Elektro Brandt: Rechnungen auf der Baustelle schreiben, schneller bezahlt werden

Elektro Brandt führt der Inhaber in zweiter Generation. Er ist gelernter Elektroinstallateur, mit ihm arbeiten ein Geselle und ein Auszubildender. Die Aufträge kommen von Privatkunden, von zwei Hausverwaltungen und gelegentlich von einem Bauträger. Mal ist es eine einzelne Steckdose, mal die komplette Elektrik einer sanierten Altbauwohnung über mehrere Tage.

Tagsüber ist der Inhaber selbst auf der Baustelle, packt mit an und koordiniert die Termine. Die Verwaltung erledigte er lange Zeit abends. Auf der Baustelle notierte er auf einem Block oder einem Lieferschein, welches Material verbaut und wie viele Stunden gearbeitet wurden. Diese Zettel sammelte er im Handschuhfach und in der Brusttasche, bis sich am Wochenende ein kleiner Berg angesammelt hatte.

Geschrieben wurden die Rechnungen dann zu Hause, an einem alten Rechner mit einer Tabellenvorlage. Was tagsüber selbstverständlich war – welcher Kunde, welche Wohnung, welches Material –, musste abends mühsam aus Zetteln und Erinnerung rekonstruiert werden. Oft saß der Inhaber bis spät, nur um den Papierkram nicht weiter auflaufen zu lassen.

Das Kernproblem war der zeitliche Abstand zwischen Arbeit und Abrechnung. Zwischen dem Tag, an dem die Wohnung fertig verkabelt war, und dem Tag, an dem die Rechnung tatsächlich rausging, lagen häufig ein bis zwei Wochen. In dieser Zeit verblassten Details. War es nun ein FI-Schalter mehr oder weniger? Wie viele Meter Leitung genau? Im Zweifel rundete der Inhaber großzügig zu seinen eigenen Ungunsten, um keinen Streit zu riskieren – und verschenkte damit bares Geld.

Dazu kam der Stau. Weil das Rechnungschreiben nur abends und am Wochenende stattfand, sammelten sich fertige Aufträge an. In arbeitsreichen Wochen blieb der Block einfach liegen. Jede nicht geschriebene Rechnung war Geld, das nicht floss, und für einen Drei-Mann-Betrieb mit laufenden Materialkosten ist ein gesundes Konto kein Luxus, sondern Voraussetzung.

Auch das Erscheinungsbild litt. Die Tabellenrechnungen sahen funktional aus, aber nicht professionell. Eine Hausverwaltung hatte einmal höflich nachgefragt, ob alle Pflichtangaben vollständig seien – ein Hinweis, der saß. Die korrekte Nummerierung, die Angaben nach Paragraf 14 UStG, der richtige Steuersatz: Bei einer handgepflegten Vorlage blieb immer ein Restrisiko.

Und schließlich das Mahnen. Bezahlte ein Kunde nicht, fiel das oft erst spät auf, weil es keine Übersicht über offene Posten gab. Eine Zahlungserinnerung zu schreiben kostete wieder einen Abend, also unterblieb sie häufig – und das Geld kam noch später.

• Zwischen fertiger Arbeit und verschickter Rechnung lagen oft ein bis zwei Wochen.

• Details von der Baustelle gingen bis zum Abend verloren, Leistungen wurden zu niedrig angesetzt.

• Offene Posten waren nicht sichtbar, Zahlungserinnerungen blieben liegen.

Den Ausschlag gab ein Gespräch mit einem befreundeten Malermeister, der seine Rechnungen längst mobil schrieb. Der Inhaber war skeptisch – er ist Handwerker, kein Bürotyp – wollte es aber ausprobieren. Entscheidend war für ihn, dass Billendo auch mobil auf dem Smartphone funktioniert, denn dort, wo gearbeitet wird, steht kein Schreibtisch.

Zuerst legte er seine Stammkunden und das gängige Material als Artikel an: Arbeitsstunde Geselle, Arbeitsstunde Meister, die üblichen Leitungstypen, Schalter, Steckdosen, FI-Schutzschalter. Jeder Posten bekam einmal seinen Preis und den richtigen Steuersatz hinterlegt. Diese kleine Vorarbeit zahlte sich sofort aus, weil er auf der Baustelle nur noch auswählen statt tippen musste.

