Koch & Partner: USt-Voranmeldung in Minuten statt im halben Arbeitstag

Vier Berater, vier Arbeitsstile. Bei Koch & Partner brachte jeder seine eigene Art mit, Stunden und Auslagen festzuhalten. Der eine notierte Projektzeiten in einer Tabelle, der andere sammelte Quittungen im Handschuhfach, ein dritter schickte Belege als Foto in einen Gruppenchat. Am Ende landete alles bei der Büroleitung, die daraus Honorarrechnungen formen und die Zahlen für den Steuerberater zusammenstellen musste.

Die Rechnungen selbst entstanden in einer Textverarbeitung. Eine Vorlage wurde kopiert, der Kunde eingetragen, die Positionen einzeln getippt, der Steuersatz von Hand berechnet und das Ergebnis als PDF gespeichert. Bei drei oder vier Rechnungen im Monat ging das gerade so. In Monaten mit mehreren abgeschlossenen Projekten wurde es schnell unübersichtlich.

Besonders heikel war die fortlaufende Rechnungsnummer. Weil mehrere Leute Rechnungen erstellten, kam es vor, dass eine Nummer doppelt vergeben oder eine übersprungen wurde. Beim Quartalsabschluss fiel das dann auf, und es begann die Suche nach der Lücke. Für eine Beratungsgesellschaft, die anderen Betrieben saubere Prozesse empfiehlt, war das ein unangenehmer Widerspruch.

Hinzu kam die Belegseite. Bewirtungsbelege, Bahntickets, Hotelrechnungen, Fachliteratur, Softwarelizenzen: All das fiel laufend an, lag aber verstreut herum. Wenn der Steuerberater am Quartalsende die Unterlagen anforderte, begann das große Sortieren. Belege wurden gesucht, eingescannt, beschriftet und in Ordner geheftet. Mancher Beleg tauchte erst Wochen später auf, manch anderer gar nicht.

Der eigentliche Engpass war nicht das Schreiben einer einzelnen Rechnung, sondern der Monats- und Quartalsabschluss als Ganzes. Die Geschäftsführung wollte drei Dinge gleichzeitig lösen, ohne dafür eine Buchhaltungskraft einstellen zu müssen.

Erstens sollten die Honorarrechnungen schneller, einheitlicher und mit garantiert lückenloser Nummerierung entstehen, egal wer von den vier Beratern sie auslöste. Eine doppelte Nummer oder eine fehlende Pflichtangabe nach Paragraf 14 UStG durfte nicht mehr passieren.

Zweitens sollten Belege sofort dort landen, wo sie hingehören, statt im Handschuhfach oder im Chat. Gerade bei der Beratung mit ihren vielen Reisen war die saubere Erfassung der Vorsteuer aus Bahntickets und Hotelrechnungen bares Geld wert. Jeder nicht erfasste Beleg bedeutete Vorsteuer, die verschenkt wurde.

Drittens, und das war der größte Schmerzpunkt, sollte die Umsatzsteuer-Voranmeldung deutlich einfacher werden. Bisher saß die Büroleitung jeden Monat über Listen, addierte Ausgangsumsätze, suchte die Vorsteuer aus den Belegen zusammen und übertrug die Summen mühsam. Das kostete Stunden und war fehleranfällig.

Die Lösung musste außerdem ohne lange Einarbeitung funktionieren. Berater haben keine Zeit für Software-Schulungen, und die Akzeptanz im Team würde davon abhängen, ob das neue Werkzeug spürbar schneller ist als die alte Tabelle.

Koch & Partner stieg im Mai 2025 mit Billendo ein, zunächst mit dem kostenlosen Einstieg, um es im laufenden Betrieb zu testen. Schon die erste Honorarrechnung über Billendo überzeugte: Kunde aus der Kundenverwaltung auswählen, Positionen eintragen, Steuersatz wird korrekt gesetzt, und die Rechnung trägt automatisch die nächste fortlaufende Nummer. Alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind ohne Nachdenken enthalten.

Damit war das Problem der doppelten und übersprungenen Nummern mit einem Schlag gelöst. Es gibt nur noch einen zentralen Nummernkreis, ganz gleich, welcher der vier Berater die Rechnung anlegt. Die Rechnungen tragen das einheitliche Logo der Gesellschaft und sehen damit unabhängig vom Ersteller gleich professionell aus.

