Seit die E-Rechnung für viele Unternehmen zur Pflicht geworden ist, taucht ständig die gleiche Frage auf: ZUGFeRD oder XRechnung? Beide Begriffe klingen technisch, beide gelten als „E-Rechnung“ und trotzdem sind sie nicht dasselbe. Wenn du als Selbstständige oder Selbstständiger Rechnungen schreibst, lohnt es sich, den Unterschied einmal in Ruhe zu verstehen. Denn welches Format du brauchst, hängt davon ab, an wen du deine Rechnung schickst.
Die gute Nachricht vorweg: Du musst kein IT-Profi sein, um das richtig zu machen. In diesem Artikel erfährst du, was hinter den beiden Formaten steckt, wann welches Pflicht ist und wie du am Ende ganz ohne Stress die passende E-Rechnung erstellst.
Warum es überhaupt zwei Formate gibt
Eine klassische Rechnung als PDF ist für Menschen gemacht. Du öffnest die Datei, liest die Beträge und überweist. Für einen Computer ist so ein PDF aber erst einmal nur ein Bild aus Text. Die Software dahinter muss raten, wo der Rechnungsbetrag steht und welche Steuer gemeint ist.
Die E-Rechnung löst genau dieses Problem. Sie enthält strukturierte Daten, die eine Buchhaltungssoftware automatisch auslesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Wege, dieses Ziel zu erreichen. Beide erfüllen die europäische Norm für elektronische Rechnungen, gehen die Sache aber unterschiedlich an.
ZUGFeRD: das hybride PDF
ZUGFeRD ist ein sogenanntes Hybridformat. Das heißt: Du bekommst eine ganz normale PDF-Rechnung, die du wie gewohnt ansehen und ausdrucken kannst. Eingebettet in diese Datei steckt zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei mit allen wichtigen Rechnungsdaten.
Für dich als Empfänger fühlt sich eine ZUGFeRD-Rechnung also an wie ein vertrautes PDF. Eine Maschine wiederum greift direkt auf die versteckten Daten zu und verbucht sie automatisch. Das macht ZUGFeRD besonders angenehm im Umgang mit Geschäftskunden und anderen Selbstständigen, die vielleicht noch nicht jede Software auf reine Datensätze umgestellt haben.
Sichtbares PDF zum Lesen und Archivieren
Eingebettete XML-Daten für die automatische Verarbeitung
Gut geeignet im Austausch mit anderen Unternehmen und Freiberuflern
XRechnung: reine Daten ohne Schnörkel
Die XRechnung geht den umgekehrten Weg. Sie ist eine reine XML-Datei, also nur strukturierte Daten, ohne ein hübsches PDF drumherum. Wenn du so eine Datei öffnest, siehst du erst einmal eine Liste aus Feldern und Werten, die für Menschen ziemlich sperrig aussieht. Für die empfangende Software ist genau das aber ideal, weil alles eindeutig zugeordnet ist.
Die XRechnung ist in Deutschland der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wenn du also für eine Behörde, ein Ministerium oder eine andere öffentliche Stelle arbeitest, führt in der Regel kein Weg an der XRechnung vorbei. Sie wurde genau für diesen Zweck entwickelt und folgt strengen Vorgaben, damit jede Verwaltung die Rechnung verarbeiten kann.
Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
Der wichtigste Unterschied in der Praxis ist die Frage der Pflicht. Stellst du eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung, ist die elektronische Rechnung dort schon länger vorgeschrieben, und meist wird die XRechnung erwartet. Es reicht dann nicht, einfach ein PDF per E-Mail zu schicken.
Im Geschäft zwischen Unternehmen, also wenn du anderen Firmen oder Selbstständigen Rechnungen stellst, gilt inzwischen ebenfalls, dass du E-Rechnungen empfangen können musst. Beim Versand gibt es Übergangsfristen, und hier ist ZUGFeRD oft die bequemere Wahl, weil dein Gegenüber das vertraute PDF mitgeliefert bekommt. Im Zweifel lohnt sich ein kurzer Blick in die Vereinbarung mit deinem Kunden oder eine Nachfrage, welches Format gewünscht ist.
Welches Format brauchst du wann?
Die Entscheidung ist einfacher, als sie zunächst wirkt. Orientiere dich daran, wer deine Rechnung bekommt und was diese Stelle verarbeiten kann. Eine grobe Faustregel hilft dir im Alltag weiter.
Rechnung an eine Behörde oder öffentliche Stelle: in der Regel XRechnung
Rechnung an ein anderes Unternehmen oder eine selbstständige Person: ZUGFeRD ist meist die komfortable Wahl
Im Zweifel beim Empfänger nachfragen, welches Format gewünscht wird
Wichtig ist: Du musst dich nicht für immer festlegen. Je nach Kunde kannst du das eine oder das andere Format nutzen. Entscheidend ist nur, dass die Rechnung am Ende die geforderten Pflichtangaben enthält und technisch korrekt aufgebaut ist.
Worauf es inhaltlich ankommt
So unterschiedlich die beiden Formate technisch sind, inhaltlich gelten für beide dieselben Spielregeln. Jede E-Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG enthalten, also unter anderem deine vollständigen Daten, die deines Kunden, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Datum, eine Leistungsbeschreibung sowie Steuersatz und Steuerbetrag.
Außerdem müssen E-Rechnungen GoBD-konform aufbewahrt werden. Es reicht also nicht, die Datei kurz anzusehen und dann zu löschen. Du brauchst eine saubere, unveränderbare Archivierung, damit im Fall einer Prüfung alles nachvollziehbar bleibt. Genau hier zahlt es sich aus, wenn deine Rechnungssoftware diese Anforderungen von Haus aus mitdenkt.
Wie Billendo beide Formate erstellt
Damit du dich nicht mit XML-Strukturen herumschlagen musst, erzeugt Billendo sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung direkt aus deiner normalen Rechnungserfassung. Du trägst deine Positionen wie gewohnt ein, wählst Steuersätze, Rabatte oder Skonto, fügst bei Bedarf dein Logo hinzu und entscheidest beim Versand, ob die Rechnung als PDF oder als E-Rechnung rausgeht.
Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG und die fortlaufende Nummerierung übernimmt Billendo dabei automatisch, und die Ablage erfolgt GoBD-konform. So bekommst du für deine Geschäftskunden das hybride ZUGFeRD-Format und für öffentliche Auftraggeber die reine XRechnung, ohne dass du den technischen Unterschied jedes Mal selbst auflösen musst.
Fazit
ZUGFeRD und XRechnung sind keine Konkurrenten, sondern zwei Werkzeuge für unterschiedliche Situationen. ZUGFeRD ist das hybride PDF mit eingebetteten Daten und damit angenehm im Austausch zwischen Unternehmen. Die XRechnung ist die reine Datendatei und der Standard für öffentliche Auftraggeber. Wenn du weißt, an wen deine Rechnung geht, weißt du auch, welches Format du brauchst. Und mit einer Software, die beide Formate korrekt und GoBD-konform erzeugt, wird aus der vermeintlich komplizierten E-Rechnung am Ende eine ganz unaufgeregte Routine.