Überweisung, PayPal, Kartenzahlung oder doch lieber bar? Wenn dein Kunde nicht weiß, wie er deine Rechnung begleichen soll, verzögert sich deine Bezahlung – ganz egal, wie gut deine Leistung war. Die richtigen Zahlungsarten Rechnung für Rechnung anzugeben, ist deshalb kein nettes Extra, sondern handfestes Liquiditätsmanagement.
Auf dieser Seite gehen wir durch, welche Zahlungsarten sich für Selbstständige anbieten, wie du sie verständlich auf der Rechnung formulierst und worauf du bei den Angaben achten solltest. Du erfährst außerdem, wie du mit Billendo deine bevorzugten Zahlungsarten Rechnung für Rechnung sauber ausweist und gleichzeitig den Überblick über offene Posten behältst.
Welche Zahlungsarten auf der Rechnung üblich sind
Es gibt nicht die eine richtige Zahlungsart. Welche du anbietest, hängt von deiner Branche, deinen Kunden und deinem Geschmack ab. Diese Varianten sind im Geschäftsalltag besonders verbreitet:
Überweisung auf dein Geschäftskonto – der Klassiker für Rechnungen an Unternehmen
PayPal oder ein anderer Zahlungsdienstleister – praktisch bei Privatkunden und Online-Geschäft
Kartenzahlung – häufig im stationären Verkauf oder bei Vor-Ort-Terminen
Barzahlung – bei kleineren Beträgen und direktem Kundenkontakt
Viele Selbstständige kombinieren mehrere Wege und überlassen die Wahl dem Kunden. Das senkt die Hürde zur Zahlung, weil jeder den Weg nehmen kann, der ihm vertraut ist.
Die Überweisung als Standard
Für Rechnungen im Geschäftsverkehr ist die Überweisung nach wie vor der Goldstandard. Sie ist nachvollziehbar, hinterlässt einen klaren Beleg auf dem Kontoauszug und verursacht keine zusätzlichen Gebühren pro Transaktion.
Damit die Überweisung klappt, müssen die richtigen Angaben auf der Rechnung stehen: dein vollständiger Name oder Firmenname, die IBAN und idealerweise der BIC, falls dein Kunde im Ausland sitzt. Sinnvoll ist außerdem ein Verwendungszweck, meist die Rechnungsnummer, damit du eingehende Zahlungen leicht zuordnen kannst.
Ein häufiger Fehler ist eine unvollständige oder veraltete Bankverbindung. Wer die Kontonummer wechselt und vergisst, die Vorlage zu aktualisieren, wartet anschließend vergeblich auf sein Geld. Mit einer Software, die deine Stammdaten zentral speichert, passiert dir das nicht.
Digitale Zahlungsdienstleister und Kartenzahlung
Gerade bei Privatkunden oder im Online-Geschäft sind digitale Zahlungswege beliebt, weil die Zahlung sofort und ohne Tippen einer IBAN funktioniert. Wenn du PayPal oder einen ähnlichen Dienst anbietest, gib auf der Rechnung klar an, an welche Adresse oder über welchen Link gezahlt werden soll.
Bei der Kartenzahlung – etwa über ein mobiles Lesegerät bei Vor-Ort-Terminen – vermerkst du auf der Rechnung am besten, dass bereits per Karte gezahlt wurde, sofern die Zahlung schon erfolgt ist. So vermeidest du, dass jemand versehentlich ein zweites Mal überweist.
Behalte im Hinterkopf, dass manche Dienste Gebühren erheben. Diese Kosten trägst in der Regel du als Empfänger. Ob und wie du das einkalkulierst, ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung – und keine, die auf die Rechnung selbst gehört.
Barzahlung richtig dokumentieren
Bar zu kassieren ist erlaubt, aber du solltest es sauber dokumentieren. Wird eine Rechnung bar beglichen, vermerke das deutlich, zum Beispiel mit dem Hinweis „Betrag dankend in bar erhalten“ und dem Datum.
Wichtig ist, dass die Barzahlung in deiner Buchhaltung auftaucht. Eine bar bezahlte Rechnung ist genauso aufzubewahren wie jede andere und muss GoBD-konform archiviert werden. Wenn du Bareinnahmen hast, lohnt sich ein Gespräch mit deinem Steuerberater darüber, wie du sie sauber erfasst.
So formulierst du die Zahlungsart auf der Rechnung
Die Angabe der Zahlungsart gehört in den Schlussteil der Rechnung, meist direkt unter den Gesamtbetrag. Halte sie kurz und eindeutig. Bewährte Formulierungen sind:
„Bitte überweise den Betrag bis zum 15.04. auf das unten genannte Konto.“
„Zahlbar per Überweisung oder PayPal innerhalb von 14 Tagen.“
„Betrag bereits per Kartenzahlung beglichen.“
„Betrag dankend in bar erhalten am 03.04.“
Kombiniere die Zahlungsart immer mit einem konkreten Zahlungsziel. Ein Datum oder eine Frist wie „innerhalb von 14 Tagen“ gibt deinem Kunden eine klare Orientierung und dir eine Grundlage, falls du später mahnen musst.
Zahlungsziel und Skonto sinnvoll kombinieren
Die Zahlungsart allein bringt dein Geld nicht schneller aufs Konto – das Zahlungsziel tut das. Setze eine realistische Frist, die zu deiner Branche passt. Übliche Werte liegen zwischen 7 und 30 Tagen.
Wenn du einen Anreiz für schnelle Zahlung setzen willst, kannst du Skonto anbieten, etwa zwei Prozent Abzug bei Zahlung innerhalb von sieben Tagen. Das funktioniert besonders bei größeren Beträgen. In Billendo hinterlegst du Skonto direkt in der Rechnung, und die Software berücksichtigt den Abzug in der Darstellung. So sieht dein Kunde sofort, was er sparen kann, wenn er früh zahlt.
Wie Billendo deine Zahlungsarten verwaltet
Mit Billendo musst du die Zahlungsart nicht bei jeder Rechnung neu eintippen. Du hinterlegst deine Bankverbindung und deine bevorzugten Zahlungswege einmal, und die Software setzt sie automatisch in jede neue Rechnung ein.
Beim Erstellen wählst du das passende Zahlungsziel, fügst bei Bedarf Skonto oder einen Rabatt hinzu und versendest die Rechnung als PDF oder als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG ergänzt Billendo dabei automatisch, sodass nicht nur die Zahlungsart, sondern die gesamte Rechnung formal vollständig ist.
Das Ganze funktioniert auch mobil. Wenn du nach einem Vor-Ort-Termin direkt abrechnen willst, erstellst du die Rechnung unterwegs, gibst die Zahlungsart an und verschickst sie sofort.
Offene Posten im Blick behalten
Die schönste Zahlungsart nützt wenig, wenn du den Überblick verlierst, wer schon gezahlt hat. Genau dafür gibt es in Billendo das Dashboard. Es zeigt dir deinen Umsatz, die offenen Posten und anstehende Fälligkeiten auf einen Blick.
So erkennst du sofort, welche Rechnungen noch offen sind und bei welchen das Zahlungsziel bald abläuft. Bleibt eine Zahlung aus, startest du das Mahnwesen direkt aus der Software heraus, ohne die Rechnung neu zu suchen. Die Zahlungsart, die du angegeben hast, bleibt dabei durchgehend dokumentiert.
Zahlungsarten bei wiederkehrenden Rechnungen
Wenn du regelmäßig abrechnest, etwa für ein Abo oder einen monatlichen Service, willst du die Zahlungsart nicht jedes Mal aufs Neue festlegen. In Billendo legst du eine wiederkehrende Rechnung einmal an, inklusive bevorzugter Zahlungsart und Zahlungsziel.
Die Folgerechnungen erzeugt die Software automatisch im gewünschten Rhythmus, und die Zahlungsangaben sind jedes Mal identisch und korrekt. Das spart dir Tipparbeit und sorgt dafür, dass deine Kunden immer dieselbe vertraute Zahlungsanweisung sehen.
Mehrere Zahlungsarten oder eine feste Vorgabe
Eine grundsätzliche Frage lautet: Bietest du deinen Kunden die Wahl, oder gibst du eine Zahlungsart fest vor? Beides hat seine Berechtigung.
Bietest du mehrere Wege an, senkst du die Hürde zur Zahlung. Manche Kunden zahlen lieber per PayPal, weil es schnell geht, andere bestehen auf einer klassischen Überweisung für ihre Buchhaltung. Wer flexibel ist, bekommt sein Geld tendenziell zügiger.
Gibst du dagegen eine feste Zahlungsart vor, hast du es in der eigenen Buchhaltung einfacher, weil alle Zahlungseingänge über denselben Kanal laufen. Das erleichtert die Zuordnung und den späteren Abgleich. Welche Strategie zu dir passt, hängt von deiner Kundenstruktur ab. In Billendo kannst du beide Ansätze umsetzen, weil du die Zahlungsangaben pro Rechnung flexibel anpassen oder als Standard festlegen kannst.
Zahlungsarten für Kleinunternehmer
Bist du Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG, ändert sich an den Zahlungsarten nichts. Du weist zwar keine Umsatzsteuer aus, aber Überweisung, PayPal, Karte oder Bargeld stehen dir genauso offen wie jedem anderen.
Billendo erkennt deinen Status und ergänzt den Hinweis nach Paragraf 19 UStG automatisch. Die Zahlungsangaben behandelt die Software unabhängig davon, sodass deine Rechnung sauber bleibt – mit oder ohne ausgewiesene Umsatzsteuer.
Zahlungsarten und das passende Rechnungsformat
Die Zahlungsart hängt enger mit dem Rechnungsformat zusammen, als viele denken. Schickst du eine klassische PDF-Rechnung an eine Privatperson, reicht meist eine kurze, freundliche Zahlungsanweisung mit Bankverbindung oder PayPal-Adresse.
Rechnest du dagegen an größere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber ab, verlangen diese zunehmend eine strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Auch hier müssen die Zahlungsangaben enthalten sein, allerdings in maschinenlesbarer Form. Billendo erstellt diese Formate, sodass die Bankverbindung und das Zahlungsziel sauber im Datensatz landen und vom System des Empfängers korrekt ausgelesen werden.
So kannst du je nach Kunde flexibel das passende Format wählen, ohne die Zahlungsangaben jedes Mal neu zu sortieren. Die einmal hinterlegte Zahlungsart reist automatisch ins richtige Format mit.
Aus dem Angebot wird die Rechnung – mit derselben Zahlungsart
Viele Aufträge beginnen mit einem Angebot. Wenn dein Kunde zusagt, willst du daraus zügig eine Rechnung machen, ohne alles neu einzutippen. Genau das erledigt Billendo mit einem Klick: Aus einem angenommenen Angebot wird eine Rechnung, und die hinterlegte Zahlungsart wandert automatisch mit.
Das spart nicht nur Zeit, es vermeidet auch Fehler. Die Zahlungsbedingungen, die du im Angebot kommuniziert hast, bleiben in der Rechnung identisch. Dein Kunde sieht also genau das Zahlungsziel und den Zahlungsweg, die ihr vorher besprochen habt. Das schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen, weil nichts plötzlich anders aussieht als angekündigt.
Vorlage oder Software – der praktische Unterschied
Eine statische Vorlage zeigt zwar ein Feld für die Bankverbindung, aktualisiert es aber nicht, wenn sich etwas ändert, und sie verfolgt nicht, ob die Rechnung bezahlt wurde. Genau das macht den Unterschied zu einer Software aus.
Billendo ist kein Vorlagen-Shop, sondern ein Werkzeug, das die Zahlungsart mit deinem gesamten Zahlungsfluss verbindet: von der Angabe auf der Rechnung über die Übersicht offener Posten bis zum Export für deinen Steuerberater. Du kannst kostenlos starten und Billendo wächst mit, wenn dein Geschäft größer wird.
Fazit
Die richtige Zahlungsart auf der Rechnung entscheidet mit darüber, wie schnell und reibungslos du dein Geld bekommst. Gib deine bevorzugten Wege klar an, kombiniere sie mit einem konkreten Zahlungsziel und halte deine Bankverbindung aktuell. Wer mehrere Optionen anbietet, senkt die Hürde für seine Kunden.
Mit Billendo setzt du deine Zahlungsarten einmal auf und sie erscheinen automatisch auf jeder Rechnung – inklusive Pflichtangaben, optionalem Skonto und der Möglichkeit, als PDF oder E-Rechnung zu versenden. Offene Posten siehst du im Dashboard, und das Mahnwesen ist nur einen Klick entfernt. Bei steuerlichen Fragen rund um Bareinnahmen oder Gebühren wendest du dich am besten an deinen Steuerberater.