Zwischen Weinberg, Keller und Verkaufsraum bleibt für Bürokram oft nur wenig Zeit. Wer als Winzer arbeitet oder einen Hofladen betreibt, hat mit der Lese, dem Ausbau und dem Verkauf eigener Erzeugnisse alle Hände voll zu tun. Trotzdem will jede Lieferung an Gastronomie, Fachhandel oder Privatkunden korrekt abgerechnet werden, und gerade bei landwirtschaftlichen Erzeugnissen gibt es bei der Rechnung einige Besonderheiten zu beachten.
Auf dieser Seite liest du, wie du als Winzer oder Hofladen-Betreiber deine Rechnung sauber und rechtssicher erstellst, welche Eigenheiten der Verkauf von Wein und Hofprodukten mit sich bringt und wie eine passende Software dir die wiederkehrende Abrechnung erleichtert. Es geht um deinen praktischen Alltag zwischen Weinverkauf, Hofladentheke und Belieferung von Geschäftskunden.
Vom Erzeugnis zur Rechnung: die Ausgangslage
Ein Weingut oder ein Hofladen verkauft handfeste Produkte, keine Dienstleistungen. Das klingt zunächst einfacher als eine Stundenabrechnung, bringt aber eigene Anforderungen mit sich. Du verkaufst Flaschen in unterschiedlichen Mengen, lieferst kartonweise an Gastronomen, gibst Mengenrabatte beim Kistenkauf und führst womöglich neben dem Wein auch Säfte, Aufstriche oder andere Hoferzeugnisse.
Diese Vielfalt an Artikeln und Mengen will auf der Rechnung sauber abgebildet werden. Jede Position braucht eine klare Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis. Wenn du das von Hand zusammenrechnest, schleichen sich bei vielen Positionen leicht Fehler ein, besonders wenn ein Großkunde ein gemischtes Sortiment bestellt.
Hinzu kommt, dass du es mit zwei sehr unterschiedlichen Kundengruppen zu tun hast. Privatkunden im Hofladen erwarten meist nur einen einfachen Beleg, während Restaurants, Weinhändler oder Feinkostgeschäfte eine ordentliche Rechnung mit allen Pflichtangaben benötigen, die sie in ihrer eigenen Buchhaltung verbuchen können.
Diese Angaben gehören auf die Rechnung eines Winzers
Sobald du an Geschäftskunden lieferst, muss deine Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Diese ergeben sich in der Regel aus Paragraf 14 UStG und gelten für den Verkauf von Wein und Hofprodukten ebenso wie für jede andere Leistung.
Name und Anschrift deines Betriebs und des belieferten Kunden
Deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Eine eindeutige Bezeichnung der gelieferten Erzeugnisse mit Menge
Dazu kommen der Lieferzeitpunkt, das Entgelt und der jeweilige Steuersatz mit dem ausgewiesenen Steuerbetrag. Beim Verkauf landwirtschaftlicher Produkte ist die Frage des richtigen Steuersatzes oft kniffliger als anderswo, denn je nach Erzeugnis können unterschiedliche Sätze gelten.
Billendo bildet verschiedene Steuersätze pro Position ab, ergänzt die Pflichtangaben automatisch und vergibt fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern. So stellst du auch eine gemischte Lieferung korrekt in Rechnung, ohne die Vorgaben bei jeder Rechnung neu nachschlagen zu müssen.
Unterschiedliche Steuersätze im Sortiment beachten
Eine Besonderheit beim Verkauf von Hoferzeugnissen ist, dass nicht alle Produkte gleich besteuert werden. Wein wird in der Regel mit dem regulären Steuersatz belegt, während für viele Lebensmittel ein ermäßigter Satz gelten kann. Verkaufst du beides nebeneinander, etwa Wein zusammen mit Traubensaft oder Aufstrichen, mischen sich diese Sätze auf einer Rechnung.
Genau hier ist eine Software hilfreich, die jeder Position ihren eigenen Steuersatz zuordnet. In Billendo legst du für jeden Artikel den passenden Satz fest, und die Rechnung weist die Beträge getrennt aus. Du musst nicht selbst rechnen, welcher Teil der Lieferung mit welchem Satz zu Buche schlägt.
