Ihr seid zu zweit oder zu dritt in eine Geschäftsidee gestartet, habt euch per Handschlag zusammengetan – und schon seid ihr eine GbR. Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts entsteht oft ganz beiläufig, ohne Notar und ohne Eintrag ins Handelsregister. Spätestens bei der ersten Rechnung wird aber konkret, dass nicht mehr eine einzelne Person abrechnet, sondern eine Gesellschaft. Und genau dann tauchen Fragen auf: Welcher Name muss auf die Rechnung? Welche Steuernummer? Und wer haftet eigentlich, wenn etwas schiefgeht?
Dieser Leitfaden erklärt, worauf es bei der Rechnung als GbR ankommt, welche Pflichtangaben gelten, wie ihr mit der Umsatzsteuer und dem Kleinunternehmer-Status umgeht und wie ihr als Gesellschafter den Überblick über eure gemeinsamen Rechnungen behaltet. Am Ende siehst du, wie Billendo eure GbR-Rechnungen automatisch korrekt und einheitlich aufsetzt.
Was die GbR bei der Rechnung besonders macht
Eine GbR ist kein bloßer Zusammenschluss von Einzelpersonen, die jeweils für sich abrechnen. Sie tritt nach außen als eigene Gesellschaft auf. Das heißt: Aufträge werden im Namen der GbR angenommen, und Rechnungen werden im Namen der GbR gestellt – nicht im Namen eines einzelnen Gesellschafters.
Genau hier passiert in der Praxis der häufigste Fehler. Ein Gesellschafter schreibt schnell eine Rechnung unter seinem eigenen Namen, weil das Konto auf ihn läuft oder weil er den Kontakt zum Kunden hat. Steuerlich und rechtlich ist die Leistung aber von der GbR erbracht worden. Die Rechnung muss das widerspiegeln, sonst stimmen Buchhaltung, Umsatzzuordnung und im Zweifel auch die Steuererklärung nicht mehr überein.
Hinzu kommt die Haftung. Bei einer GbR haften die Gesellschafter in der Regel persönlich und gesamtschuldnerisch. Eine saubere, eindeutige Rechnung im Namen der Gesellschaft ist deshalb nicht nur Formsache, sondern Teil einer klaren Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Vorgängen.
Der richtige Name und Absender auf der GbR-Rechnung
Auf einer GbR-Rechnung muss erkennbar sein, dass die Gesellschaft der Rechnungssteller ist. Üblich ist die Bezeichnung mit dem Zusatz „GbR“ und der Nennung der Gesellschafter. Eine reine Fantasiebezeichnung ohne Hinweis auf die handelnden Personen reicht in der Regel nicht.
Vollständiger Name der GbR mit dem Zusatz „GbR“
Namen der Gesellschafter, soweit sie nicht schon im Namen stehen
Vollständige Anschrift der Gesellschaft
Bankverbindung der GbR, nicht eines privaten Kontos
Diese Angaben sorgen dafür, dass der Kunde, das Finanzamt und ihr selbst jederzeit erkennen könnt, wer abgerechnet hat. In Billendo hinterlegt ihr diese Absenderdaten einmal in den Stammdaten. Ab dann steht der korrekte GbR-Absender automatisch auf jeder Rechnung, egal welcher Gesellschafter sie gerade erstellt.
Steuernummer und Umsatzsteuer der Gesellschaft
Eine GbR bekommt eine eigene Steuernummer für die Umsatzsteuer und – falls vorhanden – eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Auf der Rechnung gehört die Steuernummer oder die USt-IdNr. der Gesellschaft, nicht die private eines Gesellschafters. Das ist ein zentraler Unterschied zur Rechnung einer Einzelperson.
Ist die GbR umsatzsteuerpflichtig, weist ihr die Umsatzsteuer auf der Rechnung mit dem passenden Satz aus. Der Nettobetrag, der Steuersatz, der Steuerbetrag und der Bruttobetrag müssen erkennbar sein. Bei unterschiedlichen Leistungen mit verschiedenen Sätzen weist ihr diese getrennt aus.
Billendo trennt die GbR-Stammdaten sauber von allem anderen. Ihr tragt die Steuernummer der Gesellschaft einmal ein, und das Programm setzt sie zuverlässig auf jede Rechnung. Steuersätze, Steuerbeträge und Summen rechnet es automatisch aus, sodass sich kein Tippfehler in die Beträge schleicht.
Pflichtangaben: Was jede GbR-Rechnung enthalten muss
Für die GbR gelten dieselben Pflichtangaben wie für jeden anderen Unternehmer auch. Maßgeblich ist Paragraf 14 UStG. Fehlt eine dieser Angaben, kann eure Rechnung unvollständig sein – mit der Folge, dass euer Geschäftskunde Probleme beim Vorsteuerabzug bekommt und sich bei euch meldet.
Vollständiger Name und Anschrift der GbR sowie des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. der Gesellschaft
Ausstellungsdatum der Rechnung
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, gegebenenfalls nach Sätzen getrennt
Diese Liste wirkt lang, lässt sich aber leicht automatisieren. Billendo ergänzt Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, Steuersatz und Beträge selbst. Ihr konzentriert euch auf das, was nur ihr wisst – nämlich die konkrete Leistung – und das Programm sorgt dafür, dass keine Pflichtangabe fehlt.
Fortlaufende Rechnungsnummern bei mehreren Gesellschaftern
Die fortlaufende Rechnungsnummer ist bei einer GbR ein eigenes kleines Thema. Denn die Gesellschaft braucht eine einzige, lückenlose Nummernreihe – auch dann, wenn mehrere Gesellschafter Rechnungen schreiben. Wenn jeder für sich nummeriert, entstehen schnell doppelte Nummern oder Lücken, und das fällt bei einer Prüfung auf.
Wichtig ist also, dass alle Rechnungen der GbR aus einem gemeinsamen Nummernkreis kommen. Manche Gesellschaften behelfen sich mit Präfixen pro Gesellschafter, doch das ist fehleranfällig und muss konsequent durchgehalten werden.
Billendo vergibt die fortlaufenden Nummern zentral für die GbR. Egal welcher Gesellschafter eine Rechnung erstellt, sie reiht sich automatisch in die gemeinsame Nummernfolge ein. So bleibt die Reihe lückenlos und eindeutig, ohne dass ihr euch untereinander absprechen müsst.
Die GbR als Kleinunternehmer
Auch eine GbR kann die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG nutzen, wenn die Umsätze der Gesellschaft die maßgeblichen Grenzen nicht überschreiten. Entscheidend ist dabei der Umsatz der GbR insgesamt, nicht der Anteil einzelner Gesellschafter. Mehrere Personen, die zusammen in einer GbR arbeiten, teilen sich also nicht etwa die Grenze auf mehrere Köpfe auf.
Nutzt eure GbR die Kleinunternehmerregelung, weist ihr keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, dass aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Vergesst ihr diesen Hinweis, wirkt die Rechnung unvollständig und kann Rückfragen auslösen.
In Billendo stellt ihr die GbR einmal als Kleinunternehmer ein. Danach blendet das Programm den Steuerausweis aus und setzt den Paragraf-19-Hinweis automatisch auf jede Rechnung. Wächst eure Gesellschaft und ihr werdet umsatzsteuerpflichtig, stellt ihr einfach um – die nächsten Rechnungen weisen dann die Umsatzsteuer korrekt aus.
Angebote und der Weg zur GbR-Rechnung
Viele GbR-Aufträge beginnen mit einem Angebot. Gerade wenn mehrere Gesellschafter an unterschiedlichen Projekten arbeiten, lohnt es sich, schon das Angebot im Namen der Gesellschaft zu erstellen und seinen Status im Blick zu behalten. So wisst ihr jederzeit, was offen, angenommen oder abgelehnt ist.
