Als Einzelunternehmer bist du dein Geschäft – und dein Geschäft bist du. Diese Nähe ist praktisch, weil du schnell entscheidest und niemanden fragen musst. Bei der Rechnung wird sie aber zur Stolperfalle: Viele Einzelunternehmer rechnen wie eine Privatperson ab, vergessen Pflichtangaben oder mischen Privates mit Geschäftlichem. Eine Rechnung als Einzelunternehmer ist jedoch ein offizielles Dokument mit klaren Anforderungen, und je sauberer sie ist, desto weniger Ärger gibt es mit Kunden und Finanzamt.
Auf dieser Seite erfährst du, was eine Rechnung als Einzelunternehmer enthalten muss, welcher Name und welche Steuernummer daraufgehören, wie du mit Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung umgehst und wie du den Überblick über deine Einnahmen behältst. Du siehst außerdem, wie Billendo dir diese Aufgaben weitgehend abnimmt, damit du dich um dein eigentliches Geschäft kümmern kannst.
Was das Einzelunternehmen zur einfachsten Rechtsform macht
Das Einzelunternehmen ist die unkomplizierteste Art, in Deutschland selbstständig zu sein. Es entsteht im Grunde mit der Aufnahme deiner Tätigkeit, ohne Gesellschaftsvertrag und ohne Stammkapital. Genau diese Einfachheit verleitet dazu, auch die Rechnungsstellung zu unterschätzen.
Dabei gilt: Sobald du eine Leistung gegen Geld erbringst, stellst du als Unternehmer eine Rechnung – und für diese Rechnung gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für jeden anderen Betrieb. Es macht keinen Unterschied, ob du nebenberuflich ein paar Aufträge hast oder hauptberuflich abrechnest.
Ein wichtiger Punkt der Rechtsform: Als Einzelunternehmer haftest du mit deinem gesamten Vermögen, also auch privat. Umso wichtiger ist eine klare Trennung von geschäftlichen und privaten Vorgängen. Eine ordentliche Rechnung mit eigenem geschäftlichem Kontext ist der erste Schritt zu dieser Trennung.
Dein Name auf der Rechnung als Einzelunternehmer
Beim Absender unterscheidet sich das Einzelunternehmen von einer Gesellschaft. Du firmierst grundsätzlich unter deinem bürgerlichen Vor- und Nachnamen. Eine reine Geschäftsbezeichnung darfst du ergänzen, sie ersetzt aber nicht deinen Namen. Für den Empfänger und das Finanzamt muss erkennbar sein, wer die natürliche Person hinter dem Geschäft ist.
Dein vollständiger Vor- und Nachname
Optional eine Geschäfts- oder Tätigkeitsbezeichnung als Zusatz
Deine vollständige Geschäftsanschrift
Deine Bankverbindung für die Zahlung
Bist du Kaufmann und im Handelsregister eingetragen, kommt eine entsprechende Firmierung hinzu – das ist beim klassischen Kleingewerbe oder bei Freiberuflern aber meist nicht der Fall. In Billendo legst du deinen Absender einmal an, und er erscheint danach automatisch und einheitlich auf jeder Rechnung, ohne dass du ihn neu tippst.
Steuernummer oder USt-IdNr. – das gehört auf die Rechnung
Auf einer Rechnung als Einzelunternehmer muss entweder deine vom Finanzamt vergebene Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen. Beides zugleich ist nicht nötig, eines davon ist Pflicht. Welche Nummer du angibst, hängt davon ab, ob und mit wem du grenzüberschreitend abrechnest.
Wichtig ist, dass es sich um deine geschäftliche Steuernummer handelt und nicht um die persönliche Identifikationsnummer, die du für die Einkommensteuer nutzt. Diese beiden werden häufig verwechselt. Auf die Rechnung gehört die Steuernummer aus dem unternehmerischen Kontext.