Welcher Steuersatz für welches deiner Erzeugnisse konkret gilt, ist eine Frage, die du im Zweifel mit deinem Steuerberater klären solltest. Gerade in der Landwirtschaft gibt es zudem besondere Regelungen zur Besteuerung, deren Anwendung von deinem Betrieb abhängt. Eine verbindliche Auskunft geben dir dein Steuerberater und das Finanzamt.
Artikel und Preise einmal anlegen
In einem Weingut oder Hofladen wiederholen sich die Produkte ständig. Dieselben Weine, Jahrgänge und Hoferzeugnisse verkaufst du immer wieder, oft über Jahre hinweg. Diese Artikel jedes Mal neu in eine Rechnung zu tippen, wäre verschwendete Zeit und eine Fehlerquelle.
In der Artikelverwaltung von Billendo hinterlegst du dein Sortiment einmal: jede Cuvée, jeden Jahrgang, jeden Saft mit Bezeichnung, Preis und passendem Steuersatz. Beim Schreiben einer Rechnung wählst du die Positionen aus und gibst nur noch die bestellte Menge an, den Rest übernimmt die Software.
Das hält deine Preise konsistent und beschleunigt jede Rechnung erheblich. Ändert sich ein Preis zur neuen Saison oder kommt ein neuer Jahrgang dazu, passt du den Artikel einmal an, und er steht für künftige Rechnungen aktuell bereit.
Stammkunden in der Gastronomie und im Handel
Viele Winzer und Hofläden beliefern regelmäßig dieselben Geschäftskunden: das Restaurant im Nachbarort, den regionalen Weinhändler, das Feinkostgeschäft in der Stadt. Diese Stammkunden bestellen immer wieder, oft in ähnlichen Mengen, und erwarten eine verlässliche, schnelle Abrechnung.
In der Kundenverwaltung speicherst du diese Geschäftspartner mit allen Adressdaten. Beim nächsten Auftrag wählst du den Kunden aus, statt seine Anschrift erneut einzutippen, und vermeidest Tippfehler in der Firmierung, die später für Verwirrung in dessen Buchhaltung sorgen könnten.
Für wiederkehrende Lieferungen, etwa eine feste monatliche Bestellung eines Restaurants, helfen dir wiederkehrende Rechnungen. Du richtest den Vorgang einmal ein, und die Rechnung wird im vereinbarten Rhythmus erstellt, sodass du an die regelmäßige Abrechnung nicht jedes Mal aktiv denken musst.
E-Rechnung für Handel und Gastronomie
Restaurants, Weinhandlungen und größere Feinkostbetriebe verarbeiten ihre Eingangsrechnungen zunehmend digital. Manche Geschäftskunden verlangen daher eine elektronische Rechnung in strukturierter Form, die sich direkt in ihre Buchhaltungssoftware einlesen lässt. Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung ohnehin verbreitet.
Billendo erstellt deine Rechnung auf Wunsch nicht nur als klassisches PDF, sondern auch als E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Damit bist du vorbereitet, wenn ein Geschäftskunde eine maschinenlesbare Rechnung erwartet, und musst dich nicht erst kurzfristig in neue Formate einarbeiten.
So bedienst du beide Welten mit einem Werkzeug. Der Privatkunde an der Hofladentheke bekommt seinen einfachen Beleg, der beliefernde Gastronom seine strukturierte E-Rechnung, und du erstellst beides im selben Arbeitsablauf, ohne zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln.
Belege für Flaschen, Etiketten und Betriebsmittel
Ein Weingut und ein Hofladen haben laufend Ausgaben, deren Belege du sauber aufbewahren musst. Du kaufst Flaschen, Korken und Etiketten, beschaffst Verpackungsmaterial für den Versand, zahlst für Betriebsmittel im Weinberg oder besorgst Zutaten für deine weiteren Hoferzeugnisse.
Mit der Belegverwaltung von Billendo fotografierst du eine Quittung direkt nach dem Einkauf oder lädst eine digitale Eingangsrechnung hoch. Du ordnest sie einer Kategorie zu und erfasst die enthaltene Vorsteuer. Alles landet im GoBD-konformen Archiv, sodass kein Beleg verloren geht oder mit der Zeit verblasst.