Mit Billendo schreibt ihr Angebote in Minuten und wandelt ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Absender, Positionen und Beträge wandern direkt mit, sodass nichts doppelt getippt werden muss und keine Abweichungen zwischen Angebot und Rechnung entstehen.
Das ist für eine GbR doppelt wertvoll: Weil mehrere Personen mitarbeiten, ist ein durchgängiger, nachvollziehbarer Fluss vom Angebot bis zur Rechnung die beste Versicherung gegen Missverständnisse über den vereinbarten Umfang und Preis.
Belege und Vorsteuer in der gemeinsamen Buchhaltung
Eine GbR sammelt nicht nur Einnahmen, sondern auch Ausgaben – und die laufen oft über verschiedene Gesellschafter. Mal kauft der eine Material ein, mal bucht der andere eine Software. Damit die Vorsteuer stimmt und am Jahresende nichts fehlt, sollten alle Belege zentral und vollständig erfasst werden.
In Billendo fotografiert oder ladet ihr Belege hoch, ordnet sie Kategorien zu und erfasst die enthaltene Vorsteuer. Alles landet im GoBD-konformen Archiv der Gesellschaft. So entsteht ein gemeinsamer Beleg-Pool, auf den alle Gesellschafter zugreifen, statt verstreuter Quittungen in mehreren Geldbörsen.
Das Dashboard zeigt euch dann Umsatz, offene Posten und Fälligkeiten der GbR auf einen Blick. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch summiert, und ihr habt die Grundlage für die EÜR der Gesellschaft beisammen. Für die genaue Gewinnverteilung zwischen den Gesellschaftern und die Erstellung der Steuererklärung ist allerdings euer Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
E-Rechnung und Steuerberater-Export für die GbR
Auch als GbR werdet ihr zunehmend mit der E-Rechnung zu tun haben – sei es, weil ihr an öffentliche Auftraggeber liefert, oder weil Geschäftskunden strukturierte Rechnungen erwarten. Billendo erstellt eure Rechnungen auf Wunsch als E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung, sodass ihr für die Anforderungen im Geschäftsverkehr gerüstet seid.
Am Jahresende oder zu jedem Stichtag exportiert ihr die Daten der Gesellschaft gebündelt für euren Steuerberater. Statt eines Schuhkartons voller Belege übergebt ihr eine saubere, vollständige Aufstellung. Das spart Zeit und Rückfragen – und für eine GbR mit mehreren Beteiligten ist die zentrale Datenhaltung Gold wert.
So bleibt die gesamte Rechnungs- und Belegwelt der GbR an einem Ort, von der ersten Rechnung über die laufende Buchhaltung bis zum Export. Ihr startet kostenlos, und Billendo wächst mit eurer Gesellschaft mit.
Fazit
Die Rechnung als GbR folgt denselben Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG wie jede andere Unternehmensrechnung – mit dem entscheidenden Unterschied, dass die Gesellschaft der Rechnungssteller ist. Name, Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung gehören der GbR, nicht einem einzelnen Gesellschafter. Besonders die fortlaufende Rechnungsnummer braucht einen einzigen, gemeinsamen Nummernkreis, auch wenn mehrere Personen abrechnen.
Mit Billendo hinterlegt ihr die GbR-Stammdaten einmal und erstellt danach einheitliche, vollständige Rechnungen – egal welcher Gesellschafter gerade arbeitet. Pflichtangaben, fortlaufende Nummern, Steuersätze und der Kleinunternehmer-Hinweis nach Paragraf 19 UStG entstehen automatisch, Belege und Vorsteuer landen zentral im GoBD-Archiv, und der Steuerberater-Export hält alles zusammen. Für die Gewinnverteilung und Steuererklärung der Gesellschaft sprecht ihr am besten mit eurem Steuerberater.