Kaum ein Selbstständiger kommt heute ohne Telefon und Internet aus. Kundengespräche, der Versand von Angeboten, Recherche, Videocalls und der Abruf von E-Rechnungen laufen über genau diese Anschlüsse. Was dabei oft untergeht: Die monatlichen Kosten für Mobilfunk und Internet lassen sich in der Regel anteilig oder ganz steuerlich geltend machen. Telefonkosten absetzen ist deshalb für viele ein lohnendes, aber gern übersehenes Thema.
Die Besonderheit liegt darin, dass die meisten Selbstständigen ihre Anschlüsse nicht ausschließlich beruflich nutzen. Das private Telefonat am Abend, das Streaming am Wochenende, all das läuft über dieselbe Leitung. Genau deshalb ist hier eine saubere Aufteilung gefragt. Auf dieser Seite erfährst du, wie sich beruflicher und privater Anteil unterscheiden lassen, welche Belege du brauchst und wie du die laufenden Kosten monatlich sauber erfasst.
Beruflich, privat oder gemischt
Bei Telefon und Internet trifft das Steuerrecht eine entscheidende Unterscheidung: Nutzt du einen Anschluss rein beruflich, lässt er sich in der Regel komplett ansetzen. Wird er gemischt genutzt, ist meist nur der berufliche Anteil eine Betriebsausgabe. Genau diese Mischung ist bei Selbstständigen der Normalfall, etwa wenn dasselbe Smartphone für Kundenanrufe und private Nachrichten dient.
Wie hoch der berufliche Anteil ist, hängt von deiner tatsächlichen Nutzung ab. Wer ein zweites Handy ausschließlich für die Arbeit führt, hat es leicht, denn dieser Vertrag ist klar zuzuordnen. Beim einzigen Privatanschluss dagegen muss ein nachvollziehbarer Aufteilungsmaßstab her. Welcher Anteil als beruflich anerkannt wird und wie du ihn begründest, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater.
Ein verbreiteter Weg ist, über einen repräsentativen Zeitraum die berufliche und private Nutzung zu betrachten und daraus einen Prozentsatz abzuleiten, der dann dauerhaft angewendet wird. Wichtig ist, dass die Aufteilung plausibel und dokumentiert ist, damit sie im Zweifel Bestand hat.
Was alles zu den Kosten zählt
Beim Telefonkosten absetzen denken viele nur an die monatliche Grundgebühr des Mobilfunkvertrags. Tatsächlich gehört aber mehr dazu, das sich im Rahmen des beruflichen Anteils ansetzen lässt. Wer den Blick weitet, lässt weniger absetzbare Beträge liegen.
Grundgebühren und Verbindungskosten für Mobilfunk und Festnetz.
Die monatliche Gebühr für den Internet- oder DSL-Anschluss.
Anschaffung von Endgeräten wie Smartphone oder Router, in der Regel anteilig.
Zubehör und Verträge, die unmittelbar dem beruflichen Anschluss dienen.
Bei der Anschaffung von Geräten kommt zusätzlich ins Spiel, ob ein Gegenstand sofort abgesetzt oder über die Nutzungsdauer abgeschrieben wird, je nach Wert. Auch hier gilt der berufliche Nutzungsanteil. Welche Grenzen und Zeiträume konkret anzuwenden sind, ist eine Frage für deinen Steuerberater.
Belege als Grundlage
So plausibel deine Aufteilung auch sein mag, ohne Belege bleibt sie wertlos. Für jeden Monat brauchst du die Rechnung deines Anbieters, aus der die Kosten hervorgehen. Bei Geräten kommt der Kaufbeleg hinzu. Diese Nachweise sind die Basis dafür, dass das Finanzamt den beruflichen Anteil überhaupt anerkennt.
Telefon- und Internetrechnungen kommen heute fast immer digital, oft als PDF im Kundenportal oder per E-Mail. Das ist praktisch, birgt aber die Gefahr, dass sie im Posteingang untergehen oder im Portal vergessen werden. Wer sie nicht zeitnah sichert, hat am Jahresende Lücken.
In Billendo lädst du die monatliche Anbieterrechnung als Datei hoch oder fotografierst eine Papierrechnung ab. Du ordnest sie der passenden Kategorie zu, erfasst bei Bedarf die enthaltene Vorsteuer und legst sie GoBD-konform im Archiv ab. So sammelst du Monat für Monat einen vollständigen Satz an Nachweisen, ohne am Jahresende suchen zu müssen.
Vorsteuer bei laufenden Verträgen
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, steckt in jeder Telefon- und Internetrechnung Umsatzsteuer, die du in der Regel anteilig als Vorsteuer geltend machen kannst. Anteilig deshalb, weil sich der Vorsteuerabzug am beruflichen Nutzungsanteil orientiert, sofern der Anschluss gemischt genutzt wird.
Da es sich um eine laufende, monatlich wiederkehrende Ausgabe handelt, summiert sich der Vorsteuerbetrag über das Jahr spürbar auf. Genau deshalb lohnt es sich, jeden Monat dranzubleiben, statt am Ende alles auf einmal zu erfassen. Die ordentliche Rechnung mit Steuerausweis ist auch hier die Voraussetzung.
In Billendo erfasst du die enthaltene Vorsteuer beim jeweiligen Beleg. Die Beträge fließen automatisch in die im System summierte Umsatzsteuer-Voranmeldung ein. So musst du den anteiligen Vorsteuerbetrag nicht für jede Monatsrechnung von Hand zusammenrechnen.
Telefon und Internet als Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG, weist du keine Umsatzsteuer aus und ziehst auch keine Vorsteuer. Für dich zählt der berufliche Anteil des Bruttobetrags als Betriebsausgabe. Das vereinfacht die Erfassung, weil du dich nicht um den Steueranteil deiner Anbieterrechnung kümmern musst.
Die Pflicht, die Belege aufzubewahren und den beruflichen Anteil plausibel zu begründen, bleibt aber bestehen. Auch ohne Vorsteuerabzug mindern Telefon und Internet deinen Gewinn, und das setzt vollständige Nachweise voraus. Die digitale Ablage hilft, jede Monatsrechnung lückenlos zu sammeln.
Billendo richtet sich nach deinem Status: Du legst einmal fest, ob du Kleinunternehmer bist, und das System berücksichtigt das. Auf deinen Ausgangsrechnungen setzt es in diesem Fall automatisch den Hinweis nach Paragraf 19 UStG, sodass du auf der Ausgangsseite keinen Pflichtvermerk vergisst.
Wiederkehrende Kosten clever im Griff
Telefon und Internet sind klassische Fixkosten: Jeden Monat fällt fast der gleiche Betrag an. Genau diese Regelmäßigkeit macht es leicht, das Thema schleifen zu lassen, weil ja ohnehin immer dasselbe passiert. Wer hier diszipliniert bleibt, hat am Jahresende zwölf saubere Belege statt einer Lücke.
In Billendo ordnest du die laufenden Telekommunikationskosten einer eigenen Kategorie zu und siehst im Dashboard, wie sie sich über das Jahr summieren. Neben Umsatz, offenen Posten und Fälligkeiten behältst du so auch diese wiederkehrende Ausgabe im Blick, ohne eine separate Liste führen zu müssen.
Das gibt dir nicht nur für die Steuer Klarheit, sondern auch für deine eigene Kalkulation. Wer weiß, was Kommunikation im Jahr kostet, kann bei der Preisgestaltung der eigenen Leistungen besser rechnen. Und die Grundlage für die Einnahmenüberschussrechnung liegt am Jahresende bereits geordnet vor.
Weitergabe an den Steuerberater
Wenn die Steuererklärung ansteht, sollen die Telefon- und Internetkosten zügig nachweisbar sein. Wer die Monatsrechnungen digital gesammelt hat, gibt sie geordnet weiter, statt im Kundenportal des Anbieters einzeln nach alten Rechnungen zu suchen.
Über den Steuerberater-Export übermittelst du die erfassten Belege gebündelt an deine Kanzlei. Die Zuordnung zur Kategorie ist bereits erfolgt, was Rückfragen reduziert. Wie hoch der anerkannte berufliche Anteil im Ergebnis ausfällt, entscheidet dein Steuerberater im Rahmen der geltenden Regeln und auf Basis deiner Aufteilung.
Sollte das Finanzamt Nachweise zum beruflichen Anteil verlangen, hast du sie griffbereit. Die GoBD-konform archivierten Rechnungen lassen sich jederzeit aufrufen, sodass eine Nachfrage keine Hektik auslöst.
Diese Fehler kosten bares Geld
Beim Telefonkosten absetzen schleichen sich oft dieselben Fehler ein. Der größte ist, die laufenden Rechnungen gar nicht erst zu sammeln, weil sie ja klein wirken. Über zwölf Monate summiert sich der berufliche Anteil aber zu einem durchaus relevanten Betrag, der ohne Belege verloren geht.
Ein weiterer Klassiker ist eine unrealistische oder gar nicht begründete Aufteilung. Wer einen privat genutzten Anschluss zu hundert Prozent ansetzt, riskiert Rückfragen. Eine plausible, dokumentierte Quote schützt davor und lässt sich bei Bedarf nachvollziehen.
Monatsrechnungen im Anbieterportal vergessen und nie sichern.
Einen gemischt genutzten Anschluss voll ansetzen.
Den beruflichen Anteil nie dokumentieren oder begründen.
Geräteanschaffungen nicht als eigenen Beleg erfassen.
Software statt Zettelwirtschaft
Viele führen ihre Fixkosten in einer Tabelle und legen die PDF-Rechnungen irgendwo auf der Festplatte ab. Das funktioniert, hat aber Schwächen: Beleg und Eintrag liegen getrennt, die Vorsteuer ist Handarbeit, und eine lose Datei auf dem Rechner ist keine GoBD-konforme Archivierung.
Billendo verbindet beides. Die Monatsrechnung liegt als Datei direkt beim Eintrag, Kategorie und Vorsteuer sind dort hinterlegt, und alles ist GoBD-konform archiviert. Du brauchst nicht zwischen Tabelle und Dateiordner zu wechseln, sondern hast jede Monatsrechnung samt Zuordnung an einem Ort.
Dazu wächst Billendo mit deinem Geschäft mit. Du startest kostenlos und nutzt neben der Belegerfassung nach und nach Rechnungen, Angebote und die Auswertungen im Dashboard, das du übrigens auch mobil bedienst. So bleibt das Erfassen der laufenden Kosten kein Einzelthema, sondern Teil deiner gesamten Buchhaltung.
Zweitanschluss als saubere Lösung
Wer die ständige Aufteilung scheut, denkt früher oder später über einen rein beruflichen Anschluss nach. Ein zweiter Mobilfunkvertrag oder eine separate Geschäftsleitung, die ausschließlich für die Arbeit dient, lässt sich in der Regel ohne die Diskussion um Prozentsätze in voller Höhe ansetzen. Das schafft Klarheit, weil sich beruflich und privat nicht mehr vermischen.
Ob sich ein eigener Geschäftsanschluss lohnt, ist letztlich eine Rechnung aus monatlichen Kosten und ersparter Aufteilungsmühe. Bei viel beruflicher Telefonie kann er sich schnell auszahlen, bei geringem Volumen bleibt der gemischte Anschluss meist günstiger. Diese Abwägung triffst du am besten mit Blick auf deine tatsächliche Nutzung und im Zweifel im Gespräch mit deinem Steuerberater.
Erfasst wird ein solcher Zweitanschluss in Billendo genauso wie jeder andere laufende Vertrag: Monatsrechnung hochladen, Kategorie zuordnen, Vorsteuer festhalten, archivieren. Der Unterschied ist nur, dass du dir die Frage nach dem beruflichen Anteil bei diesem Beleg sparen kannst, weil er ohnehin voll betrieblich ist.
Fazit
Telefon und Internet absetzen ist für Selbstständige eine lohnende, oft unterschätzte Möglichkeit, den Gewinn zu mindern, denn die laufenden Kosten summieren sich über das Jahr deutlich. Entscheidend ist eine plausible, dokumentierte Aufteilung in beruflichen und privaten Anteil sowie ein vollständiger Satz an Monatsrechnungen. Mit Billendo lädst du jede Anbieterrechnung sofort hoch, ordnest sie einer Kategorie zu, hältst die enthaltene Vorsteuer fest und archivierst alles GoBD-konform, statt am Jahresende im Kundenportal zu suchen. Über den Steuerberater-Export gibst du die geordneten Daten weiter. Welcher berufliche Anteil anerkannt wird und welche Geräte sofort oder über mehrere Jahre angesetzt werden, klärst du mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt. Den Anfang machst du kostenlos.