Billendo speichert deine Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. einmal in den Stammdaten und setzt sie zuverlässig auf jedes Dokument. So vergisst du sie nie und gibst auch nie versehentlich die falsche an.
Die Pflichtangaben im Überblick
Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt Paragraf 14 UStG – und zwar unabhängig von der Rechtsform. Als Einzelunternehmer brauchst du also genau dieselben Bestandteile wie ein großes Unternehmen. Fehlt etwas, ist die Rechnung formal unvollständig und kann deinem Geschäftskunden den Vorsteuerabzug verbauen.
Dein Name und deine Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden
Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
Das Ausstellungsdatum
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der Leistung
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Diese Bestandteile musst du nicht jedes Mal mühsam zusammensuchen. Billendo ergänzt Datum, fortlaufende Nummer, Steuersatz und Beträge automatisch. Du gibst die Leistung ein, das Programm sorgt für die formale Vollständigkeit.
Umsatzsteuer ausweisen oder nicht?
Als Einzelunternehmer stehst du am Anfang oft vor der Frage, ob du Umsatzsteuer ausweisen musst. Das hängt davon ab, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Bist du regelbesteuert, weist du die Umsatzsteuer mit dem zutreffenden Satz aus – Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag müssen erkennbar sein.
Erbringst du Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen, etwa einen ermäßigten und einen regulären, weist du sie getrennt aus. Auch Rabatte oder ein vereinbartes Skonto gehören klar erkennbar auf die Rechnung, damit die Beträge nachvollziehbar bleiben.
Billendo rechnet Steuersätze, Rabatte und Skonto automatisch korrekt aus und stellt die Beträge übersichtlich dar. So musst du nicht selbst zwischen Netto und Brutto hin- und herrechnen, und Rundungsfehler sind kein Thema.
Die Kleinunternehmerregelung für Einzelunternehmer
Viele Einzelunternehmer starten als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG. Liegst du mit deinem Umsatz unter den maßgeblichen Grenzen, kannst du auf den Ausweis der Umsatzsteuer verzichten. Das vereinfacht deine Rechnungen und macht deine Preise für Privatkunden attraktiver, weil keine Umsatzsteuer aufgeschlagen wird.
Nutzt du die Regelung, weist du keine Umsatzsteuer aus, musst aber einen Hinweis auf die Rechnung setzen, dass aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Dieser Hinweis ist kein nettes Extra, sondern macht die Rechnung erst vollständig.
In Billendo aktivierst du den Kleinunternehmer-Status mit einem Schalter. Danach blendet das Programm den Steuerausweis aus und ergänzt den Paragraf-19-Hinweis automatisch. Überschreitest du später die Grenzen und wirst umsatzsteuerpflichtig, stellst du um, und die Folgerechnungen weisen die Umsatzsteuer korrekt aus. Ob und wann ein Wechsel für dich sinnvoll ist, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Vom Angebot zur Rechnung in einem Fluss
Gerade als Einzelunternehmer erledigst du alles selbst – da hilft jeder Schritt, der dir Zeit spart. Ein klarer Ablauf vom Angebot zur Rechnung gehört dazu. Wenn du Aufträge mit einem Angebot beginnst, hast du den vereinbarten Umfang schriftlich, und Missverständnisse über den Preis bleiben dir erspart.
Mit Billendo erstellst du Angebote in Minuten, behältst ihren Status im Blick und wandelst ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Positionen, Beträge und Beschreibungen wandern direkt mit, sodass du nichts doppelt eingibst.
Für wiederkehrende Aufträge – etwa eine laufende Betreuung oder ein monatliches Paket – legst du eine wiederkehrende Rechnung an. Billendo erzeugt sie dann automatisch im gewählten Rhythmus, jeweils mit neuer fortlaufender Nummer. So entgeht dir keine Abrechnung, auch wenn der Alltag hektisch ist.
