Ein fester monatlicher Betrag, der ohne großes Nachhalten aufs Konto kommt: Genau das ist der Reiz eines Retainers. Statt jedes Projekt einzeln zu kalkulieren, vereinbarst du mit dem Kunden ein laufendes Honorar für eine definierte Leistung oder eine bestimmte verfügbare Kapazität. Das gibt beiden Seiten Planungssicherheit und dir eine berechenbare Einnahmebasis.
Beim Abrechnen wird der Retainer allerdings schnell zur Fleißarbeit, wenn du jeden Monat dieselbe Rechnung von Hand neu tippst. Genau dort schleichen sich Fehler ein: vergessene Rechnungen, falsche Nummern, ein verrutschter Zeitraum. Auf dieser Seite liest du, wie ein Retainer sauber abgerechnet wird, was rechtlich in die Rechnung gehört und wie du die monatliche Wiederholung ohne Aufwand automatisierst.
Was ein Retainer überhaupt ist
Ein Retainer ist eine wiederkehrende Vergütung für eine fortlaufende Geschäftsbeziehung. Der Kunde sichert sich deine Leistung oder einen festgelegten Teil deiner Arbeitszeit und zahlt dafür regelmäßig, meist monatlich. Im Gegenzug steht ihm ein vereinbarter Leistungsumfang zu, etwa eine bestimmte Stundenzahl, ein Betreuungspaket oder die Bereitschaft, kurzfristig verfügbar zu sein.
Typisch sind Retainer bei beratenden und kreativen Tätigkeiten: laufende Betreuung von Social-Media-Kanälen, fortlaufende Beratung, monatliche Wartung oder ein Support-Kontingent. Der gemeinsame Nenner ist, dass keine einmalige Leistung abgerechnet wird, sondern eine dauerhafte Verfügbarkeit oder ein regelmäßig wiederkehrender Aufwand.
Für dich als Selbstständigen bedeutet das vor allem eines: planbare Einnahmen. Du weißt zu Monatsbeginn, welcher Betrag kommt, und kannst deine Kapazität besser einteilen. Damit dieser Vorteil aber nicht durch den Verwaltungsaufwand aufgefressen wird, sollte die Abrechnung möglichst wenig manuelle Arbeit kosten.
Pauschal oder nach Aufwand abrechnen
Beim Retainer abrechnen gibt es grundsätzlich zwei Modelle, und es lohnt sich, das passende von Anfang an festzulegen. Das eine ist die reine Pauschale: Ein fixer Betrag wird unabhängig vom tatsächlichen Aufwand fällig. Das ist denkbar einfach, weil jeden Monat dieselbe Summe in Rechnung gestellt wird.
Das andere Modell rechnet ein Kontingent ab. Du vereinbarst etwa ein bestimmtes Stundenpaket pro Monat, das pauschal vergütet wird, und alles, was darüber hinausgeht, wird zusätzlich berechnet. Hier brauchst du eine Grundrechnung über die Pauschale und gegebenenfalls eine ergänzende Position für Mehrleistungen.
Reine Pauschale: jeden Monat derselbe Betrag, ideal für eine wiederkehrende Rechnung.
Kontingentmodell: Pauschale plus separat ausgewiesene Mehrleistungen.
Gestaffeltes Modell: unterschiedliche Pakete, die je nach Kunde variieren.
Welches Modell du wählst, hängt von deiner Leistung ab. Wichtig ist nur, dass der Leistungszeitraum auf der Rechnung klar benannt ist, damit der Kunde nachvollziehen kann, welcher Monat oder Abschnitt damit bezahlt wird.
Den Leistungszeitraum sauber angeben
Anders als bei einem einmaligen Auftrag ist beim Retainer der Bezug zum Zeitraum entscheidend. Eine Rechnung über die monatliche Betreuung sollte deutlich machen, welchen Zeitraum sie abdeckt, etwa „Betreuung im Mai 2026” oder „Beratungspauschale Q2”. Ohne diese Angabe verschwimmen die Monate, und sowohl du als auch der Kunde verlieren den Überblick.
Der Leistungszeitraum gehört nach den allgemeinen Anforderungen ohnehin auf eine Rechnung, sobald sich der Zeitpunkt der Leistung von dem der Rechnung unterscheidet. Beim Retainer ist das praktisch immer der Fall, weil du eine fortlaufende Leistung über einen Zeitraum hinweg abrechnest. Eine eindeutige Bezeichnung des Zeitraums ist deshalb kein Schmuckwerk, sondern Pflicht.
Praktisch heißt das: Auf jeder Retainer-Rechnung steht, für welchen Monat oder Abschnitt sie gilt. So kannst du auch nach einem halben Jahr noch zweifelsfrei zuordnen, welche Rechnung welchen Zeitraum betraf, und vermeidest Diskussionen über doppelt oder gar nicht abgerechnete Monate.
Diese Pflichtangaben braucht die Retainer-Rechnung
Eine Retainer-Rechnung ist eine ganz normale Rechnung und muss die üblichen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG erfüllen. Die Tatsache, dass sie sich Monat für Monat wiederholt, ändert daran nichts. Im Gegenteil: Gerade weil sie so oft entsteht, muss jede einzelne korrekt sein.
Folgende Angaben gehören in der Regel auf jede Retainer-Rechnung:
Name und Anschrift von dir und deinem Kunden.
Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
Eine klare Leistungsbeschreibung samt abgedecktem Zeitraum.
Der Nettobetrag, der ausgewiesene Steuersatz und der Steuerbetrag.
Besonders die fortlaufende Nummer ist beim Retainer ein wunder Punkt. Wer zwölf Rechnungen im Jahr von Hand erstellt, vergibt schnell eine Nummer doppelt oder lässt eine Lücke. Billendo vergibt die Rechnungsnummern automatisch und sorgt dafür, dass die Pflichtangaben auf jeder Rechnung vollständig sind, egal wie oft du abrechnest.
Den Retainer als wiederkehrende Rechnung automatisieren
Der größte Hebel beim Retainer abrechnen ist die Automatisierung. Wenn jeden Monat dieselbe oder fast dieselbe Rechnung entsteht, ist es Verschwendung, sie jedes Mal neu zu erstellen. Hier kommen wiederkehrende Rechnungen ins Spiel.
In Billendo legst du die Retainer-Rechnung einmal an: Kunde, Leistungsbeschreibung, Betrag und Steuersatz. Anschließend definierst du sie als wiederkehrende Rechnung im gewünschten Rhythmus. Das System erzeugt sie dann regelmäßig mit fortlaufender Nummer und korrekt angepasstem Zeitraum, ohne dass du jeden Monat daran denken musst.
Das nimmt dir nicht nur Tipparbeit ab, sondern verhindert auch den klassischen Fehler, eine Monatsrechnung schlicht zu vergessen. Bei einem Retainer, der über Jahre läuft, summiert sich das schnell zu einem nennenswerten Betrag, der dir sonst durch die Lappen geht. Die Automatisierung sorgt dafür, dass kein Monat unter den Tisch fällt.
Mehrleistungen und Sonderfälle
Selten läuft ein Retainer über Monate hinweg völlig unverändert. Manchmal kommt ein zusätzlicher Auftrag dazu, manchmal überschreitet der Kunde sein vereinbartes Kontingent. Diese Mehrleistungen müssen sauber von der Pauschale getrennt abgerechnet werden, damit transparent bleibt, was zur Grundvereinbarung gehört und was extra ist.
Am übersichtlichsten ist es, die Pauschale als wiederkehrende Rechnung laufen zu lassen und Mehrleistungen als separate Position oder eigene Rechnung zu erfassen. So bleibt die Grundabrechnung schlank und automatisiert, während die zusätzlichen Leistungen klar nachvollziehbar danebenstehen.
Auch Anpassungen des Pauschalbetrags lassen sich so handhaben: Erhöht sich das Honorar zum Jahreswechsel, passt du die wiederkehrende Rechnung einmal an, und ab dem nächsten Lauf gilt der neue Betrag. Du musst nicht jede Rechnung einzeln korrigieren.
Kleinunternehmer und der Retainer
Rechnest du als Kleinunternehmer ab, weist du auf der Retainer-Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört der Hinweis nach Paragraf 19 UStG auf jede Rechnung. Das macht die Sache einfacher, weil der Steueranteil entfällt, ändert aber nichts an der Notwendigkeit fortlaufender Nummern und klarer Zeiträume.