Die wiederkehrenden Beratungspakete, die einige Kunden im Retainer-Modell buchen, hat das Team als wiederkehrende Rechnungen hinterlegt. Diese laufen seither automatisch und müssen nicht mehr Monat für Monat neu getippt werden. Das allein hat mehrere feste Abrechnungen vom Schreibtisch genommen.

Für die Belege gilt jetzt eine einfache Regel: Wer einen Beleg in der Hand hat, fotografiert ihn sofort und lädt ihn hoch. Unterwegs am Bahnsteig, im Hotel, nach dem Geschäftsessen. Die Belege werden direkt einer Kategorie zugeordnet, die Vorsteuer wird erfasst, und alles liegt GoBD-konform im digitalen Archiv. Die Sammlung im Handschuhfach hat ausgedient.

Der entscheidende Gewinn liegt aber im Dashboard und in der Buchhaltungsübersicht. Billendo summiert die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch: die Umsatzsteuer aus den Ausgangsrechnungen und die Vorsteuer aus den erfassten Belegen. Statt stundenlang Listen zu addieren, liest die Büroleitung die fertigen Summen ab. Für die Übergabe an den Steuerberater nutzt die Gesellschaft den Export, der alle Rechnungen und Belege gebündelt bereitstellt.

Die Wirkung war bereits im ersten vollen Quartal deutlich messbar. Drei Punkte fasst die Geschäftsführung als wichtigste Ergebnisse zusammen:

• Die Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung dauert statt eines halben Arbeitstags nur noch wenige Minuten, weil die relevanten Beträge automatisch zusammengezählt vorliegen.

• Keine doppelten oder fehlenden Rechnungsnummern mehr, seit alle vier Berater über denselben Nummernkreis arbeiten.

• Die erfasste Vorsteuer ist gestiegen, weil Reisekostenbelege heute zuverlässig sofort fotografiert werden, statt unterwegs verloren zu gehen.

Auch die Übergabe an den Steuerberater verläuft entspannter. Wo früher am Quartalsende hektisch Belege gesucht und Ordner gefüllt wurden, liegt heute alles vollständig und sortiert digital bereit. Der Steuerberater erhält einen sauberen Export, Rückfragen sind selten geworden, und die Unterlagen kommen pünktlich.

Bemerkenswert ist, wie schnell die Akzeptanz im Team kam. Weil die erste eigene Rechnung in Billendo schneller fertig war als das Suchen der alten Vorlage, gab es keine Diskussionen über das neue Werkzeug. Jeder Berater legt heute seine Honorarrechnungen selbst an, was die Büroleitung spürbar entlastet hat.

Nicht zuletzt ist das Bauchgefühl ein anderes. Die Gesellschaft, die anderen Betrieben Ordnung und klare Prozesse empfiehlt, lebt diese Ordnung in der eigenen Verwaltung nun selbst. Das passt zur Beratung und nimmt zugleich Druck aus dem Monatsende.

Ein typischer Monat sieht heute so aus: Während der Projektarbeit fotografieren die Berater ihre Belege direkt nach dem Anfallen und laden sie hoch. Ist ein Projektabschnitt erreicht, legt der zuständige Berater die Honorarrechnung in wenigen Minuten an, prüft die Positionen und versendet sie als PDF an den Kunden. Die wiederkehrenden Retainer-Rechnungen laufen ohnehin von selbst.

Am Monatsende öffnet die Büroleitung das Dashboard, prüft die offenen Posten und sieht auf einen Blick, welche Rechnungen noch ausstehen und welche fällig werden. Gibt es überfällige Zahlungen, wird das Mahnwesen genutzt, ohne dass jemand erst lange in Listen suchen muss. Die Beträge für die Umsatzsteuer-Voranmeldung stehen fertig summiert bereit und werden nur noch abgelesen.

Für die Beratungsgesellschaft hat sich damit eine lästige Pflicht in eine Nebensache verwandelt. Die gewonnene Zeit fließt zurück in das, was Koch & Partner wirklich ausmacht: die Arbeit beim Kunden. Die Verwaltung läuft im Hintergrund mit, leise und verlässlich, und das ist genau die Rolle, die sie spielen soll.