Eine Rechnung für Immobilienmakler unterscheidet sich deutlich von der klassischen Leistungsabrechnung anderer Selbstständiger. Du verkaufst nicht Stunden oder Material, sondern den Erfolg einer Vermittlung. Dein Honorar, die Provision oder Courtage, wird in der Regel erst fällig, wenn der Kaufvertrag beurkundet oder der Mietvertrag geschlossen ist. Bis dahin gehst du in Vorleistung, mit Exposés, Besichtigungen, Inseraten und Beratung. Eine gute Abrechnung muss diesen Erfolgsbezug sauber abbilden und gegenüber Privat- wie Gewerbekunden überzeugen.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du als selbstständiger Makler eine professionelle Rechnung für Immobilienmakler aufbaust, wie du Provision und Courtage als erfolgsabhängiges Honorar abrechnest, worauf du bei Privat- und Gewerbekunden achtest, wie du die erbrachte Leistung nachweist und was es mit dem Bestellerprinzip allgemein auf sich hat. Billendo ist auf Selbstständige zugeschnitten, du startest kostenlos und die Software wächst mit deinem Maklergeschäft mit.
Rechnung für Immobilienmakler über Provision und Courtage
Das prägende Merkmal einer Rechnung für Immobilienmakler ist die Provision, oft auch Courtage oder Maklerlohn genannt. Sie ist dein Honorar für die erfolgreiche Vermittlung einer Immobilie und wird meist als Prozentsatz vom Kaufpreis oder bei der Vermietung als ein Vielfaches der Monatsmiete vereinbart. Auf der Rechnung weist du diesen Betrag klar und nachvollziehbar aus, damit dein Kunde versteht, wofür er zahlt.
In Billendo bildest du die Provision als eigene Position ab. Du kannst den vereinbarten Betrag direkt als Position mit klarer Bezeichnung eintragen, etwa Vermittlungsprovision für das Objekt mit Adresse und Bezug zum Kaufvertrag. So ist sofort erkennbar, auf welche Vermittlung sich die Rechnung bezieht. Billendo rechnet den passenden Steuersatz automatisch hinzu und summiert die Beträge korrekt.
Vermittlungsprovision als eigene, klar benannte Position ausweisen.
Bezug zum vermittelten Objekt und zum Vertrag in der Beschreibung herstellen.
Steuersatz und Gesamtbetrag automatisch von Billendo berechnen lassen.
Diese klare Darstellung ist wichtig, weil Provisionen oft hohe Beträge betreffen und genau geprüft werden. Eine Rechnung, die eindeutig benennt, für welche Vermittlung welche Courtage anfällt, beugt Rückfragen vor und sorgt dafür, dass dein Honorar zügig freigegeben und gezahlt wird.
Erfolgshonorar nach Abschluss richtig abrechnen
Der entscheidende Punkt bei der Rechnung für Immobilienmakler ist der Erfolgsbezug. In den allermeisten Fällen entsteht dein Provisionsanspruch erst, wenn die Vermittlung tatsächlich erfolgreich war, also der Kaufvertrag notariell beurkundet oder der Mietvertrag unterschrieben wurde. Du rechnest dein Honorar deshalb erst nach diesem Abschluss ab, nicht für die bloße Tätigkeit oder den Aufwand davor.
Genau hier hilft dir Billendo, den richtigen Zeitpunkt sauber abzubilden. Sobald der Abschluss feststeht, erstellst du die Rechnung über die vereinbarte Provision und versendest sie als PDF oder als E-Rechnung. Weil die Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos vergeben werden, ist deine Buchführung sauber, auch wenn zwischen Auftrag und Abschluss Wochen oder Monate liegen.
Manche Makler vereinbaren auch eine Aufteilung der Provision, etwa zwischen Verkäufer und Käufer, je nach Konstellation und örtlicher Gepflogenheit. In Billendo bildest du das ab, indem du für jede Partei eine eigene Rechnung über ihren jeweiligen Anteil erstellst. So bleibt für alle Beteiligten transparent, wer welchen Teil der Courtage trägt.
