Grünwerk Galabau: Kein verlorener Beleg mehr dank Foto-Erfassung unterwegs

Im Garten- und Landschaftsbau fällt unterwegs ständig Papier an. Der Einkauf von Pflanzen in der Gärtnerei, Schüttgut vom Baustofflager, Diesel für die Maschinen, eine schnelle Ersatzschraube aus dem Baumarkt, ein Imbiss für die Truppe. Jeder dieser Einkäufe bringt einen Beleg mit, und jeder Beleg ist Vorsteuer und damit Geld wert.

Bei Grünwerk landeten diese Belege traditionell in der Mittelkonsole des Transporters, in Arbeitsjackentaschen oder zerknüllt in der Werkzeugkiste. Am Wochenende versuchte der Inhaber, das Sammelsurium zu sortieren. Manche Belege waren zu diesem Zeitpunkt schon verblasst, durchgeschwitzt oder im Regen aufgeweicht. Andere fehlten ganz, weil sie beim Aufräumen des Transporters im Müll gelandet waren.

Die Folge war doppelt ärgerlich. Zum einen ging Vorsteuer verloren, weil sich verschwundene oder unleserliche Belege nicht mehr geltend machen ließen. Zum anderen kostete das wöchentliche Sortieren Zeit, die der Inhaber lieber mit der Familie oder mit der Planung der nächsten Projekte verbracht hätte.

Auch die Rechnungsstellung hatte ihre Tücken. Eine Gartenrechnung besteht selten nur aus einem Posten. Da stehen Pflanzen, Substrat, Pflastersteine, der Verleih einer Rüttelplatte und die Arbeitsstunden mehrerer Mitarbeiter nebeneinander. Diese Positionen aus Notizzetteln und dem Gedächtnis zusammenzutragen und in einer Tabelle zu einer Rechnung zu formen, dauerte oft länger als gedacht. Und wenn der Kunde dann nach der Aufschlüsselung fragte, begann das Suchen erneut.

Der Betrieb brauchte vor allem eine Lösung für den Moment, in dem der Beleg entsteht, nicht erst für den Schreibtisch am Wochenende. Wenn ein Beleg auf der Baustelle oder an der Kasse der Gärtnerei sofort sicher abgelegt werden könnte, wäre das halbe Problem gelöst.

Die zweite Anforderung betraf die Vorsteuer. Im Garten- und Landschaftsbau ist der Materialanteil hoch, entsprechend hoch ist die Vorsteuer aus den Einkäufen. Jeder verlorene Beleg verteuerte den Betrieb unnötig. Ziel war, die volle Vorsteuer aus wirklich jedem Einkauf zu sichern, ohne dafür abends Quittungen entziffern zu müssen.

Drittens sollten die Rechnungen die typische Mischung aus Material und Arbeitszeit übersichtlich abbilden, damit Kunden auf einen Blick verstehen, wofür sie zahlen. Eine klare, gegliederte Rechnung beugt Rückfragen und Streit vor und wirkt professionell.

Wichtig war außerdem, dass die Mitarbeitenden mitmachen. Eine Lösung, die nur funktioniert, wenn der Inhaber alles allein erledigt, würde das Grundproblem nicht lösen. Das Werkzeug musste so einfach sein, dass auch die Truppe auf der Baustelle es ohne Murren nutzt, direkt vom Smartphone, mit dreckigen Händen, zwischen zwei Arbeitsschritten.

Grünwerk startete im Juni 2025 mit Billendo, zunächst im kostenlosen Einstieg. Die Einführung war bewusst pragmatisch: Der Inhaber zeigte den Mitarbeitenden in fünf Minuten, wie man einen Beleg fotografiert und hochlädt. Mehr brauchte es nicht.

Seither gilt auf jeder Baustelle und an jeder Kasse dieselbe einfache Regel: Beleg in der Hand, sofort abfotografieren, hochladen, fertig. Die Belege landen direkt im GoBD-Archiv, werden einer Kategorie wie Material, Kraftstoff oder Werkzeug zugeordnet, und die Vorsteuer wird erfasst. Der Papierbeleg darf danach gern verblassen, denn die lesbare Version liegt längst sicher digital vor.

