Pixelgrad: Monatliche Marketing-Retainer rechnen sich selbst ab

Lena hat sich vor gut vier Jahren selbstständig gemacht, nach einigen Jahren in einer Agentur. Der Plan war, näher an den Kunden zu arbeiten und sich die Projekte selbst auszusuchen. Das ist aufgegangen. Heute betreut sie rund ein Dutzend feste Kunden, die meisten davon im monatlichen Retainer, dazu kommen einzelne Projektaufträge.

Das Geschäftsmodell ist auf Wiederholung gebaut. Ein Handwerksbetrieb bucht das SEO-Paket, ein Online-Shop die laufende Betreuung der Google-Anzeigen, eine Praxis die Pflege der Social-Media-Kanäle. Jeden Monat dieselbe Leistung, jeden Monat derselbe Betrag. Auf dem Papier ist das ein verlässliches Einkommen.

In der Praxis hieß es lange: jeden Monat dasselbe abtippen. Lena schrieb ihre Rechnungen anfangs in einem Textprogramm. Zum Monatswechsel öffnete sie das Dokument vom Vormonat, änderte das Datum, zählte die Rechnungsnummer hoch und prüfte, ob sie auch wirklich jeden Retainer-Kunden erwischt hatte.

• Jede Retainer-Rechnung jeden Monat einzeln aus dem Vormonat kopiert

• Rechnungsnummern von Hand hochgezählt, mit dem ständigen Risiko einer Lücke

• Keine verlässliche Übersicht, welche Kunden schon abgerechnet waren

• Offene Forderungen nur im Kopf oder auf einem Notizzettel

Ein- oder zweimal ist genau das passiert, was passieren musste: Ein Kunde wurde schlicht übersehen und erst Wochen später, viel zu spät, abgerechnet. Bei einem Geschäft, das von der Regelmäßigkeit der Einnahmen lebt, ist das mehr als nur ärgerlich.

Das größte Problem war nicht die einzelne Rechnung, sondern die Summe aus Wiederholung und fehlender Übersicht. Am Monatsanfang verlor Lena regelmäßig einen halben Tag mit Abrechnen, statt mit der Arbeit, für die ihre Kunden sie eigentlich bezahlen. Und dieser halbe Tag fühlte sich besonders sinnlos an, weil sich der Inhalt von Monat zu Monat kaum änderte.

Dazu kam die Unsicherheit über das Geld, das noch aussteht. Lena wusste oft nicht genau, welche Rechnungen schon bezahlt waren und welche nicht. „Ich hatte das Gefühl, dass eigentlich genug reinkommen müsste, aber ich konnte es nie genau sagen. Mal lag eine Rechnung drei Wochen unbezahlt rum, ohne dass ich es gemerkt habe”, erinnert sie sich.

Gerade bei Geschäftskunden zog sich die Bezahlung manchmal hin. Ein paar ihrer größeren Kunden, ein Maschinenbauer etwa und eine Steuerkanzlei, verlangten inzwischen ausdrücklich elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format. Mit ihrem Textprogramm konnte Lena das nicht liefern, was bei genau diesen wichtigen Kunden für Diskussionen sorgte.

Drei Baustellen waren also offen. Die monatliche Abrechnung musste aufhören, jedes Mal Handarbeit zu sein. Lena brauchte einen klaren Blick auf offene Posten und Fälligkeiten. Und sie musste E-Rechnungen ausstellen können, ohne dafür extra Software oder einen Dienstleister zu bemühen. Als Solo-Unternehmerin hatte sie weder Zeit noch Lust, sich in ein kompliziertes System einzuarbeiten.

Auf Billendo stieß Lena über eine Empfehlung in einer Selbstständigen-Gruppe, in der genau über solche Themen diskutiert wurde. Sie meldete sich an und richtete an einem ruhigen Abend ihre ersten echten Kunden ein, statt sich lange mit einer Testumgebung aufzuhalten.

Der Hebel für ihr Geschäft waren die wiederkehrenden Rechnungen. Für jeden Retainer-Kunden legte Lena einmal eine Rechnung mit den passenden Positionen an: SEO-Betreuung, Anzeigenmanagement, Social-Media-Pflege, je nach Paket. Diese Rechnung markierte sie als wiederkehrend, mit monatlichem Rhythmus. Ab da entstehen die Rechnungen jeden Monat automatisch, mit korrektem Datum und fortlaufender Nummer.

Aus dem halben Tag Abrechnen am Monatsanfang wurde eine kurze Kontrolle. So sieht der neue Ablauf aus:

• Wiederkehrende Rechnung pro Retainer-Kunde einmalig anlegen

• Monatlich nur noch prüfen, ob bei einem Kunden etwas am Paket geändert wurde

• Bei Bedarf eine einzelne Position anpassen, sonst läuft alles durch

• Rechnungen direkt als PDF oder als E-Rechnung versenden

Damit war die wichtigste Sorge erledigt: Kein Kunde wird mehr vergessen, weil das System an alle denkt, an die es denken soll. Die Rechnungsnummern zählen sich selbst hoch, lückenlos, was Lena beim Gedanken an eine mögliche Betriebsprüfung deutlich ruhiger schlafen lässt.

