Wenn über die E-Rechnung gesprochen wird, geht es meistens ums Versenden: Wie erstelle ich eine E-Rechnung, welches Format brauche ich, was muss draufstehen? Dabei wird ein Punkt leicht übersehen, der für viele Selbstständige sogar zuerst relevant wird – das Empfangen von E-Rechnungen.
Denn ob du selbst schon E-Rechnungen verschickst oder nicht: Deine Geschäftspartner können es bereits tun. Und dann musst du in der Lage sein, eine eingehende E-Rechnung anzunehmen, zu öffnen und korrekt zu verarbeiten. In diesem Artikel klären wir, was das praktisch bedeutet und wie du dich darauf vorbereitest.
Empfangen kommt oft vor dem Versenden
Viele kleine Betriebe stellen fest, dass sie zuerst auf der Empfängerseite mit E-Rechnungen in Berührung kommen. Ein größerer Auftraggeber oder Lieferant stellt um, und plötzlich landet in deinem Postfach keine gewohnte PDF mehr, sondern eine strukturierte Datendatei oder eine Hybridrechnung.
Das bedeutet: Selbst wenn du selbst noch klassisch abrechnest, solltest du eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen, schrittweise zur Grundvoraussetzung.
E-Rechnungen empfangen zu können, ist kein Komfort mehr, sondern wird zur Grundausstattung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.
Was du technisch brauchst
Die gute Nachricht: Du brauchst kein kompliziertes IT-Projekt. Wichtig ist vor allem, dass du eingehende Dateien öffnen, lesbar machen und sauber ablegen kannst. Strukturierte Formate sehen als reine Datendatei zunächst unübersichtlich aus – sie müssen über eine passende Software oder einen Viewer in eine lesbare Darstellung gebracht werden.
Eine zuverlässige Möglichkeit, eingehende E-Rechnungen zu empfangen, etwa per E-Mail-Postfach.
Ein Programm oder Dienst, der strukturierte Rechnungsdaten lesbar darstellt.
Eine geordnete, dauerhafte Ablage, in der eingehende Rechnungen unverändert gespeichert werden.
Einen klaren Prozess, wie geprüft, freigegeben und verbucht wird.
Lesbarkeit sicherstellen
Eine reine Datendatei ist für Menschen erst einmal schwer zu erfassen. Deshalb ist es wichtig, dass dein System die Inhalte verständlich anzeigen kann – idealerweise so, dass du Betrag, Steuersatz und Positionen auf einen Blick erkennst. Bei Hybridformaten ist das einfacher, weil dort eine sichtbare Darstellung gleich mitgeliefert wird.
Unveränderte Aufbewahrung
Eine eingegangene E-Rechnung sollte in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Du speicherst also nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot, sondern die Originaldatei mit ihren strukturierten Daten. So bleibt die Rechnung später vollständig nachvollziehbar.
Der Prozess in der Praxis
Damit der Empfang reibungslos läuft, hilft ein wiederkehrender, einfacher Ablauf. Je klarer dieser Ablauf ist, desto weniger gerät durcheinander – gerade wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig eintreffen.
E-Rechnung im Postfach entgegennehmen und der richtigen Stelle zuordnen.
Datei öffnen und Inhalte lesbar prüfen: Stimmen Betrag, Leistung und Empfängerangaben?
Rechnung freigeben oder bei Unstimmigkeiten beim Absender nachfragen.
Datensatz verbuchen beziehungsweise an die Buchhaltung übergeben.
Originaldatei geordnet und dauerhaft ablegen.
Wenn dieser Ablauf einmal sitzt, ist das Verarbeiten einer E-Rechnung kaum aufwendiger als das Bearbeiten einer klassischen PDF – oft sogar schneller, weil die Daten schon strukturiert vorliegen und nicht abgetippt werden müssen.
Typische Stolpersteine
Ein häufiger Fehler ist, eingehende E-Rechnungen einfach auszudrucken und abzuheften – damit geht der Vorteil der strukturierten Daten verloren. Ebenso problematisch ist es, Dateien ungeordnet im Mailpostfach liegen zu lassen, wo sie schwer wiederzufinden sind. Auch das Umbenennen oder nachträgliche Verändern der Originaldatei solltest du vermeiden.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für deine individuelle Situation und konkrete Fristen sprich bitte mit einer fachkundigen Beratung.
Mit einer Lösung wie Billendo kannst du eingehende E-Rechnungen lesbar machen, sauber prüfen und geordnet ablegen – und behältst so von Anfang an den Überblick über deinen Rechnungseingang, ohne dass dir wichtige Dokumente im Postfach verloren gehen.