Der eigentliche Wandel passierte beim ersten Auftrag, den er direkt vor Ort abrechnete. Kaum war die Wohnung fertig, setzte er sich für fünf Minuten in den Transporter, öffnete Billendo auf dem Smartphone, wählte den Kunden, fügte die verbauten Artikel und die geleisteten Stunden hinzu – alles noch frisch im Kopf. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergab Billendo automatisch, die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG standen vollständig drin, und mit dem Firmenlogo sah die Rechnung endlich so aus, wie der Betrieb arbeitet.

Dann der entscheidende Klick: Versand direkt vom Smartphone, wahlweise als PDF oder als E-Rechnung mit ZUGFeRD oder XRechnung – Letzteres genau das Format, das die Hausverwaltungen sich gewünscht hatten. Die Rechnung war beim Kunden, bevor der Inhaber die Baustelle verlassen hatte.

Für den Überblick sorgt seither das Dashboard. Offene Posten und Fälligkeiten sind auf einen Blick sichtbar, und wenn ein Kunde doch einmal vergisst zu zahlen, übernimmt das Mahnwesen die Zahlungserinnerung – ohne dass dafür ein Abend draufgeht.

Der wichtigste Effekt steht im Kalender und auf dem Konto: Elektro Brandt schreibt seine Rechnungen heute in der halben Zeit. Weil die Abrechnung direkt nach getaner Arbeit auf der Baustelle entsteht und nicht mehr abends rekonstruiert werden muss, fällt der mühsamste Teil – das Erinnern und Zusammensuchen – komplett weg.

Da die verbauten Materialien sofort erfasst werden, solange alles präsent ist, landet auch jede Position wirklich auf der Rechnung. Das großzügige Runden zu eigenen Ungunsten hat aufgehört. Unterm Strich rechnet der Betrieb genauer ab und damit auch fairer für beide Seiten.

• Rechnungen entstehen direkt auf der Baustelle und gehen in der halben Zeit raus.

• Kein verlorener Materialposten mehr – es wird abgerechnet, was tatsächlich verbaut wurde.

• E-Rechnung als XRechnung erfüllt die Anforderungen der Hausverwaltungen.

Weil die Rechnungen sofort beim Kunden sind, kommt auch das Geld früher. Der Stau fertiger, aber nicht geschriebener Aufträge ist verschwunden, und das Dashboard zeigt jederzeit, welche Beträge noch offen sind. Bleibt eine Zahlung aus, erinnert das Mahnwesen rechtzeitig – ein Abend am Küchentisch wird dafür nicht mehr gebraucht.

Auch die Belege haben ihren Platz gefunden. Materialeinkäufe und Tankquittungen fotografiert der Inhaber direkt ab und legt sie GoBD-konform ins Archiv, kategorisiert und mit der Vorsteuer erfasst. Was früher als loser Kassenzettel im Handschuhfach verschwand, ist heute sauber abgelegt.

Der Feierabend von Elektro Brandt sieht anders aus als früher. Wenn der Inhaber abends nach Hause kommt, sind die Rechnungen des Tages längst geschrieben und verschickt. Die Stapel im Handschuhfach gibt es nicht mehr, und das Wochenende gehört wieder der Familie statt der Tabellenkalkulation.

Auf der Baustelle gehört das kurze Abrechnen im Transporter inzwischen zum festen Ablauf, wie das Aufräumen des Werkzeugs. Fünf Minuten, ein paar Klicks, fertig. Der Geselle hat das Verfahren ebenfalls übernommen, sodass auch dessen Aufträge sofort abgerechnet werden können und nicht alles am Inhaber hängenbleibt.

Für einen Betrieb dieser Größe ist der frühere Geldeingang der eigentliche Gewinn. Wer pünktlich Material bezahlen und gelassen kalkulieren kann, arbeitet ruhiger. Die Sorge, ob die offenen Rechnungen noch reinkommen, ist einer einfachen Gewissheit gewichen: Sie sind raus, sie sind sichtbar, und wenn nicht gezahlt wird, wird erinnert.

Der Inhaber sagt es auf seine handwerkliche Art: Eine gute Installation sei erst fertig, wenn die Rechnung geschrieben sei – und genau das gehe jetzt so leicht von der Hand wie das Setzen einer Steckdose. Die Bürozeit hat sich halbiert, der Kopf ist frei für die Arbeit, die er gelernt hat.