Wer an großen oder langen Projekten arbeitet, kennt das Problem: Zwischen Auftragsbeginn und Fertigstellung können Wochen oder Monate liegen – und so lange auf das gesamte Honorar zu warten, belastet die Liquidität erheblich. Hier kommen Abschlagsrechnungen ins Spiel. Sie ermöglichen es dir, bereits erbrachte Teilleistungen zwischenzeitlich abzurechnen.
In diesem Beitrag erfährst du, wie Abschlagsrechnungen funktionieren, worauf du dabei achten musst und wie du am Ende eine saubere Schlussrechnung erstellst, in der alle bereits gezahlten Beträge korrekt berücksichtigt werden. So sicherst du deine Liquidität, ohne den Überblick zu verlieren.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung rechnet eine bereits erbrachte Teilleistung innerhalb eines laufenden Projekts ab. Statt bis zum Projektende zu warten, stellst du also Zwischenrechnungen für die jeweils geleisteten Anteile. Das ist besonders in projektorientierten Branchen wie dem Handwerk, der Beratung oder bei kreativen Dienstleistungen üblich.
Der große Vorteil liegt auf der Hand: Du erhältst laufend Zahlungen und musst nicht über die gesamte Projektdauer in Vorleistung gehen. Gleichzeitig sieht deine Kundschaft transparent, welche Leistungen bereits erbracht und abgerechnet wurden.
Abschlagsrechnung versus Anzahlungsrechnung
Die Begriffe Abschlag und Anzahlung werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich aber im Detail. Eine Anzahlungsrechnung wird gestellt, bevor eine Leistung erbracht wurde – sie ist also eine Vorauszahlung. Eine Abschlagsrechnung dagegen bezieht sich auf bereits geleistete Teilleistungen.
In der Praxis ist die Unterscheidung vor allem für die korrekte Beschreibung auf der Rechnung wichtig. In beiden Fällen gilt: Die gezahlten Beträge müssen am Ende in der Schlussrechnung sauber verrechnet werden.
Pflichtangaben bei Abschlagsrechnungen
Auch Abschlagsrechnungen sind vollwertige Rechnungen und müssen die üblichen Pflichtangaben enthalten. Achte besonders auf folgende Punkte:
Eine eindeutige Bezeichnung als Abschlagsrechnung
Eine klare Beschreibung der bereits erbrachten Teilleistung
Den Bezug zum Gesamtprojekt oder zum zugrunde liegenden Auftrag
Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer wie bei jeder Rechnung
Den korrekt ausgewiesenen Steuerbetrag, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist
Wichtig ist, dass jede Abschlagsrechnung für sich nachvollziehbar bleibt. Die Kundschaft soll erkennen können, welcher Teil des Projekts damit abgerechnet wird und wie sich der Betrag in das Gesamtprojekt einfügt.
Die Schlussrechnung – so verrechnest du richtig
Am Ende des Projekts kommt die Schlussrechnung. Sie ist der entscheidende Schritt, denn hier wird die gesamte Leistung abgerechnet und alle zuvor geleisteten Abschläge werden abgezogen. Ein häufiger und teurer Fehler ist es, die Abschläge in der Schlussrechnung zu vergessen – dann würde die Leistung doppelt berechnet.
So baust du eine korrekte Schlussrechnung auf:
Weise die gesamte erbrachte Leistung mit dem vollständigen Betrag aus
Liste alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen einzeln auf
Ziehe die bereits gezahlten Abschlagsbeträge transparent ab
Achte darauf, dass auch die bereits abgerechnete Umsatzsteuer korrekt berücksichtigt wird
Weise den verbleibenden Restbetrag als offene Forderung aus
Auf diese Weise ist für alle Beteiligten klar nachvollziehbar, was insgesamt geleistet wurde, was bereits bezahlt ist und welcher Betrag noch offen bleibt.
Die Schlussrechnung ist erst dann korrekt, wenn jeder Abschlag transparent verrechnet wurde – sonst rechnest du doppelt ab.
Typische Stolperfallen
Beim Abrechnen langer Projekte schleichen sich gerne Fehler ein. Besonders riskant sind vergessene oder doppelt aufgeführte Abschläge, eine fehlerhafte Behandlung der Umsatzsteuer sowie unklare Leistungsbeschreibungen, die später zu Diskussionen mit der Kundschaft führen.
Hilfreich ist es, von Beginn an genau zu dokumentieren, welche Teilleistungen wann abgerechnet wurden. So hast du bei der Schlussrechnung eine verlässliche Grundlage und musst nichts mühsam rekonstruieren.
Liquidität und Planung im Blick behalten
Abschlagsrechnungen sind nicht nur eine Frage der Korrektheit, sondern auch ein wichtiges Instrument für deine Liquiditätsplanung. Wer regelmäßig Teilleistungen abrechnet, verteilt seine Einnahmen gleichmäßiger über die Projektlaufzeit und gerät seltener in Engpässe.
Sprich am besten schon bei Auftragsbeginn mit deiner Kundschaft über die geplanten Abschläge. So gibt es später keine Überraschungen und der Zahlungsfluss ist von Anfang an klar geregelt.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu deiner individuellen Situation wende dich bitte an deine Steuerberatung.
Mit Billendo erstellst du Abschlagsrechnungen und die abschließende Schlussrechnung im Zusammenhang, sodass alle bereits gezahlten Beträge automatisch berücksichtigt werden. So sicherst du deine Liquidität und vermeidest doppelte Abrechnungen ganz ohne mühsames Nachrechnen.