Kaum eine Frage beschäftigt Freelancer so sehr wie diese: Was soll ich pro Stunde verlangen? Viele orientieren sich an dem, was sie früher als Angestellte verdient haben, oder an dem, was die Konkurrenz scheinbar nimmt. Beide Wege führen oft in die Irre. Denn der Stundensatz eines Selbstständigen muss weit mehr abdecken als ein Angestelltengehalt: Krankheit, Urlaub, Steuern, Vorsorge, nicht abrechenbare Zeit und das unternehmerische Risiko.
In diesem Beitrag entwickeln wir Schritt für Schritt eine nachvollziehbare Kalkulation. Wir nennen bewusst keine pauschalen Zielwerte, denn ein sinnvoller Stundensatz hängt stark von Branche, Region und persönlicher Lebenssituation ab. Stattdessen bekommst du eine Methode, mit der du deinen eigenen, tragfähigen Satz berechnen kannst.
Der Denkfehler mit dem Gehalt
Wer ein früheres Monatsgehalt einfach durch die üblichen Arbeitsstunden teilt, unterschätzt seinen Bedarf dramatisch. Als Angestellter zahlt der Arbeitgeber die Hälfte der Sozialabgaben, gewährt bezahlten Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. All das musst du als Selbstständiger selbst tragen und entsprechend in deinen Satz einrechnen.
Dein Stundensatz ist nicht das, was du verdienen willst. Er ist das, was übrig bleiben muss, nachdem alles andere bezahlt ist.
Dieser Perspektivwechsel ist entscheidend. Du berechnest nicht von unten nach oben, was du gern hättest, sondern von oben nach unten, was nötig ist, damit am Ende ein angemessenes Einkommen übrig bleibt.
Schritt eins: den Jahresbedarf bestimmen
Am Anfang steht die Frage, wie viel Geld du im Jahr tatsächlich brauchst. Dazu zählen deine privaten Lebenshaltungskosten ebenso wie die Beträge, die du für Vorsorge und Rücklagen einplanst. Sei hier ehrlich zu dir selbst, denn eine zu knappe Schätzung rächt sich später.
Private Lebenshaltungskosten inklusive Miete, Versicherungen und Rücklagen
Alters- und Krankenvorsorge in angemessener Höhe
Ein Puffer für unvorhergesehene Ausgaben und Auftragsflauten
Ein gewünschter Gewinn, der über das reine Überleben hinausgeht
Schritt zwei: die Betriebskosten addieren
Zum privaten Bedarf kommen die Kosten, die dein Geschäft verursacht. Dazu gehören Büro oder Arbeitszimmer, Hardware, Software, Versicherungen, Weiterbildung, Fahrtkosten und Marketing. Diese Ausgaben fallen an, ob du nun einen Auftrag hast oder nicht, und müssen über deinen Stundensatz wieder hereinkommen.
Schritt drei: die abrechenbaren Stunden realistisch schätzen
Hier liegt der größte Fehler vieler Anfänger. Ein Jahr hat zwar viele Arbeitsstunden, doch längst nicht alle lassen sich einem Kunden in Rechnung stellen. Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung, Pausen, Urlaub und Krankheitstage sind nicht abrechenbar. In der Praxis bleibt oft nur die Hälfte der theoretischen Arbeitszeit als bezahlte Zeit übrig, bei manchen sogar weniger.
Ziehe Urlaubstage und voraussichtliche Krankheitstage von den Arbeitstagen ab.
Reserviere einen festen Anteil für Akquise, Verwaltung und Weiterbildung.
Plane realistische Auslastungslücken zwischen Aufträgen ein.
Was übrig bleibt, sind deine tatsächlich verkaufbaren Stunden.
Die Faustformel
Wenn du deinen gesamten Jahresbedarf, also private Kosten plus Betriebskosten plus Gewinn, durch die Zahl deiner realistisch abrechenbaren Stunden teilst, erhältst du den Mindeststundensatz, den du brauchen, um kostendeckend zu arbeiten. Alles darunter bedeutet, dass du langfristig draufzahlst, auch wenn es sich kurzfristig nach Umsatz anfühlt.
Vom Mindestsatz zum Marktpreis
Der berechnete Mindestsatz ist deine Untergrenze, nicht dein Wunschpreis. Ob du darüber hinaus mehr verlangen kannst, hängt von deiner Spezialisierung, deiner Erfahrung und dem Wert ab, den du deinen Kunden stiftest. Wer ein knappes, gefragtes Können anbietet, kann deutlich über dem reinen Kostendeckungssatz liegen. Wichtig ist, dass du den Mindestsatz kennst, damit du in Verhandlungen nie unter deine eigene Schmerzgrenze rutschst.
Es ist außerdem sinnvoll, den Satz regelmäßig zu überprüfen. Steigende Lebenshaltungskosten, neue Qualifikationen oder eine bessere Marktposition rechtfertigen Anpassungen. Ein Stundensatz ist keine einmalige Entscheidung, sondern eine Größe, die mit deinem Geschäft mitwächst.
Fazit
Ein tragfähiger Stundensatz entsteht nicht aus dem Bauch, sondern aus einer ehrlichen Rechnung. Wer seinen Jahresbedarf, seine Betriebskosten und vor allem seine realistisch abrechenbaren Stunden kennt, kann selbstbewusst und ohne Schuldgefühle verhandeln. Der so ermittelte Satz ist die Grundlage für ein Geschäft, das dich trägt, statt dich auszuzehren.
Mit Billendo hast du deine erbrachten Stunden und gestellten Rechnungen jederzeit im Blick und siehst schnell, ob deine Kalkulation in der Praxis aufgeht oder ob dein Satz eine Anpassung verdient.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.