Billendo setzt den Hinweis nach Paragraf 19 UStG bei Kleinunternehmern automatisch auf jede Rechnung, also auch auf jede wiederkehrende Retainer-Rechnung. Du stellst die Einstellung einmal ein, und danach erscheint der Hinweis zuverlässig auf jedem Monatsbeleg, ohne dass du daran denken musst.
Ob die Kleinunternehmerregelung für dich dauerhaft passt oder ob ein Wechsel sinnvoll wäre, hängt von deiner Umsatzentwicklung ab. Gerade bei wachsenden Retainer-Einnahmen lohnt sich dazu ein Gespräch mit dem Steuerberater, damit du rechtzeitig reagierst.
Den Überblick über laufende Retainer behalten
Mit mehreren Retainer-Kunden wird die Übersicht zur eigentlichen Herausforderung. Du musst wissen, welche Monatsrechnung bereits gestellt, welche bezahlt und welche überfällig ist. Bei einem einzigen Kunden geht das im Kopf, bei fünf laufenden Retainern nicht mehr.
Das Dashboard zeigt dir Umsatz, offene Posten und Fälligkeiten auf einen Blick. Du erkennst sofort, wenn eine Retainer-Zahlung ausbleibt, und kannst gezielt reagieren, statt erst beim Kontoauszug zu merken, dass ein Kunde seit zwei Monaten nicht gezahlt hat.
Erfasse jeden Retainer-Kunden in der Kundenverwaltung mit seinen Konditionen.
Lege die monatliche Pauschale als wiederkehrende Rechnung an.
Verfolge über offene Posten, welche Monatsrechnungen noch offen sind.
Greife bei ausbleibender Zahlung auf das Mahnwesen zurück.
So bleibt die berechenbare Einnahme, die einen Retainer ausmacht, auch wirklich berechenbar, weil du jederzeit den Stand jedes einzelnen Vertrags siehst.
Warum eine Software die Vorlage schlägt
Eine wiederkehrende Rechnung aus einer statischen Vorlage zu pflegen, klingt machbar, wird mit der Zeit aber mühsam. Du kopierst die Datei jeden Monat, änderst den Zeitraum, vergibst eine neue Nummer von Hand und hoffst, dass keine Lücke entsteht. Bei einem einzigen Retainer geht das, bei mehreren wird es zur Fehlerquelle.
Billendo ist keine Vorlage, sondern eine Software, die den wiederkehrenden Charakter eines Retainers versteht. Die Rechnung entsteht im richtigen Rhythmus von selbst, mit korrekter Nummer, angepasstem Zeitraum und vollständigen Pflichtangaben. Versenden kannst du sie als PDF oder als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, was gerade bei Geschäftskunden zunehmend gefragt ist.
Hinzu kommt, dass alles zusammenhängt: Aus dem Angebot wird die erste Rechnung, daraus die wiederkehrende Reihe, und das Dashboard behält den Überblick. Für die Steuer fließen die Beträge in die summierte Umsatzsteuer-Voranmeldung ein, und am Jahresende lässt sich alles für den Steuerberater exportieren.
Hilfreich ist außerdem die Artikelverwaltung: Die wiederkehrende Leistung deines Retainers hinterlegst du einmal mit Bezeichnung, Betrag und Steuersatz, sodass jede Monatsrechnung exakt gleich aufgebaut ist. Kommt ein neuer Retainer-Kunde dazu, greifst du auf denselben Posten zurück und musst nichts neu beschreiben. So bleibt die Abrechnung über alle Kunden hinweg einheitlich und ist in wenigen Augenblicken eingerichtet.
Fazit
Ein Retainer gibt dir planbare Einnahmen, doch dieser Vorteil zahlt sich nur aus, wenn die Abrechnung nicht jeden Monat zur Handarbeit wird. Entscheidend sind ein klar benannter Leistungszeitraum, vollständige Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG und eine lückenlose fortlaufende Nummerierung. Mit wiederkehrenden Rechnungen automatisierst du die monatliche Pauschale, erfasst Mehrleistungen separat und behältst über das Dashboard alle laufenden Verträge im Blick. Als Kleinunternehmer erscheint der Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch. Wie deine Umsatzsteuer im Detail zu behandeln ist und ob die Kleinunternehmerregelung weiter passt, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater. Mit Billendo kannst du kostenlos starten, und das System wächst mit der Zahl deiner Retainer-Kunden mit.