Tischlerei Amrhein: Angebote dreimal schneller und per Klick zur Rechnung

Inhaber Markus Amrhein hat den Betrieb vor knapp zwölf Jahren von seinem Vater übernommen. Aus der kleinen Werkstatt mit zwei Hobelbänken ist ein gefragter Maßmöbelbetrieb geworden. Drei Gesellen und ein Auszubildender arbeiten heute mit, die Auftragslage ist gut, oft sogar zu gut für den Schreibtisch.

Denn während an der Werkbank alles eingespielt läuft, war die Verwaltung über Jahre ein Flickenteppich geblieben. Angebote entstanden in einer Tabellenkalkulation, die Markus irgendwann selbst zusammengebaut hatte. Für jedes neue Projekt kopierte er das letzte Dokument, überschrieb die Positionen und hoffte, dass er keine Formel zerschossen hatte.

Die Preise für Material und Arbeitsstunden lagen in einer zweiten Datei, Kundenadressen in einer dritten. Wer ein Angebot brauchte, sprang zwischen den Dateien hin und her und tippte Zahlen ab. Das funktionierte, solange es zwei Anfragen pro Woche waren. Bei zehn wurde es zur Belastung.

• Angebote in einer selbstgebauten Tabelle, die niemand außer dem Chef wirklich verstand

• Material- und Stundenpreise verstreut über mehrere Dateien

• Kundendaten jedes Mal neu abgetippt, mit entsprechenden Tippfehlern

• Rechnungen am Ende noch einmal komplett von Hand aus dem Angebot übertragen

Besonders ärgerlich war der letzte Punkt. War ein Projekt fertig, saß Markus oder seine Frau Carolin, die die Buchhaltung nebenher macht, abends noch einmal da und baute aus dem angenommenen Angebot eine Rechnung. Dieselben Positionen, dieselben Zahlen, nur in einem neuen Dokument. Doppelte Arbeit, die regelmäßig Fehler einschleppte.

Der eigentliche Engpass war nicht die Werkstatt, sondern die Geschwindigkeit der Angebote. Wer bei einem Einbauschrank fürs Schlafzimmer anfragt, holt sich in der Regel zwei oder drei Angebote ein. Und wer zuerst ein sauberes, klares Angebot auf dem Tisch hat, gewinnt oft den Auftrag, auch wenn er nicht der billigste ist.

Bei Amrhein dauerte ein durchdachtes Angebot leicht eine Stunde oder länger. Material aufschlüsseln, Arbeitsstunden schätzen, alles in die Tabelle eintragen, das Layout zurechtrücken, als PDF speichern, in eine E-Mail packen. Und weil das so aufwendig war, blieben Anfragen liegen. Manchmal zwei, drei Tage, in stressigen Wochen auch länger.

Carolin brachte es auf den Punkt: „Wir haben gute Arbeit gemacht und trotzdem Aufträge verloren, weil wir zu langsam mit dem Angebot waren. Das tat richtig weh, weil man genau wusste, dass das Geschäft eigentlich schon so gut wie sicher gewesen wäre.”

Dazu kam der Auftritt. Die Tabellenangebote sahen funktional aus, mehr nicht. Bei einem Esstisch für mehrere tausend Euro erwarten Kunden ein Dokument, das genauso solide wirkt wie das spätere Möbelstück. Ein etwas verrutschtes Layout mit unterschiedlichen Schriftgrößen passte nicht zu dem Anspruch, den der Betrieb an seine eigene Arbeit stellte.

Drei Dinge mussten sich also ändern. Angebote mussten schneller fertig sein, professioneller aussehen und ohne Doppelarbeit zur Rechnung werden. Markus wollte dafür ausdrücklich kein schweres Programm, das wochenlange Einarbeitung verlangt. „Ich bin Tischler, kein Buchhalter. Das Werkzeug muss sich nach mir richten, nicht umgekehrt.”

Den Anstoß gab ein befreundeter Elektriker, der seine Rechnungen längst mit Billendo schrieb. Markus probierte es an einem Sonntagnachmittag aus und legte gleich die ersten zwei echten Anfragen damit an, statt sich erst durch eine Demo zu klicken.

Der erste Schritt war die Artikelverwaltung. Markus pflegte einmal seine wiederkehrenden Positionen ein: Leimholzplatten nach Quadratmeter, Beschläge, verschiedene Holzarten, dazu die Arbeitsstunden für Tischlerei und Montage mit den jeweiligen Sätzen. Was vorher in mehreren Dateien lag, war jetzt eine saubere Liste, aus der sich jedes Angebot zusammensetzen ließ.

Genauso wanderten die Stammkunden in die Kundenverwaltung. Architekturbüros, mit denen Amrhein regelmäßig arbeitet, ebenso wie Privatleute aus früheren Projekten. Adresse einmal erfasst, danach nur noch auswählen. Das Abtippen, und die Tippfehler dabei, fielen schlicht weg.

