Wer zum ersten Mal einen Auftrag von einer Behörde, einem Amt oder einer Kommune bekommt, freut sich oft über den planbaren, zuverlässigen Kunden. Spätestens beim Schreiben der Rechnung folgt jedoch die Ernüchterung: Eine Rechnung an die öffentliche Hand lässt sich in vielen Fällen nicht mehr einfach als PDF per E-Mail schicken. Stattdessen wird ein bestimmtes elektronisches Format verlangt, und ohne die richtige Vorbereitung läuft die Einreichung ins Leere.
Der Grund dafür ist die Pflicht zur elektronischen Rechnung im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern. Was zunächst nach zusätzlicher Bürokratie klingt, ist mit der richtigen Software unkompliziert. Auf dieser Seite erfährst du, was eine Rechnung an die öffentliche Hand von einer gewöhnlichen Rechnung unterscheidet, welches Format gefragt ist und wie du eine korrekte E-Rechnung erstellst, die die Verwaltung auch tatsächlich annimmt.
Was die öffentliche Hand als Empfänger besonders macht
Mit der öffentlichen Hand sind Bund, Länder, Kommunen und ihre nachgeordneten Stellen gemeint, also Ämter, Behörden, Schulen, kommunale Eigenbetriebe und ähnliche Einrichtungen. Wenn du für eine solche Stelle eine Leistung erbringst, bist du Auftragnehmer eines öffentlichen Auftraggebers, und das hat Folgen für die Art, wie du abrechnest.
Der wichtigste Unterschied liegt im Format der Rechnung. Im Geschäft mit der öffentlichen Verwaltung hat sich die elektronische Rechnung als Standard durchgesetzt. Viele öffentliche Auftraggeber nehmen Rechnungen nur noch in einem strukturierten elektronischen Format an und weisen reine PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen zurück.
Inhaltlich bleibt eine Rechnung an die öffentliche Hand zwar eine ganz normale Rechnung mit den üblichen Pflichtangaben. Hinzu kommen aber oft zusätzliche Angaben, die die Verwaltung zur internen Zuordnung braucht. Welche das im Einzelfall sind, teilt dir der Auftraggeber in der Regel mit dem Auftrag mit.
Die E-Rechnung ist hier der Standard
Eine E-Rechnung ist keine eingescannte oder als PDF gespeicherte Rechnung, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers automatisch einlesen kann. Genau das ist der Kern: Die Verwaltung will Rechnungsdaten maschinell verarbeiten, ohne sie abtippen zu müssen. Ein einfaches PDF erfüllt diesen Zweck nicht.
Im deutschen Verwaltungsumfeld haben sich zwei Formate etabliert. XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat, das speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten ist. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten und vereint so beide Welten. Welches Format dein Auftraggeber erwartet, solltest du vor der ersten Rechnung klären.
Billendo erzeugt E-Rechnungen sowohl im Format ZUGFeRD als auch im Format XRechnung. Du musst dich nicht mit der technischen Struktur dieser Formate auseinandersetzen, sondern erfasst deine Rechnung wie gewohnt. Die korrekt strukturierte Datei entsteht im Hintergrund, sodass sie die Systeme der Verwaltung problemlos annehmen.
Diese Pflichtangaben dürfen nicht fehlen
Auch eine elektronische Rechnung an die öffentliche Hand muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Das strukturierte Format ersetzt diese Pflichten nicht, sondern transportiert sie nur in maschinenlesbarer Form. Fehlt eine Angabe, wird die Rechnung von der Prüfsoftware der Verwaltung oft automatisch beanstandet.
In der Regel gehören diese Angaben auf die Rechnung:
Dein vollständiger Name und deine Anschrift sowie die der empfangenden Behörde.
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Leistungszeitpunkt.
Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Bei einer E-Rechnung an die öffentliche Hand kommen oft technische Angaben hinzu, etwa eine Leitweg-Identifikationsnummer, über die die Verwaltung die Rechnung intern zuordnet, sowie deine Zahlungsangaben in strukturierter Form. Diese Zusatzangaben teilt dir der Auftraggeber mit, und du trägst sie einmal bei der Rechnung ein.
So entsteht die Rechnung Schritt für Schritt
In der Praxis ist der Ablauf einfacher, als die technischen Begriffe vermuten lassen. Du erfasst die Rechnung in Billendo so, wie du es von einer gewöhnlichen Rechnung kennst: Kunde auswählen, Positionen eintragen, Steuersatz festlegen. Die fortlaufende Nummer vergibt das System automatisch, und die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind enthalten.
Anschließend wählst du als Ausgabeformat die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, je nachdem, was der Auftraggeber verlangt. Die vom Auftraggeber genannten Zusatzangaben wie die Leitweg-Identifikationsnummer trägst du an der vorgesehenen Stelle ein. Daraus erzeugt Billendo die fertige, strukturierte Datei.
Diese Datei reichst du dann auf dem Weg ein, den die jeweilige Verwaltung vorgibt. Manche Auftraggeber nutzen ein Portal zum Hochladen, andere akzeptieren den Versand per E-Mail. Welcher Weg gilt, steht in den Unterlagen zum Auftrag. Den fertigen, korrekt formatierten Datensatz hast du mit Billendo in jedem Fall in der Hand.
Umsatzsteuer und Steuersatz korrekt ausweisen
Beim Steuerausweis gelten für die öffentliche Hand dieselben Regeln wie bei anderen Geschäftskunden. Bist du regelbesteuert, weist du die Umsatzsteuer mit dem für deine Leistung geltenden Satz aus. Die Behörde zahlt den Bruttobetrag, und der Steueranteil fließt bei dir in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein.
Billendo summiert die Steueranteile deiner Rechnungen automatisch für die Voranmeldung und liefert zugleich die Grundlage für deine Einnahmenüberschussrechnung. So musst du nicht von Hand zusammenrechnen, welche Umsätze aus öffentlichen Aufträgen in welchem Zeitraum angefallen sind, sondern hast die Zahlen geordnet vorliegen.
Ob in deinem Fall ein ermäßigter Steuersatz oder eine Besonderheit greift, hängt von der Art deiner Leistung ab. Solche Fragen klärst du am besten vorab mit deinem Steuerberater oder dem Finanzamt, damit deine Rechnung an die öffentliche Hand nicht wegen eines falschen Steuersatzes beanstandet wird.
Rechnung an die öffentliche Hand als Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer kannst du für die öffentliche Hand arbeiten und musst dann ebenfalls die elektronische Form beachten, wenn der Auftraggeber sie verlangt. Du weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus, sondern setzt den Hinweis nach Paragraf 19 UStG. Dieser Hinweis muss auch im strukturierten Datensatz korrekt enthalten sein.
Billendo setzt den Hinweis nach Paragraf 19 UStG bei Kleinunternehmern automatisch auf jede Rechnung und überträgt ihn auch in die E-Rechnung. Du legst die Einstellung einmal fest, und sie wirkt fortan auf jede Rechnung, egal ob als PDF oder als XRechnung. So gerätst du nicht in die Situation, versehentlich einen Steuerbetrag auszuweisen.
Die übrigen Anforderungen bleiben dieselben. Auch ohne Umsatzsteuer müssen alle Pflichtangaben und die vom Auftraggeber geforderten Zusatzangaben vorhanden sein, sonst weist die Prüfsoftware der Verwaltung die Rechnung zurück. Vollständigkeit ist hier entscheidend.
Vom Angebot bis zur eingereichten Rechnung
Öffentliche Aufträge beginnen oft mit einem Angebot oder einer formellen Beauftragung. Wenn dein Angebot und die spätere Rechnung aus demselben System stammen, sparst du Zeit und vermeidest Übertragungsfehler. Die Positionen, die du angeboten hast, übernimmst du direkt in die Rechnung.
In Billendo erstellst du das Angebot in wenigen Minuten und verfolgst seinen Status. Kommt der Auftrag zustande, wandelst du das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um und gibst sie als E-Rechnung aus. Die fortlaufende Nummerierung und die GoBD-konforme Archivierung laufen dabei automatisch mit.
Erfasse die Behörde mit allen geforderten Angaben in der Kundenverwaltung.
Hinterlege wiederkehrende Leistungen als Artikel für eine schnelle Abrechnung.
Wandle das angenommene Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um.
Gib die Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung aus und reiche sie ein.
Nach dem Versand verfolgst du im Dashboard, ob die Zahlung eingegangen ist. Behörden zahlen oft zuverlässig, aber nicht immer schnell. Bleibt eine Zahlung über die Fälligkeit hinaus aus, kannst du an sie erinnern und bei Bedarf das Mahnwesen nutzen, ohne den Überblick zu verlieren.
Häufige Stolpersteine bei E-Rechnungen an Behörden
Der häufigste Fehler ist, eine reine PDF-Rechnung einzureichen, wo ein strukturiertes Format verlangt wird. Die Verwaltung weist eine solche Rechnung in der Regel zurück, und deine Zahlung verzögert sich. Kläre deshalb vor der ersten Rechnung, welches Format und welcher Einreichungsweg gelten.
Ein zweiter Stolperstein sind fehlende Zusatzangaben wie die Leitweg-Identifikationsnummer. Ohne sie kann die Verwaltung die Rechnung intern nicht zuordnen, und die Prüfung schlägt fehl. Frag diese Angaben rechtzeitig ab und trage sie sauber ein, dann läuft die Einreichung beim ersten Versuch durch.
Schließlich lohnt es sich, jede eingereichte Rechnung geordnet aufzubewahren. Da Billendo deine Rechnungen GoBD-konform archiviert und fortlaufend nummeriert, hast du jederzeit den Nachweis darüber, was du wann eingereicht hast. Bei einer Rückfrage der Verwaltung findest du den passenden Beleg sofort.
Warum statische Vorlagen für E-Rechnungen nicht ausreichen
Eine reine PDF-Vorlage, wie sie viele für ihre normalen Rechnungen nutzen, hilft bei der öffentlichen Hand kaum weiter. Sie erzeugt zwar ein ansehnliches Dokument, aber keinen strukturierten Datensatz, den die Verwaltung maschinell einlesen kann. Genau dieser Datensatz ist jedoch das Entscheidende an einer E-Rechnung, und ihn von Hand zu erstellen ist praktisch ausgeschlossen.
Billendo erzeugt den strukturierten Datensatz im Format ZUGFeRD oder XRechnung automatisch aus deinen Eingaben. Du musst dich nicht mit dem technischen Aufbau der Formate beschäftigen, sondern erfasst die Rechnung wie gewohnt und wählst das passende Ausgabeformat. So entsteht aus deinen Daten eine Datei, welche die Prüfsysteme der Verwaltung annehmen.
Hinzu kommt, dass Billendo deine Behörden samt der geforderten Zusatzangaben in der Kundenverwaltung speichert. Die einmal hinterlegte Leitweg-Identifikationsnummer steht bei der nächsten Rechnung sofort wieder bereit. Statt jedes Mal von vorn anzufangen, baust du auf bereits erfassten Daten auf und vermeidest Tippfehler in den technischen Angaben.
Fazit
Eine Rechnung an die öffentliche Hand unterscheidet sich vor allem durch das geforderte elektronische Format von einer gewöhnlichen Rechnung. Behörden, Ämter und Kommunen verlangen in vielen Fällen eine E-Rechnung als strukturierten Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD und weisen reine PDFs zurück. Inhaltlich gelten die üblichen Pflichtangaben, ergänzt um Zusatzangaben wie die Leitweg-Identifikationsnummer. Mit Billendo erstellst du die Rechnung wie gewohnt und gibst sie als ZUGFeRD oder XRechnung aus: Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG und fortlaufende Nummern sind automatisch korrekt, bei Kleinunternehmern erscheint der Hinweis nach Paragraf 19 UStG, und die Archivierung läuft GoBD-konform. Welches Format und welcher Steuersatz für deinen Auftrag gelten, klärst du vorab mit dem Auftraggeber beziehungsweise deinem Steuerberater. Du kannst kostenlos starten, und Billendo wächst mit deinen öffentlichen Aufträgen mit.