Dieses geordnete Sammeln spart dir gerade in einem Betrieb mit vielen Einzelausgaben viel Mühe. Statt am Jahresende Belege aus verschiedenen Ecken zusammenzutragen, hast du deine Betriebsausgaben fortlaufend dokumentiert und für die Steuer vorbereitet.
Direkt im Verkaufsraum oder bei der Lieferung abrechnen
Der Verkauf passiert dort, wo der Wein ist: im Hofladen, bei der Weinprobe, auf dem Wochenmarkt oder direkt beim Kunden, wenn du selbst ausfährst. Eine Abrechnung, die nur am Schreibtisch im Büro funktioniert, passt schlecht zu diesem ortsgebundenen, oft mobilen Verkauf.
Weil Billendo mobil nutzbar ist, kannst du eine Rechnung direkt im Verkaufsraum oder bei der Auslieferung an einen Gastronomen erstellen. Ein Restaurant nimmt seine Bestellung entgegen, und du übergibst die Rechnung gleich mit der Ware, statt sie später nachzureichen und damit den Zahlungseingang zu verzögern.
Das wirkt professionell und beschleunigt deine Einnahmen. Eine Rechnung, die zusammen mit der Lieferung übergeben wird, gerät beim Kunden seltener in Vergessenheit als eine, die erst Tage später per Post oder Mail eintrifft.
Überblick über Umsatz, offene Posten und Steuer
Ein landwirtschaftlicher Betrieb ist stark von der Saison geprägt. Rund um die Lese und in der Vorweihnachtszeit läuft der Weinverkauf oft auf Hochtouren, während andere Phasen ruhiger sind. Damit du trotz dieser Schwankungen den Überblick behältst, brauchst du eine klare Sicht auf deine Zahlen.
Das Dashboard von Billendo zeigt dir deinen Umsatz, die offenen Posten und die anstehenden Fälligkeiten. Du erkennst, welche Geschäftskunden noch nicht bezahlt haben und welche Beträge in den kommenden Wochen eingehen sollten, was dir bei der Planung über die Saison hinweg hilft.
Zahlt ein Großkunde verspätet, unterstützt dich das Mahnwesen mit Zahlungserinnerungen. Du siehst, welche Lieferung seit wann offen ist, und kannst gezielt und freundlich nachfassen, ohne lange in Lieferscheinen und alten Rechnungen suchen zu müssen.
Steuerunterlagen für Voranmeldung und Berater
Weil bei dir verschiedene Steuersätze und besondere Regelungen für landwirtschaftliche Betriebe zusammenkommen können, ist eine geordnete Vorbereitung der Steuerunterlagen besonders wertvoll. Eine fortlaufende Übersicht erspart dir Stress vor den Abgabeterminen.
Billendo summiert die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch und liefert dir eine Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung. Steht die Steuererklärung an, exportierst du die Daten für deinen Steuerberater, der damit strukturiert weiterarbeiten kann, statt einzelne Belege zu sichten.
Diese Auswertungen ersetzen keine fachliche Beratung. Gerade die steuerlichen Besonderheiten landwirtschaftlicher Betriebe solltest du mit deinem Steuerberater besprechen, und die verbindliche Beurteilung bleibt ihm und dem Finanzamt vorbehalten. Die aufbereiteten Daten erleichtern dir aber jedes dieser Gespräche.
Fazit
Eine Rechnung für Winzer und Hofläden muss ein vielfältiges Produktsortiment mit unterschiedlichen Mengen und teils verschiedenen Steuersätzen korrekt abbilden und dabei sowohl einfache Hofladenbelege als auch ordentliche Rechnungen für Geschäftskunden bedienen. Die richtige Software übernimmt das Rechnen und sorgt für vollständige Pflichtangaben.
Mit Billendo erstellst du deine Rechnungen GoBD-konform, hinterlegst dein Sortiment in der Artikelverwaltung, richtest wiederkehrende Lieferungen ein und rechnest dank mobiler Nutzung direkt im Verkaufsraum oder bei der Auslieferung ab. Du kannst kostenlos starten und ausprobieren, wie viel leichter die Abrechnung läuft, wenn Sortiment, Kunden und Übersicht zusammenspielen. Für die steuerlichen Besonderheiten deines Betriebs bleibt dein Steuerberater die richtige Anlaufstelle.