Für die Angebote selbst nutzt der Betrieb jetzt Vorlagen. Ein wiederkehrender Einbauschrank, eine Treppe, ein Tisch: Für jeden Typ gibt es eine Grundstruktur, die nur noch an das konkrete Projekt angepasst wird. So beschreibt Markus den neuen Ablauf:

• Kunde auswählen oder in zwei Feldern neu anlegen

• Passende Vorlage öffnen und Positionen aus der Artikelliste ergänzen

• Mengen, Holzart und geschätzte Stunden anpassen, Rabatt bei Bedarf direkt eintragen

• Angebot als PDF mit dem Logo der Tischlerei direkt aus Billendo versenden

Was vorher eine Stunde brauchte, ist jetzt oft in unter zwanzig Minuten erledigt. Und das Dokument sieht aus wie aus einem Guss: einheitliche Schrift, Logo, klare Aufstellung von Material und Arbeit, sauber summiert.

Der für Markus wichtigste Teil kommt aber, wenn der Kunde zusagt. Den Status setzt er in Billendo auf angenommen, und aus genau diesem Angebot wird mit einem Klick eine Rechnung. Alle Positionen, alle Preise, die Kundendaten, alles wandert mit. Er muss nur noch das Rechnungsdatum prüfen und kann versenden. Die Rechnung trägt automatisch eine fortlaufende Nummer und enthält die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG, ohne dass jemand eine Checkliste durchgehen muss.

Für die Geschäftskunden, vor allem die Architekturbüros, verschickt Amrhein die Rechnungen inzwischen als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Die Belege für Material und Werkstattbedarf landen per Foto direkt im GoBD-Archiv, sortiert nach Kategorie, mit ausgewiesener Vorsteuer. Carolin muss am Monatsende keine Schuhkartons mehr durchsuchen.

Der spürbarste Effekt ist Tempo. Angebote gehen heute meist am selben Tag raus, oft schon wenige Stunden nach dem Gespräch auf der Baustelle oder in der Werkstatt. Die Zeit, die ein einzelnes Angebot kostet, hat sich nach Markus' Einschätzung etwa gedrittelt.

• Angebote dreimal schneller fertig als mit der alten Tabelle

• Mehr angenommene Aufträge, weil das Angebot oft als Erstes beim Kunden liegt

• Keine Doppelarbeit mehr beim Schritt vom Angebot zur Rechnung

• Weniger Zahlendreher, weil Positionen und Kundendaten nicht mehr abgetippt werden

Carolin merkt die Veränderung vor allem am Feierabend. Die abendlichen Sitzungen am Küchentisch, bei denen aus angenommenen Angeboten mühsam Rechnungen wurden, sind weggefallen. „Der Klick vom Angebot zur Rechnung klingt unspektakulär. Aber für uns waren das jede Woche mehrere Stunden, die wir jetzt einfach nicht mehr brauchen.”

Auch das Dashboard hat seinen Platz gefunden. Markus sieht morgens auf einen Blick, welche Rechnungen offen sind und was demnächst fällig wird. Bleibt eine Zahlung aus, verschickt er über das Mahnwesen eine freundliche Erinnerung, ohne lange zu suchen, wer da eigentlich noch schuldet.

Nicht zuletzt zahlt der professionellere Auftritt aufs Ansehen ein. Mehrere Kunden haben das saubere Angebot ausdrücklich gelobt, einer meinte, schon das Dokument habe Vertrauen geschaffen. Für einen Betrieb, der von Weiterempfehlungen lebt, ist das mehr wert als jede Anzeige.

Heute läuft die Verwaltung bei der Tischlerei Amrhein nebenher, so wie es sein soll. Kommt eine Anfrage rein, öffnet Markus oft direkt vom Tablet aus die passende Vorlage und hat das Grundgerüst stehen, bevor er wieder an der Hobelbank steht. Den Feinschliff macht er später, aber der Kunde weiß schon, dass sein Angebot in Arbeit ist.

Die Stammdaten wachsen mit jedem Projekt. Neue Holzarten, neue Beschläge, neue Kunden landen in der jeweiligen Liste und stehen beim nächsten Mal sofort bereit. Was als reine Zeitersparnis begann, ist zu einer kleinen Wissenssammlung des Betriebs geworden, auf die auch die Gesellen zugreifen, wenn der Chef mal nicht greifbar ist.

Carolin kümmert sich um die Buchhaltung mittlerweile in deutlich kürzerer Zeit. Die Belege sind digital, die offenen Posten im Blick, die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung werden automatisch summiert. Für die Steuererklärung exportiert sie alles gesammelt für den Steuerberater, statt Unterlagen einzeln zusammenzusuchen.

Markus fasst es ruhig zusammen, wie man es von einem Handwerker erwartet: „Ich verkaufe weiterhin Möbel und keine Tabellen. Aber das, was um die Möbel herum passiert, geht jetzt so schnell von der Hand, dass ich abends wieder Feierabend habe. Und meine Angebote sehen endlich so aus, wie unsere Arbeit ist.” Genau das war das Ziel, und es ist erreicht.