Ein Geschäftsessen mit einem wichtigen Kunden, ein Mittagessen nach einem langen Workshop oder der Kaffee mit einem potenziellen Partner: Bewirtungskosten gehören für viele Selbstständige dazu. Und das Schöne ist, dass sich solche Ausgaben unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen lassen.
Allerdings schaut das Finanzamt bei Bewirtungskosten besonders genau hin. Es geht schließlich um Ausgaben, die schnell auch privat veranlasst sein könnten. Deshalb gelten hier strengere Regeln als bei den meisten anderen Belegen. In diesem Artikel erfährst du, worauf du beim Beleg, beim Anlass und bei den Grenzen achten musst.
Was Bewirtungskosten überhaupt sind
Unter Bewirtung versteht man die Beköstigung von Personen, also Speisen, Getränke und damit zusammenhängende Nebenkosten. Klassisch ist das Essen im Restaurant, aber auch Getränke und kleine Snacks bei einem Termin können dazugehören.
Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen geschäftlicher und betrieblicher Bewirtung. Bewirtest du Geschäftspartner oder Kunden, spricht man von geschäftlich veranlasster Bewirtung. Bewirtest du dagegen ausschließlich eigene Mitarbeiter, gelten andere Regeln. Für die meisten Solo-Selbstständigen ist vor allem die geschäftliche Bewirtung relevant.
Der Bewirtungsbeleg und seine Pflichtangaben
Der wichtigste Punkt ist der Beleg. Eine normale Quittung reicht bei Bewirtungskosten nicht aus. Du brauchst einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg, der bestimmte Angaben enthält. Dazu gehören typischerweise:
Ort, Tag und die genaue Höhe der Aufwendungen
die bewirteten Personen mit Namen
der konkrete Anlass der Bewirtung
In einer Gaststätte stellt das Restaurant in der Regel eine maschinell erstellte Rechnung aus, die viele dieser Angaben bereits enthält. Den Anlass und die Teilnehmer ergänzt du selbst, meist auf der Rückseite oder einem beigefügten Vermerk. Wichtig ist außerdem, dass die Rechnung maschinell erstellt und registriert ist.
Warum der Anlass so wichtig ist
Geschäftsessen wegen guter Zusammenarbeit klingt nett, reicht dem Finanzamt aber nicht. Der Anlass muss konkret und nachvollziehbar sein. Schreibe also lieber Besprechung des Projektangebots für die neue Website oder Abstimmung der Zusammenarbeit im laufenden Auftrag.
Je präziser du den Anlass formulierst, desto leichter lässt sich der betriebliche Bezug nachweisen. Allgemeine Floskeln führen dagegen schnell zu Rückfragen. Nimm dir die Minute Zeit und notiere den Grund direkt nach dem Termin, solange du ihn noch genau erinnerst.
Die Grenzen beim Abzug
Hier kommt der Punkt, der Bewirtungskosten von anderen Ausgaben unterscheidet. Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind nur anteilig als Betriebsausgabe abziehbar, nicht in voller Höhe. Ein Teil der Kosten gilt steuerlich als nicht abziehbar.
Die genaue Quote nenne ich hier bewusst nicht als feste Zahl, weil du dich auf die jeweils gültige Regelung verlassen solltest. Wichtig für die Praxis: Trotz der nur anteiligen Abzugsfähigkeit bei der Einkommensteuer kann die Vorsteuer aus dem Beleg unter den üblichen Voraussetzungen häufig in voller Höhe geltend gemacht werden. Auch das ist ein Grund, den Beleg sauber aufzubewahren. Wie sich das in deinem konkreten Fall auswirkt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Trinkgeld und Nebenkosten
Auch das Trinkgeld kann zu den Bewirtungskosten zählen. Damit es anerkannt wird, sollte es auf dem Beleg vermerkt sein, etwa durch einen handschriftlichen Zusatz mit Quittung des Personals oder durch die Angabe auf der Kartenzahlung. Lose im Kopf behaltene Beträge lassen sich später kaum nachweisen.
Behalte den Rahmen im Auge: Die Bewirtung sollte zum Anlass passen und angemessen sein. Ein üppiges Menü für ein kurzes Kennenlerngespräch wirkt schnell unverhältnismäßig und kann zu Diskussionen führen.
Fazit
Bewirtungskosten sind absetzbar, aber sie verlangen mehr Sorgfalt als andere Belege. Achte auf einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg mit allen Pflichtangaben, formuliere den Anlass konkret und denke daran, dass die Kosten bei der Einkommensteuer nur anteilig abziehbar sind. Wenn du diese Punkte beachtest, steht dem Abzug nichts im Weg. Die genauen Quoten und Sonderfälle besprichst du sinnvollerweise einmal mit deinem Steuerberater.
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