Welche Provisionshöhe und welche Aufteilung in deinem konkreten Fall zulässig und vereinbart sind, hängt vom Maklervertrag und von den rechtlichen Rahmenbedingungen ab. Diese Einordnung gehört in deinen Vertrag und im Zweifel in eine fachkundige Beratung. Billendo erfindet keine Provisionssätze, sondern hilft dir, die vereinbarten Beträge korrekt abzubilden.
Privat- und Gewerbekunden unterschiedlich behandeln
Als Immobilienmakler hast du es mit sehr unterschiedlichen Kunden zu tun. Auf der einen Seite stehen Privatpersonen, die ihre Wohnung verkaufen oder eine neue mieten wollen. Auf der anderen Seite stehen gewerbliche Kunden wie Bauträger, Investoren, Hausverwaltungen oder Unternehmen, die Gewerbeflächen suchen. Beide Gruppen rechnest du etwas anders ab, und deine Rechnung sollte das berücksichtigen.
Bei Privatkunden steht die verständliche Darstellung im Vordergrund. Du beschreibst klar, für welche Vermittlung die Provision anfällt, und sorgst dafür, dass die Rechnung auch für jemanden ohne kaufmännischen Hintergrund nachvollziehbar ist. Bei gewerblichen Kunden sind dagegen oft formale Anforderungen wichtiger, etwa eine korrekte Anschrift des Unternehmens, gegebenenfalls eine Bestell- oder Objektnummer und eine prüfbare Leistungsbeschreibung für die Buchhaltung.
Privatkunden mit klarer, verständlicher Leistungsbeschreibung versorgen.
Gewerbliche Kunden mit korrekten Firmendaten und Bezugskennzeichen abrechnen.
Stammdaten beider Gruppen zentral in der Kundenverwaltung pflegen.
In Billendo legst du die Stammdaten aller Kunden in der Kundenverwaltung an, sodass du bei wiederkehrenden Auftraggebern wie einer Hausverwaltung sofort loslegen kannst. Gewerbliche Kunden, die eine E-Rechnung erwarten, bedienst du mit den normkonformen Formaten ZUGFeRD und XRechnung, während Privatkunden ihre Rechnung als gewohntes PDF erhalten.
Den Nachweis der Leistung sauber dokumentieren
Weil dein Honorar an den Erfolg der Vermittlung geknüpft ist, kommt es bei der Rechnung für Immobilienmakler besonders auf den Nachweis der Leistung an. Du musst gegenüber dem Kunden nachvollziehbar machen, dass deine Tätigkeit zum Abschluss geführt hat und auf welcher vertraglichen Grundlage die Provision beruht. Eine klare Rechnung mit eindeutigem Bezug zum vermittelten Objekt ist dafür die Basis.
In Billendo beschreibst du in der Rechnungsposition genau, worauf sich deine Provision bezieht: das vermittelte Objekt, die Art der Vermittlung und der Bezug zum geschlossenen Vertrag. So ist die erbrachte Leistung dokumentiert und für den Kunden wie für eine spätere Prüfung nachvollziehbar. Die GoBD-konforme Speicherung sorgt dafür, dass deine Rechnungen unveränderbar und lückenlos abgelegt sind.
Auch frühere Angebote und Unterlagen findest du in Billendo jederzeit wieder. Wenn du dem Kunden vorab ein Angebot über deine Konditionen erstellt hast, kannst du dieses mit einem Klick in die Rechnung überführen, sobald der Abschluss feststeht. So entsteht eine durchgehende, nachvollziehbare Linie von der ersten Vereinbarung bis zur fertigen Rechnung.
Wichtig bleibt: Die formalen Anforderungen an den Provisionsanspruch und seinen Nachweis ergeben sich aus deinem Maklervertrag und den rechtlichen Rahmenbedingungen. Dieser Leitfaden gibt nur einen allgemeinen Überblick. Bei konkreten rechtlichen oder steuerlichen Fragen ist eine fachkundige Beratung, etwa durch deinen Steuerberater, der richtige Weg.
Das Bestellerprinzip allgemein im Blick
Ein Begriff, der im Maklergeschäft immer wieder auftaucht, ist das Bestellerprinzip. Allgemein gesprochen geht es darum, wer den Makler beauftragt hat und wer damit die Provision trägt. Bei der Vermietung von Wohnraum gilt vereinfacht der Grundsatz, dass derjenige zahlt, der den Makler bestellt hat. Bei der Vermittlung von Kaufobjekten gelten eigene Regeln, etwa zur Aufteilung der Provision zwischen den Parteien.
