Wenn du Waren versendest oder Leistungen ausführst, taucht früher oder später die Frage auf: Brauche ich dafür einen Lieferschein, und wenn ja, was muss da eigentlich rein? Den Lieferschein erstellen viele Selbstständige zunächst von Hand oder kopieren ein altes Word-Dokument, ändern das Datum und hoffen, dass nichts vergessen wurde. Das geht eine Weile gut, bis ein Kunde reklamiert, eine Position fehlt oder die spätere Rechnung plötzlich nicht mehr zum gelieferten Umfang passt.
Dabei ist ein sauber strukturierter Lieferschein kein bürokratischer Selbstzweck, sondern dein Beleg dafür, was tatsächlich rausgegangen ist. Er verbindet Bestellung, Lieferung und Rechnung zu einer nachvollziehbaren Kette. Auf dieser Seite zeigen wir dir, wann du einen Lieferschein erstellen solltest, welche Angaben sinnvoll sind und wie du den Schritt vom Lieferschein zur Rechnung ohne doppelte Tipparbeit hinbekommst.
Wozu du überhaupt einen Lieferschein erstellen solltest
Ein Lieferschein begleitet die Ware vom Versender zum Empfänger und hält fest, was geliefert wurde, in welcher Menge und an welchem Tag. Anders als die Rechnung enthält er in der Regel keine Preise, sondern konzentriert sich auf den reinen Lieferumfang. Genau das macht ihn nützlich: Der Empfänger kann beim Auspacken Position für Position abhaken, und du hast einen schriftlichen Nachweis, falls später jemand behauptet, etwas sei nicht angekommen.
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Lieferschein für die meisten kleinen Selbstständigen nicht zwingend. Trotzdem gilt er als kaufmännisch üblich und schafft Vertrauen. Gerade wenn Lieferung und Rechnungsstellung zeitlich auseinanderfallen, ist er Gold wert. Du dokumentierst damit den Zeitpunkt der Leistung, was bei Gewährleistungsfragen, Rückläufern oder Streit über Mengen eine klare Faktenlage liefert.
Es gibt typische Situationen, in denen es sich besonders lohnt:
Du versendest physische Produkte und willst dem Paket eine Übersicht beilegen.
Lieferung und Rechnung erfolgen getrennt, etwa bei Sammelrechnungen am Monatsende.
Dein Kunde verlangt eine Wareneingangskontrolle mit Gegenzeichnung.
Du arbeitest mit Teillieferungen und musst den Überblick behalten, was schon raus ist.
Diese Angaben gehören auf einen guten Lieferschein
Weil der Lieferschein kein gesetzlich genormtes Dokument wie die Rechnung ist, gibt es keine starre Pflichtliste. In der Praxis hat sich aber ein fester Satz an Angaben durchgesetzt, der für Klarheit sorgt und die spätere Zuordnung erleichtert. Je vollständiger der Schein, desto weniger Rückfragen bekommst du.
Diese Punkte sollten in der Regel enthalten sein:
Dein Name und deine Anschrift als Lieferant sowie Name und Lieferadresse des Empfängers.
Eine eindeutige Lieferscheinnummer und das Lieferdatum.
Die gelieferten Artikel mit Bezeichnung, Menge und gegebenenfalls Artikelnummer.
Ein Bezug zur Bestellung oder zum Auftrag, damit alles eindeutig zusammenpasst.
Die Lieferadresse weicht übrigens nicht selten von der Rechnungsadresse ab. Ein Kunde lässt vielleicht an eine Filiale oder Baustelle liefern, während die Rechnung an die Zentrale geht. Genau deshalb ist es praktisch, beide Adressen sauber getrennt führen zu können, statt sie händisch jedes Mal neu einzutippen.
Lieferschein und Rechnung sauber miteinander verknüpfen
Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn der Lieferschein nicht isoliert in einem Ordner liegt, sondern direkt mit der Rechnung verzahnt ist. Denn die spätere Rechnung muss exakt das abbilden, was du geliefert hast. Tippst du beide Dokumente getrennt, schleichen sich schnell Abweichungen ein: eine Position zu viel, eine Menge falsch, ein Artikel mit anderer Bezeichnung.
Mit Billendo erfasst du deine Artikel einmal in der Artikelverwaltung und übernimmst sie in den Lieferschein. Aus demselben Datensatz entsteht anschließend die Rechnung, ohne dass du Bezeichnungen oder Mengen erneut abtippst. So bleiben Lieferung und Abrechnung deckungsgleich, und du sparst dir den lästigen Abgleich Zeile für Zeile.
Gerade bei wiederkehrenden Kunden lohnt sich diese Verknüpfung. Du legst Kunde und Artikel einmal an und musst beim nächsten Mal nur noch Mengen anpassen. Die Kundenverwaltung merkt sich die Adressen, sodass Liefer- und Rechnungsadresse korrekt vorbelegt sind.
Vom Angebot über den Lieferschein zur Rechnung
Viele Aufträge starten mit einem Angebot. Der Kunde sagt zu, du lieferst, und am Ende stellst du die Rechnung. Wenn du diesen Ablauf in einem durchgängigen System abbildest, sparst du an jeder Übergabestelle Zeit und vermeidest Übertragungsfehler.
In Billendo schreibst du ein Angebot in wenigen Minuten und wandelst es per Klick in den Folgeschritt um. Die Positionen wandern mit, sodass du sie nicht erneut eingibst. Nach der Lieferung machst du aus dem gleichen Vorgang die Rechnung. Diese erfüllt dann automatisch die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG, bekommt eine fortlaufende Nummer und kann als PDF versendet werden.
So entsteht eine lückenlose Spur vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Bei Rückfragen kannst du jeden Schritt nachvollziehen, und dein Steuerberater sieht beim Export sofort, was zusammengehört.
Lieferscheinnummer richtig vergeben
Wie bei Rechnungen ist auch beim Lieferschein eine eindeutige Nummer hilfreich. Sie muss nicht den strengen Regeln der fortlaufenden Rechnungsnummer folgen, sollte aber innerhalb deines Systems eindeutig sein, damit du jeden Schein wiederfindest. Viele nutzen ein Schema mit Jahr und laufender Zahl, etwa um Lieferungen pro Geschäftsjahr zu gruppieren.
Wenn du deine Lieferscheine digital führst, vergibt das System die Nummern auf Wunsch automatisch und stellt sicher, dass keine doppelt vorkommt. Das ist besonders dann angenehm, wenn du an einem Tag mehrere Lieferungen rausschickst und den Überblick behalten willst.
Ein durchdachtes Nummernschema zahlt sich auch im Streitfall aus: Du kannst eine konkrete Lieferung exakt benennen und ihr die passende Rechnung zuordnen, statt in einem Stapel undatierter Zettel zu suchen.
Lieferschein mit Empfangsbestätigung
In manchen Branchen lässt sich der Empfänger den Erhalt der Ware mit Unterschrift bestätigen. Diese gegengezeichnete Variante dient als handfester Nachweis, dass die Lieferung angekommen ist und die Mengen stimmten. Du druckst den Lieferschein dann zweifach, der Kunde unterschreibt, und ein Exemplar wandert zurück in deine Ablage.
Auch wenn du komplett digital arbeitest, kannst du den als PDF erstellten Lieferschein dem Paket beilegen oder vorab per E-Mail schicken. Der Empfänger weiß so schon vor dem Auspacken, was ihn erwartet, und kann den Wareneingang strukturiert prüfen.
Für deine eigene Ablage gilt: Bewahre Lieferscheine zusammen mit der zugehörigen Rechnung auf. So hast du im Zweifel den kompletten Vorgang beisammen, ohne in verschiedenen Ordnern zu kramen.
Teillieferungen und Sammelrechnungen im Griff
Nicht immer wird alles auf einmal geliefert. Mal ist ein Artikel nicht vorrätig, mal liefert du in Etappen. Dann brauchst du pro Teillieferung einen eigenen Lieferschein, während die Rechnung am Ende alles zusammenfasst oder Schritt für Schritt mitläuft.
Hier hilft eine saubere Verknüpfung enorm: Du siehst auf einen Blick, welche Positionen schon geliefert wurden und welche noch offen sind. Am Monatsende fasst du mehrere Lieferungen zu einer Sammelrechnung zusammen, ohne befürchten zu müssen, eine Lieferung doppelt oder gar nicht abzurechnen.
Wer mit wiederkehrenden Lieferungen arbeitet, profitiert zusätzlich von wiederkehrenden Rechnungen. Der feste Teil läuft automatisch, und du ergänzt nur die variablen Mengen aus den jeweiligen Lieferscheinen.
Lieferschein erstellen ohne Word-Chaos
Der klassische Weg mit Textverarbeitung funktioniert, hat aber Tücken. Formatierungen verrutschen, die Nummerierung machst du im Kopf, und jeder neue Lieferschein beginnt mit dem Risiko, ein altes Detail aus dem Vorlagendokument zu vergessen. Spätestens wenn du den Lieferschein erstellen willst, während du unterwegs beim Kunden bist, wird das umständlich.
Eine spezialisierte Lösung nimmt dir diese Reibung ab. Du wählst Kunde und Artikel, das Layout sitzt, die Nummer wird vergeben, und das fertige PDF entsteht auf Knopfdruck. Da Billendo mobil läuft, klappt das auch direkt nach der Übergabe vom Smartphone aus.
Der entscheidende Unterschied zu einer statischen Vorlage: Deine Daten sind verknüpft. Ein einmal angelegter Artikel taucht im Lieferschein, im Angebot und in der Rechnung mit identischer Bezeichnung auf. Du pflegst nicht drei getrennte Welten, sondern arbeitest mit einer.
Belege und Lieferscheine aufbewahren
Lieferscheine sind Teil deiner Geschäftsunterlagen und sollten ordentlich archiviert werden. Zusammen mit Eingangs- und Ausgangsbelegen bilden sie die Grundlage einer nachvollziehbaren Buchführung. Wer hier von Anfang an digital arbeitet, erspart sich die Zettelwirtschaft.
In Billendo fotografierst oder lädst du Belege hoch, ordnest sie Kategorien zu und legst sie GoBD-konform im Archiv ab. Lieferscheine und Rechnungen liegen damit am selben Ort, sauber verknüpft und jederzeit auffindbar. Das macht sich besonders bemerkbar, wenn der Steuerberater oder das Finanzamt Unterlagen anfordert.
Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen sind in der Regel mehrjährig. Wie lange genau in deinem Fall, hängt von der Art des Dokuments ab. Im Zweifel klärst du das einmal mit deinem Steuerberater und richtest deine Ablage entsprechend ein.
Häufige Fehler beim Lieferschein erstellen
Auch wenn der Lieferschein simpel wirkt, schleichen sich gern dieselben Patzer ein. Eine fehlende Lieferscheinnummer macht die spätere Zuordnung schwer. Eine Lieferadresse, die versehentlich der Rechnungsadresse entspricht, führt zu Fehllieferungen. Und Mengenangaben, die nicht zur tatsächlichen Lieferung passen, erzeugen Diskussionen.
Häufig fehlt auch der Bezug zur Bestellung oder zum Auftrag. Ohne diese Verknüpfung weiß der Empfänger nicht sofort, zu welcher Order die Lieferung gehört, und muss nachfragen. Ein kurzer Hinweis auf Auftrags- oder Angebotsnummer spart beiden Seiten Zeit.
Der letzte Klassiker: Lieferschein und Rechnung weichen voneinander ab, weil sie getrennt getippt wurden. Genau das vermeidest du, wenn beide aus demselben Datensatz entstehen. Die Lieferung definiert, was abgerechnet wird, und nicht andersherum.
Lieferschein als E-Rechnung-Vorbereitung
Im Geschäftskundenbereich gewinnt die elektronische Rechnung an Bedeutung. Wenn du sauber strukturierte Daten in Lieferschein und Rechnung pflegst, bist du dafür bestens aufgestellt. Denn eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung lebt von maschinenlesbaren, strukturierten Angaben.
Billendo erzeugt deine Rechnungen auf Wunsch direkt als E-Rechnung in diesen Formaten. Die Daten, die du ohnehin im Lieferschein und in der Artikelverwaltung gepflegt hast, fließen in das strukturierte Format ein. Du musst dich nicht zusätzlich um das technische Format kümmern.
So wird aus dem unscheinbaren Lieferschein ein Baustein einer durchgehend digitalen Abrechnung. Wer heute strukturiert arbeitet, hat den Übergang zur E-Rechnung praktisch schon geschafft.
Schritt für Schritt zum ersten Lieferschein
Damit der Einstieg leicht fällt, hier der typische Ablauf in der Praxis. Du brauchst dafür keine Vorkenntnisse, nur deine Kundendaten und die Liste der gelieferten Artikel.
Lege deinen Kunden mit Liefer- und Rechnungsadresse an oder wähle ihn aus.
Füge die gelieferten Artikel mit Bezeichnung und Menge hinzu.
Ergänze Lieferdatum, Lieferscheinnummer und einen Bezug zur Bestellung.
Erstelle das PDF, leg es dem Paket bei oder schick es vorab per E-Mail.
Nach der Lieferung machst du aus demselben Vorgang die Rechnung. Da die Positionen schon stehen, prüfst du nur noch und versendest. Der gesamte Ablauf vom Lieferschein erstellen bis zur fertigen Rechnung dauert dann nur Minuten statt einer halben Stunde Tipparbeit.
Fazit
Einen Lieferschein erstellen ist mehr als eine Formalität: Er dokumentiert, was geliefert wurde, schafft Vertrauen beim Kunden und bildet die Brücke zur korrekten Rechnung. Wer Lieferschein, Angebot und Rechnung getrennt in Word pflegt, riskiert Abweichungen und doppelte Arbeit. Mit Billendo entstehen alle drei aus denselben Daten, die Nummern vergeben sich automatisch, und das fertige PDF ist in Minuten unterwegs, auch vom Smartphone. So bleibt deine Abrechnung lückenlos und nachvollziehbar. Für die genauen Aufbewahrungsfristen und steuerliche Detailfragen sprichst du am besten einmal mit deinem Steuerberater. Du kannst kostenlos starten und Billendo wächst mit deinem Geschäft mit.