Als Hebamme begleitest du Familien in einer der wichtigsten Phasen ihres Lebens, von der Schwangerschaft über die Geburt bis ins Wochenbett. Dabei bleibt oft wenig Zeit für Bürokratie, und doch braucht jede Leistung am Ende eine saubere Abrechnung. Eine Rechnung für Hebammen ist dabei besonders, weil sich deine Tätigkeit häufig aus zwei Welten zusammensetzt: Leistungen, die über die Krankenkasse laufen, und zusätzliche Angebote, die die Eltern selbst bezahlen. Beides ordentlich auseinanderzuhalten, ist entscheidend für eine korrekte Abrechnung.
Auf dieser Seite zeigen wir dir, wie du als Hebamme deine Leistungen rund um Geburt und Wochenbett sauber abrechnest, wie du private Zusatzleistungen klar von Kassenleistungen trennst, wie die Kleinunternehmerregelung für dich relevant sein kann und wie du deine Belege ordentlich erfasst. Billendo macht aus dem ungeliebten Verwaltungsteil eine Sache von wenigen Minuten, ob am Schreibtisch oder unterwegs zwischen zwei Hausbesuchen, damit du dich wieder auf die Familien konzentrieren kannst.
Die Rechnung für Hebammen im Berufsalltag
Der Alltag einer Hebamme ist selten planbar. Ein Hausbesuch hier, eine Geburtsvorbereitung dort, dazwischen die Wochenbettbetreuung bei mehreren Familien gleichzeitig. Viele Leistungen rechnest du direkt mit der gesetzlichen Krankenkasse ab, andere wiederum bietest du als private Zusatzleistung an, die die Eltern selbst tragen. Genau hier kommt die Rechnung für Hebammen ins Spiel, denn private Leistungen brauchen eine korrekte, nachvollziehbare Rechnung an die Familie.
Ohne System verlierst du in diesem Wechsel schnell den Überblick: Wer hat welche Zusatzleistung in Anspruch genommen, welche Rechnung ist schon bezahlt und welche steht noch aus? Billendo bündelt deine Familien, Leistungen und Rechnungen an einem Ort, sodass du jederzeit weißt, wo du stehst. Du behältst den Überblick über offene Beträge, ohne mehrere Listen pflegen zu müssen, und kannst dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Krankenkasse und private Zusatzleistungen trennen
Ein zentraler Punkt bei der Rechnung für Hebammen ist die klare Trennung zwischen Leistungen, die die Krankenkasse übernimmt, und Angeboten, die privat zu zahlen sind. Kurse, bestimmte Beratungsleistungen oder zusätzliche Betreuungsangebote, die über den Leistungskatalog der Kasse hinausgehen, rechnest du direkt mit den Eltern ab. Damit es dabei keine Missverständnisse gibt, muss auf der Rechnung klar erkennbar sein, welche Leistung erbracht wurde und was sie kostet.
In Billendo legst du jede private Leistung als eigene Position an, mit Beschreibung, Menge und Preis, sodass die Familie genau sieht, wofür sie bezahlt. Wiederkehrende Angebote wie ein Geburtsvorbereitungskurs speicherst du einmal in der Artikelverwaltung und wählst sie beim nächsten Mal nur noch aus. So entsteht eine transparente Rechnung, die Vertrauen schafft und Rückfragen vermeidet. Welche deiner Leistungen privat abzurechnen sind und wie sie steuerlich einzuordnen sind, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerberater.
Kleinunternehmerregelung für Hebammen
Viele Hebammen, gerade wenn sie freiberuflich starten oder nur einen Teil ihrer Leistungen privat abrechnen, bewegen sich umsatzmäßig in einem überschaubaren Rahmen. In solchen Fällen kann die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG interessant sein, bei der keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Ob diese Regelung für dich passt und ob du sie nutzen möchtest, hängt von deiner individuellen Situation ab und ist eine Frage, die du am besten einmal mit deinem Steuerberater besprichst.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, unterstützt dich Billendo dabei, deine Rechnung für Hebammen formal korrekt zu gestalten. Statt einer ausgewiesenen Umsatzsteuer ergänzt Billendo automatisch den passenden Hinweis nach Paragraf 19 UStG, sodass deine Rechnung sauber und vollständig ist. Du musst dich nicht bei jeder Rechnung neu mit dem Wortlaut beschäftigen, weil Billendo den Hinweis für dich einfügt, sobald du die entsprechende Einstellung hinterlegt hast. Hinzu kommt, dass bestimmte Leistungen rund um die Geburtshilfe unter eine Umsatzsteuerbefreiung fallen können, was du ebenfalls mit deinem Steuerberater klären solltest.