Für deine Rechnung für Immobilienmakler bedeutet das vor allem, dass du genau weißt, wer dein Rechnungsempfänger ist und auf welcher Grundlage die Provision anfällt. In Billendo stellst du die Rechnung dann an die richtige Partei und beschreibst klar, worauf sich der Anspruch stützt. So vermeidest du, dass die Provision an die falsche Stelle adressiert wird.
Rechnungsempfänger klar nach der zugrunde liegenden Vereinbarung bestimmen.
Provisionsanspruch nachvollziehbar auf den richtigen Auftraggeber beziehen.
Bei Aufteilung der Provision je Partei eine eigene Rechnung erstellen.
Die konkrete rechtliche Ausgestaltung des Bestellerprinzips und seine Anwendung auf deinen Einzelfall hängen von der Art des Geschäfts und den geltenden Vorschriften ab. Wir erfinden hier keine Detailregeln. Für die rechtssichere Einordnung deines konkreten Vermittlungsgeschäfts solltest du im Zweifel fachlichen Rat einholen.
Eigenes Logo und professioneller Auftritt
Eine Provisionsrechnung über einen hohen Betrag sollte auch professionell aussehen. Der erste Eindruck zählt, gerade gegenüber Investoren, Bauträgern und Hausverwaltungen, die viele Dienstleister erleben. Eine Rechnung für Immobilienmakler, die aufgeräumt und mit deinem eigenen Logo gestaltet ist, unterstreicht die Seriosität deines Maklergeschäfts.
In Billendo hinterlegst du dein Logo einmal, und es erscheint automatisch auf jeder Rechnung und jedem Angebot. Die Dokumente sind klar strukturiert, sodass alle Angaben übersichtlich an ihrem Platz stehen. So wirkt jede Rechnung wie aus einem Guss, ohne dass du dich jedes Mal um die Gestaltung kümmern musst.
Dieser einheitliche Auftritt zahlt auf dein Erscheinungsbild ein. Vom ersten Exposé über das Angebot bis zur finalen Provisionsrechnung präsentierst du dich durchgängig professionell, was Vertrauen schafft und zu deinem Geschäft als Makler passt.
Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch
Eine Rechnung für Immobilienmakler ist nur dann korrekt, wenn alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind. Fehlt etwas, kann der Vorsteuerabzug eines gewerblichen Kunden gefährdet sein und du musst nachbessern. Da Provisionsrechnungen oft hohe Beträge betreffen, ist eine formal einwandfreie Rechnung besonders wichtig. Billendo nimmt dir das ab, indem alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG automatisch berücksichtigt werden.
Dazu gehören dein vollständiger Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Auftraggebers, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, die Art und der Umfang der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung sowie das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag. Billendo setzt diese Felder automatisch an die richtige Stelle.
Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist Billendo automatisch den Hinweis nach Paragraf 19 UStG aus, sodass auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer erscheint und der entsprechende Vermerk korrekt enthalten ist. Weil Billendo GoBD-konform arbeitet, werden deine Rechnungen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert, und die Rechnungsnummern laufen lückenlos.
Für Detailfragen zu deiner steuerlichen Situation bleibt dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle, denn dieser Leitfaden ersetzt keine individuelle Beratung.
Vom Angebot zur Rechnung in einem Klick
Viele Maklergeschäfte beginnen mit einer Vereinbarung über die Konditionen. Bevor du tätig wirst, klärst du mit dem Kunden, welche Provision im Erfolgsfall anfällt. Mit Billendo kannst du ein professionelles Angebot über deine Konditionen erstellen und über den Status im Blick behalten, ob es noch offen ist, angenommen oder abgelehnt wurde.
Der eigentliche Vorteil zeigt sich nach dem erfolgreichen Abschluss: Du wandelst das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Die vereinbarte Provision und alle Angaben werden übernommen, sodass du nichts doppelt erfassen musst. Falls sich die Bemessungsgrundlage geändert hat, etwa weil der endgültige Kaufpreis vom ursprünglich angenommenen Wert abweicht, passt du die Position einfach an, bevor du die Rechnung verschickst.
