Eine Rechnung ist schnell geschrieben, aber nur dann rechtsgültig, wenn sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht geltend machen und schickt die Rechnung zurück. Das kostet beide Seiten Zeit. Wir gehen die wichtigsten Pflichtangaben nach Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes durch.
Die neun Pflichtangaben im Überblick
Damit eine Rechnung vollständig ist, müssen folgende Angaben enthalten sein:
Vollständiger Name und Anschrift von dir als leistendem Unternehmer
Vollständiger Name und Anschrift deines Kunden
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang der Leistung
Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
Das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der anzuwendende Steuersatz und Steuerbetrag
Bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach Paragraf 19 UStG
Warum die Rechnungsnummer so wichtig ist
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das Finanzamt nutzt sie, um die Vollständigkeit deiner Rechnungen zu prüfen. Lücken oder Dopplungen werfen Fragen auf und können bei einer Betriebsprüfung zum Problem werden.
Am sichersten ist eine automatische Vergabe. So entstehen weder Dopplungen noch Lücken, und du musst nie selbst zählen. Eigene Nummernkreise, etwa getrennt nach Jahren, sind dabei ausdrücklich erlaubt.
Kleinunternehmer aufgepasst
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach Paragraf 19 UStG auf der Rechnung stehen. Vergisst du diesen Hinweis und weist trotzdem keine Steuer aus, ist die Rechnung formal fehlerhaft.
Dieser kleine Satz ist also keine Formsache, sondern Pflicht. Eine gute Software fügt ihn automatisch hinzu, sobald du als Kleinunternehmer hinterlegt bist.
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest
Immer wieder schleichen sich dieselben Fehler ein: eine fehlende Steuernummer, ein vergessener Leistungszeitraum, falsch ausgewiesene Steuersätze oder eine doppelt vergebene Nummer. Solche Fehler führen zu Rückfragen und verzögern deine Bezahlung.
Mit Billendo musst du dir diese Liste nicht merken. Die Software füllt die Pflichtfelder automatisch, rechnet Netto, Steuer und Brutto korrekt aus und prüft die Angaben, bevor du die Rechnung verschickst. So ist jede Rechnung vollständig, ohne dass du zum Steuerexperten werden musst.
Fazit
Eine vollständige Rechnung schützt dich und deinen Kunden. Wer die neun Pflichtangaben kennt oder eine Software nutzt, die sie automatisch berücksichtigt, vermeidet Rückläufer, wirkt professionell und kommt schneller an sein Geld. Im Zweifel gilt: lieber einmal mehr prüfen, als eine ungültige Rechnung verschicken.