Damit war das Kernproblem gelöst. Die Belege müssen nicht mehr den Weg vom Transporter zum Schreibtisch überleben. Sie sind in dem Moment gesichert, in dem sie entstehen. Das wöchentliche Sortieren der Mittelkonsole entfällt vollständig.

Für die Rechnungen nutzt Grünwerk die Artikelverwaltung. Häufig verwendete Positionen wie Substrat, gängige Pflanzen, Pflastersteine oder Maschinenstunden sind hinterlegt und werden per Auswahl in die Rechnung übernommen. Daneben werden die Arbeitsstunden der Baustelle als eigene Positionen ergänzt. So entsteht eine klar gegliederte Rechnung, die Material und Arbeitszeit getrennt ausweist, mit korrektem Steuersatz und fortlaufender Nummer.

Bei größeren Projekten erstellt der Betrieb zunächst ein Angebot. Stimmt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick die Rechnung, ohne dass irgendetwas neu getippt werden muss. Versendet wird wahlweise als PDF oder, wenn der Kunde ein Gewerbe ist, als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. So ist Grünwerk auch für gewerbliche Auftraggeber bestens aufgestellt.

Schon nach den ersten Wochen war der Unterschied im Betrieb spürbar. Die wichtigsten Ergebnisse fasst der Inhaber so zusammen:

• Kein verlorener Beleg mehr: Seit Belege sofort fotografiert werden, kommt jeder Einkauf vollständig in die Buchhaltung, und die Vorsteuer geht nicht mehr durch verschwundene Quittungen verloren.

• Das wöchentliche Sortieren am Wochenende ist weggefallen, weil das Belegchaos in der Mittelkonsole gar nicht erst entsteht.

• Rechnungen, die Material und Arbeitszeit klar trennen, führen zu weniger Rückfragen von Kunden und schnellerem Zahlungseingang.

Besonders zufrieden ist der Inhaber damit, dass die Mitarbeitenden tatsächlich mitziehen. Das Fotografieren eines Belegs ist für niemanden eine Hürde, und weil jeder den Sinn versteht, ist die Regel im Betrieb zur Selbstverständlichkeit geworden. Die Belege fließen jetzt von allen sechs Beteiligten zusammen, statt nur vom Inhaber.

Auch der Steuerberater profitiert. Statt eines Schuhkartons mit aufgeweichten Quittungen erhält er einen sauberen Export mit vollständig erfassten Belegen. Das spart Aufwand auf beiden Seiten und sorgt dafür, dass die Vorsteuer korrekt und vollständig angesetzt wird.

Finanziell macht sich vor allem die gesicherte Vorsteuer bemerkbar. Bei einem Betrieb mit hohem Materialeinsatz summieren sich die zuvor verlorenen kleinen Belege übers Jahr zu einem spürbaren Betrag. Dass dieses Geld nicht mehr verschenkt wird, war für den Inhaber das überzeugendste Argument.

Heute beginnt der Belegfluss schon an der Gärtnereikasse: Der Mitarbeiter zahlt, fotografiert die Quittung und steckt sie ein, der digitale Beleg ist da. Auf der Baustelle wandert der Tankbeleg sofort ins Telefon, ebenso die Quittung vom Baumarkt. Was früher in Jackentaschen verschwand, ist heute in Sekunden erfasst.

Ist ein Auftrag abgeschlossen, setzt sich der Inhaber abends kurz hin und baut die Rechnung aus den hinterlegten Artikeln und den Arbeitsstunden zusammen. Bei vorab erstellten Angeboten wird daraus mit einem Klick die Rechnung. Über das Dashboard behält er die offenen Posten im Blick, sieht, welche Rechnungen fällig sind, und greift bei Bedarf zum Mahnwesen.

Die Büroarbeit am Wochenende ist von einer Belastung zu einer kurzen Routine geworden. Statt Belege zu entziffern und zu sortieren, prüft der Inhaber nur noch das Wesentliche und stellt die Rechnungen der Woche. Die Zeit, die dabei frei wird, gehört wieder der Familie und der Planung neuer Gärten, und der Betrieb läuft auch auf der Papierseite so verlässlich wie auf der Baustelle.