Das beschleunigt deinen Ablauf erheblich. Aus der Konditionsvereinbarung wird ein Angebot, aus dem erfolgreichen Abschluss eine Rechnung, ohne dass du dieselben Daten mehrfach eintippst. So bleibt mehr Zeit für Besichtigungen, Kundengespräche und die Vermittlung selbst.
Offene Posten, Mahnwesen und Belege im Blick
Geschriebene Rechnungen sind das eine, bezahlte Rechnungen das andere. Gerade weil Provisionen hohe Beträge betreffen, ist es entscheidend, dass dein Honorar tatsächlich eingeht. Billendo zeigt dir im Dashboard übersichtlich, welche Rechnungen offen sind, welche überfällig werden und wie hoch dein Umsatz im Zeitraum ist.
So erkennst du auf einen Blick, bei welchem Kunden eine Provision noch aussteht. Bleibt eine Zahlung aus, unterstützt dich das Mahnwesen. Du erinnerst säumige Kunden freundlich, aber bestimmt an offene Beträge, ohne lange Texte selbst formulieren zu müssen. Das gibt dir Planungssicherheit, gerade wenn dein Einkommen aus einzelnen, größeren Provisionen besteht.
Auch deine Ausgaben behältst du im Blick. Kosten für Inserate und Immobilienportale, Exposé-Fotografen, Fahrten zu Besichtigungen, Bürobedarf oder Software sind Belege, die für deine Steuer zählen. Mit Billendo erfasst du sie per Foto oder Upload, ordnest sie einer Kategorie zu und hinterlegst die enthaltene Vorsteuer. Das GoBD-Archiv sorgt dafür, dass alles unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt ist.
Offene Provisionen und überfällige Rechnungen im Dashboard sehen.
Säumige Kunden über das Mahnwesen strukturiert erinnern.
Belege wie Inseratskosten per Foto erfassen, Kategorie und Vorsteuer hinterlegen.
Zum Quartalsende oder Jahresende zahlt sich das aus. Über den Export für deinen Steuerberater gibst du deine gesammelten Daten strukturiert weiter, statt einen Stapel Belege zu übergeben. Außerdem summiert dir das Dashboard die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch, sodass du deine umsatzsteuerlichen Werte gut im Blick hast.
Wiederkehrende Rechnungen für laufende Betreuung
Viele Makler haben neben dem Vermittlungsgeschäft auch wiederkehrende Einnahmen. Eine laufende Betreuung von Objekten, regelmäßige Beratungspauschalen für Investoren oder feste Servicevereinbarungen mit einer Hausverwaltung kehren in gleicher Form immer wieder. Statt jede dieser Rechnungen manuell neu anzulegen, nutzt du in Billendo wiederkehrende Rechnungen.
Du hinterlegst die Positionen, den Kunden und den Rhythmus einmal, und Billendo erstellt die Rechnung in den festgelegten Abständen. So vergisst du keine fällige Abrechnung mehr und sicherst dir planbare, regelmäßige Einnahmen neben dem schwankenden Provisionsgeschäft. Gerade wenn dein Einkommen sonst stark von einzelnen Abschlüssen abhängt, ist dieser verlässliche Einnahmestrom ein wertvolles Standbein.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz. Deine Stammkunden erhalten ihre Rechnung pünktlich und in gewohnter Form, und du musst nicht aktiv daran denken, wann der nächste Turnus ansteht.
Provision bei Kauf und Vermietung unterscheiden
Ob du eine Immobilie zum Kauf oder zur Miete vermittelst, macht für deine Abrechnung einen Unterschied. Bei der Vermittlung eines Kaufobjekts berechnet sich die Provision meist als Prozentsatz vom Kaufpreis, bei einer Vermietung dagegen häufig als ein Vielfaches der monatlichen Miete. Eine durchdachte Rechnung für Immobilienmakler macht klar, auf welcher Grundlage die jeweilige Courtage beruht.
In Billendo bildest du beide Fälle als eigene, eindeutig beschriebene Positionen ab. Bei einem Kaufobjekt benennst du die Vermittlungsprovision mit Bezug zum Kaufvertrag, bei einer Vermietung mit Bezug zum Mietvertrag. So ist für deinen Kunden und für eine spätere Prüfung sofort erkennbar, welcher Geschäftstyp abgerechnet wird und wie sich der Betrag ergibt.
Diese saubere Unterscheidung ist auch deshalb wichtig, weil für Vermietung und Verkauf unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen gelten können. Wie genau dein konkretes Geschäft einzuordnen ist, hängt vom Vertrag und den geltenden Vorschriften ab und gehört im Zweifel in eine fachkundige Beratung.
Zahlungsziel setzen und Skonto anbieten
Weil eine Provision oft einen hohen Betrag ausmacht, lohnt es sich, beim Zahlungseingang nichts dem Zufall zu überlassen. Eine klare Rechnung für Immobilienmakler mit eindeutigem Zahlungsziel sorgt dafür, dass dein Kunde genau weiß, bis wann die Courtage zu überweisen ist. In Billendo legst du das Zahlungsziel direkt auf der Rechnung fest.
Wenn du einen Anreiz für besonders schnelle Zahlung setzen möchtest, kannst du Skonto hinterlegen. Wer früher zahlt, bekommt dann einen kleinen Nachlass. Billendo rechnet die Skonto-Beträge automatisch korrekt aus, sodass deine Rechnung trotzdem stimmig bleibt.
Eindeutiges Zahlungsziel auf jeder Provisionsrechnung hinterlegen.
Skonto als Anreiz für schnelle Zahlung anbieten.
Direkt nach dem Abschluss fakturieren statt erst Wochen später.
So sorgst du dafür, dass deine Provision zügig auf dem Konto landet, statt als hoher offener Posten lange in deiner Übersicht zu stehen.
Häufige Fehler bei der Maklerrechnung vermeiden
Im Tagesgeschäft schleichen sich bei der Rechnung für Immobilienmakler schnell Fehler ein, die später Ärger machen. Eine fehlende Pflichtangabe, ein falscher Rechnungsempfänger, ein unklarer Bezug zum vermittelten Objekt oder eine Lücke in der Rechnungsnummerierung können Rückfragen, verzögerte Zahlungen oder Probleme bei einer Prüfung verursachen.
Billendo hilft dir, diese Stolperfallen zu umgehen. Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind automatisch enthalten, die Rechnungsnummern laufen lückenlos und fortlaufend, und durch die klare Beschreibung von Provision und vermitteltem Objekt dokumentierst du deine Leistung nachvollziehbar. Bei Kleinunternehmern wird der Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch ergänzt.
Keine vergessenen Pflichtangaben dank automatischer Felder.
Lückenlose, fortlaufende Rechnungsnummern für eine saubere Buchführung.
Klarer Bezug von Provision und Rechnung zum vermittelten Objekt.
Auch der richtige Steuersatz pro Position und die korrekte Adressierung an den richtigen Auftraggeber werden so deutlich einfacher. Du musst kein Steuerprofi sein, du brauchst nur ein Werkzeug, das dich an der richtigen Stelle unterstützt, und im Zweifel deinen Steuerberater.
Fazit
Eine Rechnung für Immobilienmakler dreht sich um den Erfolg: Deine Provision oder Courtage wird in der Regel erst fällig, wenn die Vermittlung tatsächlich zum Abschluss geführt hat. Mit Billendo bildest du dieses Erfolgshonorar sauber als Position ab, beschreibst den Bezug zum vermittelten Objekt klar und rechnest gegenüber Privat- wie Gewerbekunden formal korrekt ab. Bei einer Aufteilung der Provision erstellst du je Partei eine eigene Rechnung.
Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind automatisch dabei, bei Kleinunternehmern ergänzt Billendo den Hinweis nach Paragraf 19 UStG. Vom Angebot über deine Konditionen gelangst du nach dem Abschluss mit einem Klick zur Rechnung, gewerbliche Kunden bedienst du mit normkonformer E-Rechnung in ZUGFeRD oder XRechnung, und über Dashboard, Mahnwesen und Belegerfassung behältst du deine Finanzen im Griff. Das Bestellerprinzip und die rechtliche Einordnung deines Vermittlungsgeschäfts gehören dabei in deinen Maklervertrag und im Zweifel in eine fachkundige Beratung. Du kannst kostenlos starten und Billendo wächst mit deinem Maklergeschäft mit.