Alle Pflichtangaben automatisch korrekt
Auch eine Rechnung für Hebammen muss die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, damit sie ordnungsgemäß ist. Dazu zählen dein Name und deine Anschrift, die Daten der Familie, deine Steuernummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine genaue Beschreibung der Leistung und, sofern zutreffend, der korrekte Steuersatz. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal nicht in Ordnung, was sowohl für dich als auch für die Eltern zu Problemen führen kann.
Billendo füllt diese Angaben automatisch aus deinen hinterlegten Stammdaten und vergibt fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken. Falls du als Kleinunternehmerin arbeitest, ergänzt Billendo statt der Umsatzsteuer den Hinweis nach Paragraf 19 UStG, ansonsten den korrekten Steuersatz. Du musst dir nicht merken, was alles draufgehört, weil Billendo die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG berücksichtigt und für dich zusammenstellt. So sieht jede Rechnung professionell und vollständig aus, und du sparst dir das mühsame Kontrollieren von Hand.
Leistungen rund um Geburt und Wochenbett abrechnen
Deine Arbeit reicht von der Schwangerschaftsbegleitung über die Geburtshilfe bis zur intensiven Betreuung im Wochenbett, und entsprechend vielfältig sind die Leistungen, die du privat abrechnest. Mal ist es ein einzelner Beratungstermin, mal eine ganze Kursreihe, mal eine zusätzliche Betreuung, die über das Übliche hinausgeht. In Billendo bildest du all das flexibel ab, indem du jede Leistung als eigene Position mit passender Beschreibung und Preis anlegst.
Das Leistungsdatum ergänzt du pro Position, was gerade bei einer längeren Betreuung über Wochen hilfreich ist, damit erkennbar bleibt, wann welche Leistung erbracht wurde. Verschiedene Sätze für unterschiedliche Angebote hinterlegst du einmal und nutzt sie immer wieder. So entsteht ohne großen Aufwand eine klare, vollständige Rechnung für Hebammen, die deine Arbeit angemessen abbildet und für die Familie transparent ist.
Schnell abrechnen, auch zwischen zwei Hausbesuchen
Der beste Zeitpunkt für eine Rechnung ist direkt nach der Leistung, solange alles frisch ist. Genau dann sitzt du als Hebamme aber selten in Ruhe am Schreibtisch, sondern bist auf dem Weg zum nächsten Hausbesuch. Billendo funktioniert auch mobil am Smartphone, sodass du eine Rechnung für Hebammen unterwegs oder am Ende des Tages schnell erstellen und versenden kannst. Du wählst die Familie, fügst die Positionen hinzu und schickst die Rechnung sofort raus.
Diese Schnelligkeit hat einen handfesten Vorteil: Je früher die Rechnung bei der Familie ist, desto früher kommt dein Honorar. Aufgeschobene Rechnungen sind verschleppte Einnahmen, und gerade als Freiberuflerin ohne festes Gehalt spürst du das direkt im Cashflow. Mit Billendo verschwindet die Ausrede, dass du es später machst, weil später genau jetzt sein kann, in nur wenigen Minuten und mit allen Pflichtangaben automatisch an Bord.
Belege und Betriebsausgaben erfassen
Als Hebamme hast du laufende Ausgaben, von Verbrauchsmaterial über Fortbildungen bis zu Fahrtkosten zwischen den Familien, und diese Ausgaben sind in aller Regel als Betriebsausgaben relevant. Damit am Jahresende nichts fehlt, erfasst du deine Belege am besten sofort. Mit Billendo fotografierst du eine Quittung mit dem Smartphone oder lädst eine Rechnung als Datei hoch, ordnest sie einer Kategorie zu und erfasst, sofern zutreffend, die enthaltene Vorsteuer.
Die Belege werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert, sodass nichts verloren geht und alles auffindbar bleibt. Das spart dir nicht nur Sucherei, sondern hilft dir auch, keine absetzbaren Ausgaben zu übersehen. Die erfassten Daten bilden zudem eine saubere Grundlage für deine spätere Gewinnermittlung. So bist du jederzeit vorbereitet und musst nicht kurz vor einer Frist einen ganzen Stapel Quittungen aufarbeiten, sondern hast alles ordentlich beisammen.
Angebote für Kurse und Zusatzleistungen
Manche Eltern möchten vorab wissen, was eine bestimmte Zusatzleistung oder ein Kurs kostet. Genau dafür ist die Angebotsfunktion gemacht: In Billendo erstellst du in wenigen Minuten ein übersichtliches Angebot mit allen geplanten Leistungen und Preisen. So schaffst du Transparenz und Vertrauen, noch bevor die Betreuung beginnt, und vermeidest spätere Diskussionen über die Kosten.
