Mit der Gründung einer UG oder GmbH wird aus deiner Tätigkeit eine eigene juristische Person. Das hat Vorteile – allen voran die beschränkte Haftung – bringt aber auch mehr Formalität mit sich. Das zeigt sich besonders bei der Rechnung. Eine Kapitalgesellschaft darf nicht einfach wie eine Privatperson abrechnen. Auf ihre Rechnungen gehören zusätzliche Pflichtangaben, die das Gesetz für eingetragene Gesellschaften vorschreibt, und die im Geschäftsalltag schnell vergessen werden.
In diesem Leitfaden erfährst du, was die Rechnung einer UG oder GmbH von anderen unterscheidet, welche Pflichtangaben hinzukommen, wie du mit Umsatzsteuer und fortlaufender Nummerierung umgehst und wie du die Buchhaltung deiner Gesellschaft im Griff behältst. Außerdem zeigen wir, wie Billendo dafür sorgt, dass auf jeder GmbH-Rechnung wirklich alles steht, was draufgehört.
Warum die Kapitalgesellschaft strengere Regeln hat
Die UG (haftungsbeschränkt) und die GmbH sind Kapitalgesellschaften und damit eigenständige juristische Personen. Sie sind ins Handelsregister eingetragen und gelten kraft Rechtsform als Handelsgesellschaften. Daraus folgt eine ganze Reihe von Pflichten, die ein Einzelunternehmer oder eine GbR so nicht hat – und die sich direkt auf die Rechnung auswirken.
Während bei einer Einzelperson der bürgerliche Name reicht, tritt bei der Kapitalgesellschaft die Firma auf, also der im Handelsregister eingetragene Name der Gesellschaft. Diese Firma muss exakt so verwendet werden, wie sie eingetragen ist, einschließlich des Rechtsformzusatzes „UG (haftungsbeschränkt)“ beziehungsweise „GmbH“.
Hinzu kommt, dass eine GmbH und in der Regel auch eine UG zur doppelten Buchführung und zur Bilanzierung verpflichtet sind. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung wie beim kleinen Einzelunternehmer reicht hier in der Regel nicht. Auch das spricht dafür, von Anfang an mit sauberen, vollständigen Belegen und Rechnungen zu arbeiten.
Die zusätzlichen Pflichtangaben für UG und GmbH
Neben den allgemeinen Rechnungsangaben nach Paragraf 14 UStG muss eine Kapitalgesellschaft auf ihren Geschäftsbriefen und damit auch auf Rechnungen weitere Angaben machen. Diese Pflichtangaben ergeben sich aus dem Gesellschaftsrecht und werden im Alltag besonders gern übersehen.
Die vollständige Firma, wie im Handelsregister eingetragen, mit Rechtsformzusatz
Der Sitz der Gesellschaft
Das Registergericht und die Handelsregisternummer
Die Namen der Geschäftsführer, gegebenenfalls eines Vorsitzenden
Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung zwar oft trotzdem steuerlich brauchbar, doch die gesellschaftsrechtlichen Pflichten sind verletzt. Das kann Abmahnungen oder Beanstandungen nach sich ziehen. Bei einer UG ist zu beachten, dass die Bezeichnung „UG (haftungsbeschränkt)“ oder zumindest „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ vollständig genannt werden muss – die bloße Abkürzung „UG“ allein genügt in der Regel nicht.
In Billendo hinterlegst du diese gesellschaftsrechtlichen Angaben einmal in den Stammdaten deiner UG oder GmbH. Danach erscheinen Firma, Sitz, Registergericht, Registernummer und Geschäftsführer automatisch auf jeder Rechnung, sodass keine dieser leicht vergessenen Pflichtangaben fehlt.
Die allgemeinen Rechnungsangaben nach Paragraf 14 UStG
Die gesellschaftsrechtlichen Angaben kommen oben drauf – die klassischen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gelten für die Kapitalgesellschaft natürlich genauso. Eine UG oder GmbH ist regelmäßig umsatzsteuerpflichtig und weist die Umsatzsteuer aus.
Firma und Anschrift der Gesellschaft sowie des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. der Gesellschaft
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Diese Bestandteile setzt Billendo zuverlässig. Du gibst die Leistung ein, das Programm ergänzt Datum, fortlaufende Nummer und die korrekt berechneten Beträge. So vermischen sich die beiden Ebenen – Gesellschaftsrecht und Umsatzsteuer – nicht, sondern stehen vollständig nebeneinander auf einer einzigen, sauberen Rechnung.
Umsatzsteuer und Steuernummer der Gesellschaft
Eine UG oder GmbH bekommt eine eigene Steuernummer und in der Regel eine eigene USt-IdNr. Auf der Rechnung steht die Steuernummer oder USt-IdNr. der Gesellschaft – niemals die private eines Gesellschafters oder Geschäftsführers. Diese klare Trennung ist Teil der Eigenständigkeit der juristischen Person.
Beim Steuerausweis weist die Gesellschaft die Umsatzsteuer mit dem passenden Satz aus. Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag müssen erkennbar sein. Erbringt die Gesellschaft Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen, weist sie diese getrennt aus. Auch Rabatte oder Skonto gehören klar erkennbar auf die Rechnung.
Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG ist für eine UG oder GmbH zwar nicht grundsätzlich ausgeschlossen, in der Praxis aber selten, weil Kapitalgesellschaften meist von vornherein höhere Umsätze anstreben oder erzielen. Billendo rechnet Steuersätze, Rabatte und Skonto automatisch korrekt aus, sodass die Beträge stets stimmen – und falls deine Gesellschaft den Status doch nutzt, ergänzt es auf Wunsch den entsprechenden Hinweis.