Für die Geschäftskunden, die strukturierte Rechnungen verlangen, stellt Lena jetzt E-Rechnungen aus. Den Maschinenbauer beliefert sie im ZUGFeRD-Format, die Steuerkanzlei, die es im Behördenstandard braucht, bekommt eine XRechnung. Beides erzeugt Billendo aus derselben Rechnung, ohne dass Lena verstehen muss, was technisch dahintersteckt. Die Diskussionen über das Format haben damit ein Ende.

Mindestens genauso wichtig ist für sie das Dashboard geworden. Dort sieht Lena auf einen Blick, wie viel Umsatz im Monat zusammengekommen ist, welche Rechnungen noch offen sind und was demnächst fällig wird. Zieht sich eine Zahlung, schickt sie über das Mahnwesen eine sachliche Erinnerung, statt das unangenehme Thema vor sich herzuschieben.

Die Belege für ihre eigenen Ausgaben, Tools, Weiterbildungen, das Büro, fotografiert sie ab und legt sie nach Kategorien im GoBD-Archiv ab, mit ausgewiesener Vorsteuer. Die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung summiert Billendo automatisch, sodass Lena nicht mehr selbst rechnen muss, was sie ans Finanzamt abzuführen hat.

Der Satz, mit dem Lena ihre Erfahrung zusammenfasst, ist zugleich ihr Lieblingseffekt: Die Retainer rechnen sich praktisch von selbst ab. Was früher der zähe Auftakt jedes Monats war, passiert jetzt im Hintergrund, ohne dass sie aktiv werden muss.

• Monatliche Abrechnung fast vollständig automatisiert

• Kein vergessener Kunde mehr, kein nachträgliches Hinterherrechnen

• Schnellere Zahlungen, weil offene Posten und Fälligkeiten sichtbar sind

• E-Rechnungen für Geschäftskunden ohne Zusatzsoftware

Besonders spürbar ist der Unterschied beim Geld. Weil Lena offene Posten endlich im Blick hat und säumige Kunden früher erinnert, kommen Zahlungen im Schnitt deutlich zügiger rein. „Ich renne dem Geld nicht mehr hinterher, ich sehe einfach, wo es klemmt, und kümmere mich gezielt darum. Das hat meine Liquidität spürbar entspannt”, sagt sie.

Die gewonnene Zeit fließt zurück in die Arbeit, für die ihre Kunden sie buchen. Statt am Ersten des Monats Rechnungen zu tippen, sitzt Lena jetzt an Kampagnen und Auswertungen. Für eine Solo-Selbstständige, deren einziges Kapital die eigene Zeit ist, ist das der entscheidende Hebel.

Auch das Verhältnis zu den größeren Kunden hat sich entspannt. Die E-Rechnung im richtigen Format kommt, ohne dass jemand nachhaken muss. Was vorher nach umständlichem Sonderfall aussah, ist heute eine Selbstverständlichkeit, und Pixelgrad wirkt damit so professionell aufgestellt wie eine ganze Agentur.

Heute ist der Monatswechsel für Lena fast ein Nicht-Ereignis. Sie wirft kurz einen Blick auf die anstehenden wiederkehrenden Rechnungen, prüft, ob sich bei einem Kunden etwas am Paket geändert hat, und lässt den Rest laufen. Was früher ein blockierter halber Tag war, ist auf wenige Minuten geschrumpft.

Kommt ein neuer Retainer-Kunde dazu, legt sie einmal die wiederkehrende Rechnung an, und der Fall ist erledigt. Einzelne Projektaufträge schreibt sie weiterhin als normale Rechnung, oft direkt aus einem vorherigen Angebot, dessen Status sie auf angenommen gesetzt hat. So oder so bleibt alles an einem Ort, statt sich über mehrere Programme zu verteilen.

Das Dashboard ist zu ihrem morgendlichen Blick aufs Geschäft geworden. Umsatz, offene Posten, Fälligkeiten, alles auf einer Seite. Sie weiß jederzeit, wie das Quartal läuft, und kann das auch ihrer Steuerberaterin gegenüber belegen, der sie die Unterlagen gesammelt exportiert, statt am Jahresende alles zusammenzukramen.

Lena bringt es auf einen Punkt, der gut zu einer Freelancerin passt, die ihre Zeit verkauft: „Mein Geschäft lebt davon, dass jeden Monat dasselbe passiert, zuverlässig und ohne Drama. Genau das macht Billendo jetzt für mich im Hintergrund. Ich kümmere mich um Sichtbarkeit für meine Kunden, nicht um meine eigenen Rechnungen.” Und das ist genau die Aufteilung, die sie sich gewünscht hatte.