Den Status eines Angebots verfolgst du von offen über angenommen bis abgelehnt, und sobald die Familie zustimmt, wandelst du das Angebot mit einem einzigen Klick in eine Rechnung um. Alle Positionen werden dabei übernommen, nichts geht verloren und du tippst nichts doppelt. So wird aus dem Ja der Eltern ohne Umwege eine fertige, korrekte Rechnung für Hebammen, sobald die Leistung erbracht ist.
Was Billendo für Hebammen leistet
Billendo bündelt alles, was du als Hebamme für deine Abrechnung brauchst, in einem Werkzeug, das mit dir mitdenkt und mit deiner Tätigkeit mitwächst. Statt mehrere Programme zu jonglieren, erledigst du Angebote, Rechnungen, Belege und Mahnungen an einem Ort und behältst deine Finanzen jederzeit im Blick.
Private Zusatzleistungen klar abrechnen und von Kassenleistungen trennen
Kleinunternehmer-Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch ergänzen
Belege und Fahrtkosten per Foto erfassen und GoBD-konform archivieren
Offene Posten im Dashboard sehen und freundlich nachfassen
Offene Posten und Mahnwesen im Griff
Auch bei privat zahlenden Familien bleibt manchmal eine Rechnung liegen, weil sie im Trubel mit dem Neugeborenen schlicht vergessen wird. Damit dir dadurch kein Geld entgeht, zeigt dir das Dashboard von Billendo jederzeit, welche Rechnungen offen sind, welche bald fällig werden und wo bereits Zahlungsverzug besteht. Du siehst deine offenen Posten auf einen Blick und musst dafür keine Liste in Excel pflegen.
Bleibt eine Zahlung aus, schickst du mit wenigen Klicks eine freundliche Zahlungserinnerung und bei Bedarf eine Mahnung. Der höfliche Ton bleibt gewahrt, was im sensiblen Verhältnis zwischen Hebamme und Familie besonders wichtig ist, und du sparst dir das unangenehme Hinterhertelefonieren. Konsequentes Nachfassen wird so zur ruhigen Routine statt zur Belastung, und dein Cashflow gerät nicht ins Stocken.
Übergabe an den Steuerberater
Viele Hebammen geben ihre Buchhaltung am Jahresende an einen Steuerberater, der die Gewinnermittlung und die steuerlichen Erklärungen übernimmt. Damit das reibungslos läuft, brauchst du eine geordnete Sammlung deiner Rechnungen und Belege. Billendo hält all das GoBD-konform vor und bietet eine Exportfunktion, mit der du deinem Steuerberater die relevanten Daten in einem sauberen Format übergibst, ohne stapelweise Papier zu sortieren.
Das spart auf beiden Seiten Zeit und damit oft auch Kosten, weil dein Steuerberater weniger Aufwand mit Sortieren und Nachfragen hat. Gerade bei Fragen wie der Kleinunternehmerregelung oder einer möglichen Umsatzsteuerbefreiung bestimmter Leistungen ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner, und mit einer sauberen Datenbasis aus Billendo kann er dich besser beraten. Du wiederum musst keine Angst vor verlorenen Belegen haben, weil alles zentral und nachvollziehbar abgelegt ist.
Kostenlos starten und mitwachsen
Du musst nicht in teure Software investieren, um deine Rechnung für Hebammen professionell zu gestalten. Mit Billendo startest du kostenlos und legst sofort los, ohne langen Einrichtungsmarathon und ohne Vorkenntnisse in Buchhaltung. Sobald deine Tätigkeit wächst und du mehr Komfort brauchst, stehen dir die größeren Tarife offen, die dir zusätzliche Möglichkeiten bieten.
So zahlst du nie für Funktionen, die du noch nicht brauchst, und hast trotzdem Luft nach oben, wenn aus einem kleinen Nebenangebot eine volle Betreuung wird. Egal ob du gerade erst startest oder bereits viele Familien betreust, Billendo passt sich deinem Tempo an. Du behältst die Kontrolle über deine Finanzen, ohne dich in Verwaltung zu verlieren, und gewinnst Zeit für das, was wirklich zählt: die Begleitung der Familien.
Fazit
Die Rechnung für Hebammen muss kein Zeitfresser sein. Mit Billendo rechnest du private Zusatzleistungen sauber ab, trennst sie klar von Kassenleistungen und gestaltest deine Rechnungen passend zu deiner Situation, etwa als Kleinunternehmerin mit automatischem Hinweis nach Paragraf 19 UStG. Pflichtangaben und fortlaufende Nummern sind dabei immer automatisch an Bord.
Belege und Fahrtkosten erfasst du per Foto, deine Unterlagen liegen GoBD-konform für den Steuerberater bereit, und offene Posten behältst du im Dashboard im Blick. Bei steuerlichen Fragen, etwa zur Kleinunternehmerregelung oder zu Umsatzsteuerbefreiungen, ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner. Starte kostenlos, hol dir dein Honorar schneller und konzentriere dich wieder auf deine Familien.