Die fortlaufende Rechnungsnummer richtig vergeben
Eine der häufigsten Fehlerquellen bei Einzelunternehmern ist die Rechnungsnummer. Sie muss fortlaufend und einmalig sein – jede Nummer darf also nur ein einziges Mal vorkommen, und es dürfen keine willkürlichen Lücken entstehen. Das klingt simpel, geht aber schnell schief, wenn du Rechnungen mal in einem Textprogramm, mal in einer Tabelle und mal von Hand schreibst.
Du bist dabei frei, wie deine Nummern aufgebaut sind. Viele Einzelunternehmer arbeiten mit dem Jahr und einer laufenden Zahl, andere mit reinen Zahlenfolgen. Wichtig ist nur, dass das System einmal festgelegt und dann konsequent durchgehalten wird. Springst du von einer Nummer auf eine ganz andere, weckt das bei einer Prüfung unnötige Fragen.
Billendo nimmt dir diese Sorge komplett ab. Das Programm vergibt die nächste fortlaufende Nummer automatisch, sobald du eine Rechnung erstellst. Du musst dir keine Liste merken und kannst keine Nummer doppelt vergeben. So bleibt deine Nummernfolge über Jahre lückenlos und nachvollziehbar.
Belege, Dashboard und Steuerberater-Export
Eine Rechnung zu schreiben ist nur die halbe Buchhaltung. Als Einzelunternehmer brauchst du auch den Überblick über deine Ausgaben und die enthaltene Vorsteuer. In Billendo fotografierst oder ladest du Belege hoch, ordnest sie Kategorien zu und erfasst die Vorsteuer. Alles landet GoBD-konform im Archiv, sodass nichts verloren geht.
Das Dashboard zeigt dir Umsatz, offene Posten und anstehende Fälligkeiten auf einen Blick. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch summiert, und du hast die Grundlage für deine EÜR – die als Einzelunternehmer in der Regel die maßgebliche Gewinnermittlung ist – jederzeit beisammen.
Wird eine Rechnung nicht bezahlt, hilft dir das Mahnwesen, höflich, aber bestimmt nachzuhaken. So musst du nicht jede überfällige Zahlung manuell verfolgen, sondern siehst direkt, bei wem du nachhaken solltest. Und am Jahresende exportierst du deine Daten gebündelt für den Steuerberater, statt Quittungen zu sortieren. Für die konkrete Berechnung deiner Steuer und Fragen zur EÜR bleibt dein Steuerberater oder das Finanzamt aber der richtige Ansprechpartner.
Mit Kunden- und Artikelverwaltung rundet Billendo das Ganze ab: Stammkunden und wiederkehrende Leistungen hinterlegst du einmal und ziehst sie per Klick in neue Dokumente. Gerade als Einzelunternehmer, der alles allein erledigt, spart dir diese Wiederverwendung an jedem Arbeitstag spürbar Zeit – und sorgt nebenbei dafür, dass deine Rechnungen einheitlich und professionell aussehen.
Fazit
Eine Rechnung als Einzelunternehmer folgt denselben Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG wie jede andere Unternehmensrechnung. Der entscheidende Unterschied liegt im Absender: Du firmierst unter deinem bürgerlichen Namen und gibst deine geschäftliche Steuernummer oder USt-IdNr. an – nicht deine private Identifikationsnummer. Ob du Umsatzsteuer ausweist oder als Kleinunternehmer den Paragraf-19-Hinweis nutzt, hängt von deinem Umsatz ab.
Mit Billendo legst du deine Stammdaten einmal an und erstellst danach vollständige, professionelle Rechnungen in Minuten – mit automatischer fortlaufender Nummer, korrekten Steuersätzen, passendem Kleinunternehmer-Hinweis und Versand als PDF oder E-Rechnung. Belege, Dashboard, Mahnwesen und der Steuerberater-Export sorgen für den Überblick. Du startest kostenlos, und für deine konkrete steuerliche Situation berät dich dein Steuerberater.