Du hast dir einen neuen Laptop, eine teure Kamera oder Büromöbel gekauft und möchtest die Kosten von der Steuer absetzen? Bei größeren Anschaffungen funktioniert das nicht so einfach wie bei kleinen Ausgaben. Statt den vollen Betrag sofort als Betriebsausgabe abzuziehen, musst du ihn über mehrere Jahre verteilen. Dieses Prinzip nennt sich Abschreibung oder, im Steuerdeutsch, Absetzung für Abnutzung (AfA).
In diesem Artikel erklären wir dir, was hinter der AfA steckt, warum es sie überhaupt gibt und wie du sie in deiner Buchhaltung richtig anwendest. So weißt du genau, wie du teure Investitionen über die Jahre steuerlich geltend machst.
Warum gibt es die Abschreibung?
Hinter der AfA steckt ein einfacher Gedanke: Ein Wirtschaftsgut, das du länger nutzt, verliert nicht auf einen Schlag seinen Wert, sondern nach und nach durch Abnutzung und Alterung. Steuerlich soll sich dieser allmähliche Wertverlust auch in deinem Gewinn widerspiegeln.
Würdest du eine teure Maschine im Anschaffungsjahr komplett absetzen, würde dein Gewinn in diesem Jahr stark sinken und in den Folgejahren – in denen du das Gerät weiter nutzt – wieder voll ausfallen. Die Abschreibung verteilt den Aufwand deshalb gleichmäßig über die Zeit, in der du das Gut tatsächlich verwendest.
Die Abschreibung ist kein Steuernachteil, sondern lediglich eine zeitliche Verteilung – der volle Betrag wirkt sich aus, nur eben über mehrere Jahre.
Was wird abgeschrieben – und was nicht?
Abgeschrieben werden grundsätzlich abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungskosten über einer bestimmten Grenze liegen und die du voraussichtlich länger als ein Jahr im Betrieb nutzt. Typische Beispiele sind:
Computer, Laptops und größere technische Geräte
Maschinen und Werkzeuge
Büromöbel wie Schreibtische und Regale
Fahrzeuge im Betriebsvermögen
Bestimmte Investitionen in die Geschäftsausstattung
Nicht abgeschrieben werden hingegen Güter, die sich nicht abnutzen – etwa ein Grundstück. Und sehr kleine Anschaffungen müssen nicht über Jahre verteilt werden, sondern lassen sich häufig sofort oder vereinfacht absetzen. Für diese sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter gelten eigene, einfachere Regeln.
Wie wird abgeschrieben?
Die gängigste Methode ist die lineare Abschreibung. Dabei verteilst du die Anschaffungskosten gleichmäßig über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Wenn ein Gerät beispielsweise über mehrere Jahre genutzt wird, ziehst du jedes Jahr denselben Anteil der Kosten als Betriebsausgabe ab.
Die Nutzungsdauer als Schlüssel
Wie lange ein Wirtschaftsgut abgeschrieben wird, richtet sich nach seiner betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Als Orientierung dienen die amtlichen AfA-Tabellen, in denen für viele Güter typische Nutzungsdauern angegeben sind. Diese Werte können sich ändern, und für bestimmte Güter wie etwa Computer gelten zwischenzeitlich besondere, verkürzte Regelungen. Prüfe deshalb stets den aktuell gültigen Stand oder frage bei deiner Steuerberatung nach.
Wichtig ist außerdem: Schaffst du etwas unterjährig an, wird die Abschreibung im ersten Jahr in der Regel zeitanteilig, also monatsgenau, berechnet. Wer im Laufe des Jahres kauft, setzt im Anschaffungsjahr also nicht den vollen Jahresbetrag an.
Ein einfaches Rechenbeispiel
Stell dir vor, du kaufst ein Gerät und schreibst es linear über eine angenommene Nutzungsdauer von fünf Jahren ab. Dann verteilst du die Anschaffungskosten gleichmäßig auf diese fünf Jahre und setzt jedes Jahr ein Fünftel als Betriebsausgabe an.
Anschaffungskosten ermitteln, in der Regel netto bei Vorsteuerabzug
Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer anhand der AfA-Tabelle bestimmen
Kosten gleichmäßig auf die Jahre verteilen
Im Anschaffungsjahr gegebenenfalls zeitanteilig berechnen
Den Jahresbetrag in jeder Gewinnermittlung als Aufwand ansetzen
Über die gesamte Nutzungsdauer hinweg hast du auf diese Weise den vollen Anschaffungspreis steuerlich geltend gemacht – nur eben verteilt und nicht auf einen Schlag. Das macht deine Gewinne realistischer und gleichmäßiger über die Jahre.
Fazit
Die Abschreibung sorgt dafür, dass sich größere Investitionen steuerlich über ihre Nutzungsdauer verteilen, statt im Kaufjahr auf einmal durchzuschlagen. Wer die Methode versteht und die richtige Nutzungsdauer ansetzt, behält den Überblick über seine Investitionen und macht jeden Euro korrekt geltend. Mit Billendo erfasst du deine Anschaffungen sauber, behältst deine Ausgaben im Blick und hast bei der nächsten Gewinnermittlung alle Belege geordnet zur Hand – die ideale Grundlage, um deine AfA gemeinsam mit deiner Steuerberatung korrekt zu erfassen.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.