Fortlaufende Nummerierung im Unternehmen
Auch die Kapitalgesellschaft braucht eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Die Herausforderung wächst, wenn mehrere Personen im Unternehmen Rechnungen schreiben – etwa Geschäftsführer und Buchhaltung. Dann darf es trotzdem nur eine einzige, lückenlose Nummernreihe geben.
Wenn verschiedene Mitarbeiter unabhängig voneinander nummerieren, entstehen schnell Dopplungen oder Lücken. Bei einer Betriebsprüfung ist das ein klassischer Anlass für Rückfragen. Eine zentrale Vergabe der Nummern ist deshalb für eine GmbH besonders wichtig.
Billendo vergibt die fortlaufenden Nummern zentral für die Gesellschaft. Egal wer in der UG oder GmbH eine Rechnung erstellt, sie reiht sich automatisch in den gemeinsamen Nummernkreis ein. Die Reihe bleibt lückenlos, ohne dass sich die Beteiligten abstimmen müssen.
E-Rechnung im B2B-Geschäft der Kapitalgesellschaft
UG und GmbH agieren häufig im Geschäftskundenbereich, und dort gewinnt die E-Rechnung rasch an Bedeutung. Geschäftspartner und öffentliche Auftraggeber erwarten zunehmend strukturierte Rechnungen, die maschinell verarbeitet werden können – nicht nur ein PDF zum Ansehen.
Billendo erstellt die Rechnungen deiner Gesellschaft auf Wunsch als E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. ZUGFeRD kombiniert dabei die menschlich lesbare Darstellung mit strukturierten Daten, während XRechnung das rein strukturierte Format ist, das vor allem im Verkehr mit Behörden gefragt ist.
So ist deine UG oder GmbH für die Anforderungen im B2B-Geschäft gerüstet, ohne dass du dich um die technischen Details der Formate kümmern musst. Du erstellst die Rechnung wie gewohnt und entscheidest beim Versand, in welcher Form sie das Haus verlässt.
Praktisch ist das auch für die Gegenseite: Eine strukturierte Rechnung kann der Empfänger direkt in seine eigene Buchhaltung übernehmen, ohne sie abzutippen. Das beschleunigt die Bearbeitung und reduziert Fehler – ein professioneller Auftritt, der bei Geschäftskunden gut ankommt und der zur seriösen Außenwirkung einer Kapitalgesellschaft passt.
Buchhaltung, Belege und Überblick für die Gesellschaft
Eine Kapitalgesellschaft muss ihre Geschäftsvorfälle besonders sorgfältig dokumentieren. In Billendo erfasst du Eingangsbelege per Foto oder Upload, ordnest sie Kategorien zu und hältst die enthaltene Vorsteuer fest. Alles landet GoBD-konform im Archiv der Gesellschaft, sodass jeder Beleg auch Jahre später nachvollziehbar abgelegt ist.
Das Dashboard zeigt dir Umsatz, offene Posten und Fälligkeiten auf einen Blick – ein wichtiges Steuerungsinstrument, gerade wenn die Gesellschaft mit Liquidität planen muss. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch summiert, sodass du die Werte schnell parat hast.
Bleibt eine Rechnung offen, unterstützt dich das Mahnwesen beim Nachfassen. Und für den Jahresabschluss übergibst du deinem Steuerberater die Daten über den Steuerberater-Export gebündelt. Da eine UG oder GmbH bilanzierungspflichtig ist und der Jahresabschluss anspruchsvoller ausfällt als eine einfache EÜR, ist die enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater hier ohnehin der Normalfall – Billendo liefert ihm dafür eine saubere Grundlage.
So richtest du deine GmbH-Rechnungen in Billendo ein
Der Einstieg ist unkompliziert, weil du die Besonderheiten deiner Gesellschaft nur ein einziges Mal hinterlegst und sie danach automatisch auf jedem Dokument erscheinen.
Trage die Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz und Anschrift in die Stammdaten ein
Ergänze Registergericht, Handelsregisternummer und die Geschäftsführer
Hinterlege Steuernummer oder USt-IdNr. der Gesellschaft sowie das Logo
Lege wiederkehrende Kunden und Artikel an, um sie per Klick zu nutzen
Danach erstellst du Rechnungen und Angebote in Minuten. Ein angenommenes Angebot wandelst du mit einem Klick in eine Rechnung um, und für regelmäßige Abrechnungen richtest du wiederkehrende Rechnungen ein. Billendo setzt sämtliche Pflichtangaben – die gesellschaftsrechtlichen wie die umsatzsteuerlichen – automatisch und versendet als PDF oder E-Rechnung. Du startest kostenlos, und das Programm wächst mit deiner Gesellschaft.
Fazit
Die Rechnung einer UG oder GmbH unterscheidet sich von der eines Einzelunternehmers vor allem durch die zusätzlichen gesellschaftsrechtlichen Pflichtangaben: vollständige Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und die Namen der Geschäftsführer. Hinzu kommen die üblichen umsatzsteuerlichen Angaben nach Paragraf 14 UStG sowie die Steuernummer der Gesellschaft – nie die einer Privatperson.
Mit Billendo hinterlegst du all diese Besonderheiten einmal und erstellst danach vollständige, einheitliche Rechnungen, auch wenn mehrere Personen abrechnen. Fortlaufende Nummern, Steuersätze und Beträge entstehen automatisch, der Versand erfolgt als PDF oder E-Rechnung im Format ZUGFeRD und XRechnung, und Belege, Dashboard sowie Steuerberater-Export halten die Buchhaltung der Gesellschaft zusammen. Für Bilanz, Jahresabschluss und konkrete steuerliche Fragen ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner.