlich einfacher. Du musst kein Steuerprofi sein, du brauchst nur ein Werkzeug, das dich an der richtigen Stelle unterstützt, und im Zweifel deinen Steuerberater.
Fazit
Eine Rechnung für Übersetzer hat ihre eigenen Regeln: Abrechnung nach Normzeile oder Wort, Eilzuschläge, verschiedene Sprachkombinationen, Dolmetscher-Tagessätze und nicht selten Auslandskunden. Mit Billendo bildest du all das sauber in Positionen ab, legst wiederkehrende Sätze einmal an und schreibst auch komplexe Rechnungen in wenigen Minuten. Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind automatisch dabei, bei Kleinunternehmern ergänzt Billendo den Hinweis nach Paragraf 19 UStG.
Auslandskunden und das Thema Reverse-Charge bildest du mit USt-IdNr. und dem passenden Hinweis ab, wobei die genaue steuerliche Einordnung im Einzelfall zu deinem Steuerberater gehört. Vom Angebot gelangst du mit einem Klick zur Rechnung, Agenturen und Unternehmen bedienst du mit normkonformer E-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung, und über Dashboard, Mahnwesen und Belegerfassung behältst du deine Finanzen im Griff. Du kannst kostenlos starten und Billendo wächst mit deinem Übersetzungsbüro mit.